Aplicación móvil Espacio y ocupación

Es posible que cuando estén sobre el terreno, en una reunión fuera de la sede o en otras situaciones en las que no dispongan de un ordenador portátil conectado a la base de datos de ARCHIBUS , los gestores de instalaciones/departamentos/traslados y otras personas que participen en las decisiones sobre espacio y ocupación quieran acceder a planos de planta y datos de espacio, así como a información sobre cómo están ocupadas estas zonas por empleados. Por ejemplo, puede darse el caso de que un gestor de departamento quiera comprobar, mientras viaja, los espacios asignados a su departamento, o que un gestor de instalaciones que esté hablando de un equipo de climatización con un proveedor necesite saber los metros cuadrados de la sala de calderas, o que un gestor de traslados en una reunión fuera de la sede necesite saber la ubicación de los espacios vacantes.

Para permitir a estos usuarios acceder a información sobre espacio y ocupación cuando no disponen de un ordenador portátil conectado a los datos de ARCHIBUS , ARCHIBUS ofrece de la aplicación móvil Espacio y ocupación, que cuenta con:

un acceso rápido y sencillo desde una tableta o iPad a datos y dibujos clave del edificio.
tareas para realizar inspecciones físicas sobre espacio y ocupación por medio de dispositivos móviles, sin necesidad de papeles.
compatibilidad con las funciones de transacción del espacio de trabajo de ARCHIBUS, es decir, especificar cómo los empleados, divisiones y departamentos comparten espacios y cómo estas asignaciones cambian con el tiempo.

Nota: dado que los usuarios móviles trabajan con dibujos de planos de planta que ocupan una parte considerable de la pantalla, la aplicación móvil Espacio y ocupación está diseñada para usarse en tabletas y no en teléfonos inteligentes.

Nota: la aplicación móvil Espacio y ocupación está diseñada para usarse con un inventario basado en transacciones (transacciones de espacio de trabajo). En el caso de un inventario de espacio sin transacciones, se puede inspeccionar físicamente el espacio con la aplicación Catálogo de espacios. Véase Realizar inspecciones físicas de espacio usando la aplicación móvil Catálogo de espacios.

Nota: la aplicación móvil Espacio y ocupación funciona en conjunción con las aplicaciones Inventario y rendimiento de espacios y de Personal y ocupación de Web Central. Su sede deberá tener una licencia para estas aplicaciones de Web Central para que los usuarios móviles puedan acceder a inventarios de espacio y ocupación desarrollado en Web Central y actualizarlos usando la aplicación móvil Espacio y ocupación.

Los usuarios que trabajen con la aplicación Espacio y ocupación descubrirán que se trata de una interfaz intuitiva con mensajes que sirven de guía. Este tema explica la aplicación móvil Espacio y ocupación y presenta las siguientes secciones:

Escenarios de uso típicos
Administrador: preparar el inventario de espacio y ocupación para su descarga
Administrador: habilitar al personal para usar la aplicación Espacio y ocupación
Usuario de dispositivo móvil: descargarse el inventario de espacio y ocupación al dispositivo móvil

Para informarse sobre las funciones de inspección física de la aplicación, consulte Realizar inspecciones físicas de espacio y ocupación.

Escenarios de uso típicos de la aplicación móvil Espacio y ocupación

A continuación, se incluyen algunos usos típicos de la aplicación móvil Espacio y ocupación:

Acceder a información de espacio básica: mientras está en una reunión o sobre el terreno, es posible que el personal quiera comprobar detalles de una sede, edificio, planta o espacio. Disponer al instante de datos sobre espacio en un dispositivo móvil permite a los usuarios consultar esta información sin la necesidad de tener un ordenador portátil conectado a la red. Para cualquier elemento, no tienen más que seleccionar el botón Detalles para acceder a datos clave. Para encontrar esta información, los usuarios móviles pueden buscar sedes, edificios, plantas y espacios. También pueden explorar para dar con información más detallada, p. ej., seleccionando un edificio y haciendo una exploración hasta sus plantas y espacios. Para volver a su lista de sedes, basta con pulsar el botón Inicio.
Acceder a dibujos de planos de planta en una tableta: además, puede que el personal quiera ver planos de planta para comprobar la ubicación de un espacio, asignación de espacios en un departamento, puntos de salida en la planta, etc. Dependiendo del rol del usuario en la empresa y de la información que necesite su sede, el personal puede acceder a los siguientes tipos de planos:
- Asignación
- Categoría
- Tipo
- Ocupación
- Vacante
- Arrendamiento
- Emergencia
- Inspección física
- Material peligroso
  Para ver estos tipos de información en el dibujo, el usuario escoge el tipo de plano pertinente en la lista desplegable Tipo de plano.
  
