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ARCHIBUS Web Central

Massenimport von Dokumenten in das Dokumentmanagementsystem

Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig importieren möchten, empfiehlt es sich, den Befehl "Datenübertragung" zu verwenden und nicht die Schaltfläche "Einchecken" des Dokumentmanagementformulars. Der Befehl "Datenübertragung" kann eine schnellere Importmethode bieten als die Schaltfläche "Einchecken".

Stellen Sie vor dem Massenimport von Dokumenten sicher, dass die Datensätze, an die die Dokumente angehängt werden sollen, bereits vorhanden sind. Wenn Sie beispielsweise den Massenimport mehrerer Mietverträge durchführen möchten, müssen die Mietvertragsdatensätze, für die die Verträge gespeichert werden sollen, bereits in der Tabelle "Mietverträge" (ls) vorhanden sein. Erstellen Sie bei Bedarf die Datensätze, bevor Sie die Datenübertragung verwenden.

1. Starten Sie in Smart Client oder Web Central eine neue Ansicht, die die Tabelle anzeigt, für die Sie Dokumente importieren möchten.

   Um Dokumente z.B. in die Tabelle Aktionspunkte (activity_log) zu importieren, öffnen Sie eine Ansicht für die Tabelle Aktionspunkte (activity_log). Oder wenn Sie Angebotsdokumente für mit einem Projekt verknüpfte Arbeitspaket-Angebote importieren, öffnen Sie eine Ansicht, die die Tabelle Arbeitspaket - Angebote und Verträge(work_pkg_bids) enthält.

2. Zeigen Sie in der Ansicht den Hauptschlüssel für die Tabelle an.

   Beispiel: Für die Tabelle Aktionspunkte (activity_log) aktivieren Sie activity_log_id.

   Ein weiteres Beispiel: Für die Tabelle Arbeitspaket - Angebote und Verträge(work_pkg_bids) zeigen Sie die Felder an, die zu dem mehrteiligen Hauptschlüssel für diese Tabelle beitragen: project_id, work_pkg_id, und vn_id.

3. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumentfelder, die Sie verwenden möchten, in der Ansicht sichtbar sind.

   Beispiel: Wenn Sie einen Massenimport von Dokumenten für Aktionspunkte in die Tabelle Aktionspunkte (activity_log) durchführen, muss das Feld Dokument (doc) sichtbar sein.

   Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie Verfahrensdokumente zu der Tabelle Geräte (eq) massenweise hinzufügen, müssen Sie die folgenden drei Dokumentfelder in der Tabelle Geräte (eq) anzeigen:

   • Notfallbetrieb - Verfahren (doc_eop)

   • Deaktivierung/Abschaltung - Verfahren (doc_loto)

   • Standardbetrieb - Verfahren (doc_sop)

4. Verwenden Sie zum Exportieren der aktuellen Daten die Datenübertragung.

   Der Befehl "Datenübertragung" erzeugt eine Tabelle der aktuellen Daten und außerdem einen Ordner mit allen als Dateien benannten Dokumentdaten, wie z.B.: activity_log-doc-499.jpg.

   Die Tabelle und der Dokumentordner befinden sich in der Regel im Ordner WebCentral\projects\users\[Benutzername], wie z.B.:

• Die Tabelle befindet sich unter WebCentral\projects\users\[Benutzername]\dt
• Die exportierten Dokumente befinden sich unter WebCentral\projects\users\[user name]\[Tabellenname].

5. Kopieren Sie die Dateien, für die Sie einen Massenimport in diesen Ordner durchführen möchten und benennen Sie sie entsprechend der Konvention table-recordID-field.fileExtension. Das heißt, verwenden Sie für die Benennung der Datei den Datenbanktabellennamen, die dem Datensatz zugewiesene Datensatz-ID und den Datenbankfeldnamen, alle durch einen Bindestrich getrennt.
6. Bearbeiten Sie die Tabelle, und füllen Sie die Dokumentfelder mit den neuen Dateinamen.
7. Verwenden Sie "Datenübertragung", um die Daten zu importieren. Die neuen Dokumente werden importiert.

Weitere Optionen:

• Verwenden Sie diese Musteransicht (http://localhost:8080/archibus/ab-ex-dt-activity-log-with-docs.axvw, im Prozessnavigator unter "Technologien/User Interface Add-Ins/Teile für Berichte/Bericht mit Datenübertragung von Dokumenten" verfügbar), um Ihre Ansicht zum Importieren zu erstellen.
• Wenn Sie große Mengen von Dateien zum Importieren haben, oder Dateien zum Übertragen aus Dateisystemdateien in Dokumentdateien in der Datenbank, können Sie einen Skripting-Editor verwenden, um das Ausfüllen der Dokumentfeldnamen zu automatisieren.