En el entorno actual de trabajadores temporales y teletrabajadores, su sede probablemente ha reservado un grupo de espacios sin ocupar específicamente destinados a su ocupación temporal. Establecer un sistema para organizar la ocupación de estos espacios puede ayudarle a usar espacio costoso con más eficiencia. Además, cuando sus empleados contratados y a distancia lleguen a la sede, se alegrarán de contar con oficinas listas para acogerles y estarán inmediatamente listos para comenzar a trabajar.
Con la aplicación Hoteling, los usuarios pueden asignar espacios para su uso temporal a usuarios como los siguientes:
El proceso es similar a la reserva de una habitación en un hotel: se buscan los espacios disponibles dado un número de parámetros de búsqueda específicos (fechas, tipo de espacio, edificio y demás), se consultan los espacios disponibles en un plano de planta, se seleccionan qué espacios reservar y se revisa la lista de espacios reservados. Los espacios pueden reservarse durante cualquier periodo de tiempo, desde medio día hasta años, y también pueden reservarse de forma repetida (por ejemplo, cada tercer lunes). Dependiendo de su seguridad y de cómo haya configurado el responsable del proceso la aplicación, puede ser necesaria la aprobación de un gestor de departamento.
Al igual que con el espacio ocupado de forma permanente, el seguimiento de los costes del espacio en hoteling es esencial para el control de los costes. Todos los espacios reservados se repercuten a sus departamentos correspondientes igual que con los espacios permanentes. Al repercutir a los departamentos su uso del espacio, la aplicación fomenta la responsabilidad compartida en la reducción de los costes de espacio entre los gestores de departamentos e instalaciones por igual.
Es posible que las sedes también quieran que el personal general, ocupantes de edificios, teletrabajadores y demás tengan acceso a la aplicación móvil Portal de servicios al empleado de ARCHIBUS para poder reservar espacios directamente desde sus teléfonos inteligentes o dispositivos móviles.
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Hoteling |
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Ubicación |
Dominio Servicios de lugar de trabajo |
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Resultado empresarial |
Aumento de la utilización del espacio y reducción de los costes de espacio. Al informar de la utilización hasta el nivel de espacios individuales, la aplicación permite a los gestores de instalaciones determinar qué espacio está infrautilizado y tomar decisiones informadas sobre el abandono de espacio para reducir costes o designarlos para otros propósitos. Mantiene la responsabilidad de los gestores de departamentos por los costes de espacio. Puesto que el espacio usado provisionalmente se repercute a los gestores de departamento, se consideran responsables del espacio que utilizan. Esta práctica alinea a los gestores de departamento con el objetivo de optimizar el uso del espacio. Aplicar las reglas sobre los tipos de uso del espacio. La aplicación impide que los empleados reserven espacio que no están autorizados a usar. Esto garantiza que los empleados usan el espacio correctamente. Automatiza los procesos para mejorar la eficiencia operativa. La aplicación apoya a los administradores estableciendo las aprobaciones únicamente para los empleados que las requieren. También apoya la remisión automática. Mantener la productividad de los empleados. Los empleados pueden reservar espacio disponible de forma autosuficiente, lo cual elimina los gastos generales de buscar de forma manual los espacios o de pedir ayuda. De esta forma, los empleados se mantienen productivos y el personal de las instalaciones puede centrarse en otras tareas. |
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Usado por |
Teletrabajadores Empleados que visitan otras sedes corporativas Visitantes Cualquier ocupante del edificio Gestores de departamento Gestores de instalaciones Directores financieros Propietarios del proceso de negocio |
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Motivos de la automatización |
Ofrecer los medios de proporcionar espacio de trabajo temporal a empleados y visitantes que no disponen de un lugar permanente en la oficina. Comprender cómo se usa el espacio en función de la ocupación temporal. Repercutir a los departamentos su uso de los espacios reservados y animar a los jefes de departamento a utilizar su espacio ocupado con eficiencia. Reducir los costes de espacio mejorando la utilización del espacio y deshaciéndose del espacio poco utilizado. Soportar las prácticas actuales del entorno de trabajo, como entornos laborales ágiles, teletrabajo y uso de las estaciones de trabajo a tiempo parcial. Proporcionar un depósito central del uso temporal de espacios al que tienen acceso las partes implicadas clave en una red corporativa o Intranet. |
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Aplicaciones relacionadas |
Inventario y rendimiento de espacios/Inventario de espacio (requisito previo) |
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Informes |
Reservas para un rango de fechas |
Los siguientes son usuarios típicos:
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Usuario |
Tareas |
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Teletrabajadores empleados |
Reservar una oficina para trabajar cuando se necesite trabajar en el lugar. |
| Empleados que visitan otras sedes corporativas | Reservar una oficina en la que trabajar cuando se visiten las demás sedes de la empresa. |
| Cualquier ocupante del edificio |
Reservar una oficina para un trabajador subcontratado temporal u otro visitante bajo su supervisión. Reservar una oficina para uso propio temporal. |
| Visitantes | Recibir mensajes electrónicos acerca del estado de las reservas realizadas en su nombre. |
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Gestores de instalaciones |
Encontrar ubicaciones temporales para empleados cuyas oficinas están renovándose. Analizar el uso del espacio mediante el examen de los espacios reservados en rangos de fechas específicos. Incluir los espacios reservados en los análisis de repercusión de costes. Proveer los espacios reservados con los servicios básicos. |
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Gestores de departamento |
Reservar espacios de equipo para equipos de trabajo en proyectos temporales. Analizar el espacio usado provisionalmente por su departamento. Desprenderse de espacio sin usar para aumentar la utilización general y reducir los costes. |
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Directores financieros |
Calcular el componente de ocupación del espacio compartido. Documentar, justificar y calcular los costes indirectos por espacio cubiertos por subvenciones gubernamentales o aseguradoras en hospitales por los espacios ocupados en parte por trabajadores temporales, contratados o teletrabajadores. Determinar el número de asientos y sus costes, que ahorran los espacios reservados. |
| Propietarios del proceso de negocio |
Definir los datos de base de las instalaciones. Configurar procedimientos de notificación. Configurar procedimientos de aprobación. |