  Por ejemplo, en la imagen anterior del plano de planta, el usuario móvil ha seleccionado el tipo de plano Vacante de modo que el dibujo resalta los espacios con ese estado. Tenga en cuenta que antes de elegir un tipo de plano, el dibujo muestra el primer tipo de la lista. Una vez seleccionado un tipo de plano, está en vigor al cargar distintos dibujos de planos de planta. Esto resulta práctico para comparar datos similares en distintas plantas.

Actualizar información de espacio ad hoc: el personal de gestión de instalaciones sobre el terreno puede comparar un espacio real con su descripción en el dispositivo móvil y constatar si la información de la categoría del espacio, el tipo, el estándar, la división o el departamento está mal. Pueden hacer cambios en los datos de atributos del espacio siguiendo el mismo método que emplean los auditores de campo al realizar una inspección física, esto es, inician una inspección física ad hoc allí mismo. Pueden cerrar dicha inspección ad hoc y actualizar el inventario de inmediato, sobre el terreno.

Enviar por correo electrónico un plano: se puede dar el caso de que un miembro del personal quiera enviarse a sí mismo notas sobre un plano de planta o mandar por correo electrónico una anomalía a un colega. Por ejemplo, sobre el terreno nota que hay dos espacios que se han fusionado y desea enviar un correo electrónico a un especialista en CAD para que refleje dicho cambio en un dibujo actualizado. O quiere mandar un correo al gestor de mantenimiento sobre una placa del techo con una mancha causada por la fuga de una tubería. Con la aplicación Espacio y ocupación, puede adjuntar una imagen del plano de planta en un mensaje electrónico para que el destinatario visualice los espacios a los que se refiere. Por ejemplo, supongamos que está utilizando un iPad y tiene en pantalla el plano de planta de ARCHIBUS que desea remitir. Pulse el botón del menú y el botón de encendido para hacer una foto de la pantalla, vaya al álbum de la cámara en su aplicación Fotos, seleccione la imagen y reenvíela como correo.
Realizar inspecciones físicas de espacio: muchas sedes desean inspeccionar periódicamente sus instalaciones para asegurarse de que el inventario electrónico de espacios coincida con el real. Por ejemplo, ¿tienen a personal en sus propios cubículos combinados en un espacio mayor, han convertido una sala de conferencias en un despacho, usado un despacho como zona de almacenamiento? En casos como estos, el inventario electrónico ya no coincidirá con las condiciones reales de la instalación. Para evaluar la situación real, los auditores de campo visitan cada espacio, toman nota de cualquier discrepancia con el inventario electrónico y, luego, actualizan el inventario en consecuencia. Para obtener más información, véase Realizar inspecciones físicas de espacio usando la aplicación móvil Espacio y ocupación.

Gestor de instalaciones: preparar el inventario de espacio para su descarga

Con el fin de facilitar al propietario del dispositivo todos los datos, el gestor de instalaciones o administrador de ARCHIBUS debe preparar los datos de espacio para su descarga.

Usando la aplicación Inventario y rendimiento de espacios de ARCHIBUS y los programas ARCHIBUS Web Central y Extensión Smart Client para AutoCAD, desarrolle un inventario de espacio completo basado en transacciones que incluya dibujos de plano de planta con espacios definidos.
Si desea usar la función del mapa del campus, asegúrese de desarrollar, en su herramienta CAD , un plano de sede mediante el comando Planificación y gestión de espacios / Inventario y rendimiento de espacios / Rendimiento del edificio / Establecer edificios.
Use Web Central o Smart Client para rellenar el campo Foto de sede en la tabla Sedes y el campo Foto de edificio en la tabla Edificios. Estos campos almacenan los mapas de bits que aparecen junto a las listas de sedes y edificios al visualizarse en el dispositivo móvil.
Decida los tipos de planos que desee poner a disposición de los usuarios de tabletas en la lista Tipos de plano mediante la tarea Administración del sistema / Administración del sistema de ARCHIBUS / Gestor de aplicaciones móviles/ Seleccionar tipos de planos de Web Central.
Use Smart Client para AutoCAD o DWG Editor para publicar gráficos empresariales para los planos de planta y guárdelos en el servidor de Web Central. Asegúrese de habilitar una regla de publicación de tipo SVG que muestre las capas que contienen todos los tipos de activos para los tipos de planos de planta (espacios, oficinas, material peligroso, elementos arquitectónicos, salidas, etc.) que desee que estén disponibles en el dispositivo móvil.

Para habilitar, deshabilitar o cambiar reglas de publicación de dibujos para planos móviles, utilice la tarea Administración del sistema / Administración del sistema de ARCHIBUS / Gestor de aplicaciones móviles / Editar reglas de publicación de dibujos SVG de Web Central.
Para informarse sobre qué tareas de ARCHIBUS presentan estos planos y desde qué tareas se deben publicar gráficos empresariales, consulte la tarea Administración del sistema / Administración del sistema de ARCHIBUS / Gestor de aplicaciones móviles / Seleccionar tipos de planos.

Nota: al usar la aplicación móvil Espacio y ocupación, el usuario tendrá la opción de descargar los dibujos de plano de planta. El sistema comunica al usuario de cuántos planos se descargarán. Esta cifra se calcula usando el número de plantas multiplicado por el número de tipos de plano activos.

Gestor de instalaciones: habilitar al personal para usar la aplicación móvil Espacio y ocupación

Para habilitar la aplicación móvil Espacio y ocupación para los usuarios, una instalación debe hacer lo siguiente para cada uno de ellos:

Habilitar al usuario para usar la aplicación móvil ejecutando la tarea Administrador del sistema / Administradores de ARCHIBUS: usuarios y seguridad / Editar usuarios y poner el campo ¿Móvil habilitado? en "Sí".
Asegurarse de que los usuarios móviles existan en la tabla Usuarios de ARCHIBUS y en la tabla Empleados, y que ambas tablas de ARCHIBUS tengan la misma dirección de correo electrónico para dicho usuario.

Debe asignar grupos de seguridad al rol SPAC-OCCUP-MOB usando la tarea Administración del sistema / Administración del sistema de ARCHIBUS / Administrador de ARCHIBUS: usuarios y seguridad / Asignar grupos de seguridad a las funciones y, luego, asignar los usuarios pertinentes a estos roles (funciones). Para más información, véase Configurar aplicaciones móviles de ARCHIBUS : administrador de ARCHIBUS.

Usuario de dispositivo móvil: descargarse el inventario de espacio al dispositivo

Para empezar a usar la aplicación Espacio y ocupación, el dueño del dispositivo debe descargarse los datos del inventario y los planos de planta al dispositivo móvil usando las siguientes acciones de la aplicación Espacio y ocupación:

Descargar datos. Esta acción descarga del servidor la lista de sedes, edificios y plantas. La acción también descarga mapas de bits de Foto de sede y Foto de edificio que la aplicación presenta en sus listas.
Descargar planos de planta. Esta acción descarga los planos de planta en mapa de bits y formato SVG. Los planos incluyen resaltados temáticos y etiquetas que estarán disponibles sin conexión.

En el servidor, los dibujos de planos de planta así como la información de las sedes, edificios y plantas pueden cambiar a lo largo del tiempo a medida que los gestores de instalaciones, gestores de espacios y otras personas que trabajen con ARCHIBUS en la red actualicen los datos de la instalación. Una vez que los dueños de los dispositivos se descargan los datos inicialmente, deberán ejecutar de forma periódica las acciones anteriores para actualizar en el dispositivo las listas y dibujos con las últimas versiones del servidor. De forma similar, los usuarios de CAD deberán publicar periódicamente los dibujos como gráficos empresariales para que estén disponibles y puedan descargarse.