Obtención de resultados con ARCHIBUS

Reservas

En muchas organizaciones se emplea una importante cantidad de tiempo en reuniones, ya sea con el personal interno o con clientes y proveedores. El entorno donde realiza estas reuniones puede afectar mucho tanto a la eficiencia de su empresa como a la impresión que los clientes se llevan de ella. Por ello, es vital poder ofrecer un lugar de reunión cómodo y adaptado que cuente con todos los recursos necesarios, ya sea servicios de comida o equipamiento de videoconferencia.

Con la aplicación Reservas, puede gestionar de manera eficaz sus reservas de espacio y recursos mediante una consola que le permite, desde una misma vista, asegurarse espacios, añadir asistentes y recursos. Usando el cronograma, puede hacer clic y arrastrar para reservar espacios y recursos. Al modificar la hora o fecha de una reserva de espacio, el sistema actualiza los recursos y la disponibilidad de los asistentes para reflejar los cambios.

Al incluir tiempos de configuración y limpieza en sus reservas, puede organizar un programa eficaz y realista de reuniones. Además, puede configurar varias disposiciones para el mismo espacio, como sala de conferencias y como aula. Esto le permite preparar adecuadamente las tareas de configuración y limpieza de cada espacio y gestionar el cambio de una reunión a otro.

La aplicación Reservas también incluye una función de solicitud de trabajo para oficios y proveedores. Puede configurar solicitudes de trabajo para tareas de configuración y limpieza. También puede configurar solicitudes de trabajo para varios recursos externos, como servicios de catering. Además, los informes de Reservas calculan el uso real de los recursos compartidos, lo cual le permite optimizar globalmente la asignación de espacio y recursos.

Como función adicional para gestionar las reservas de espacio de su sede, ARCHIBUS ofrece un programa aparte, el plugin Reservas de ARCHIBUS para Microsoft Outlook, que permite a todos los usuarios de su organización reservar espacios con todos los servicios directamente desde la vista Cita de Microsoft Outlook. El plugin y toda la aplicación Reservas de ARCHIBUS están conectados de modo que cada reserva nueva o modificada en un entorno sea accesible desde el otro. Es posible que las sedes deseen implementar el plugin de Outlook para que lo usuarios puedan acceder al sistema de reservas desde la familiaridad que ofrece el entorno Outlook.

Reservas
Ubicación	Dominio Servicios de lugar de trabajo
Resultado empresarial	Mejor uso de los recursos compartidos Visibilidad del uso de los recursos Mayor calidad en el proceso de organización de reuniones Posibilidad de seguimiento de las reservas y asignación de los recursos compartidos Reducción de los costes relacionados con el proceso de reserva y asignación de los recursos compartidos
Usado por	Cualquier ocupante del edificio Personal de centro de soporte Aprobadores de reservas Administradores de reservas Recepcionistas Proveedores / comerciales
Motivos de la automatización	Una organización sin un sistema eficaz de reserva puede encontrarse con los siguientes costes y problemas: Necesidad de llamar al personal del centro encargado de la gestión de las solicitudes de reservas. Fallos y conflictos frecuentes por haber realizado reservas por duplicado o poco claras y por la forma en que se realizan. No se da suficiente uso a los recursos por falta de visibilidad sobre el ritmo de ocupación real.
Aplicaciones relacionadas	Inventario de espacio (esta aplicación no es necesaria, pero se recomienda para crear un inventario de espacio detallado). Aplicación móvil Portal de servicios al empleado
Informes	Número de reservas de espacios/recursos por mes o día Ocupación de espacios por mes o día Uso de recursos por mes o día Utilización de capacidad de espacio por mes Costes por división o departamento por mes Utilización de arreglos por mes Rechazos por espacio o recurso por mes Cancelaciones de espacios o recursos por mes Lista de revisión de aprobaciones tardías Número de reservas de espacios por día Costes por div. y dpto. - Detalles

Los siguientes son usuarios típicos:

Usuario	Tareas
Cualquier ocupante del edificio	Reserva de un espacio o recurso. Si se tiene la aplicación móvil Portal de servicios al empleado, también se pueden hacer reservas de espacios directamente desde un dispositivo móvil o teléfono inteligente.
Gestor de reservas	Desarrollo de datos de base. Reserva de espacios o recursos. Aprobación de reservas. Gestión del trabajo de oficio necesario para realizar las reservas. Revisión de los informes de gestión.
Propietario del proceso de negocio	Configuración de la aplicación para responder a las necesidades de la sede. Desarrollo de datos de base.
Centro de soporte de reservas	Reserva de espacios o recursos. Aprobación de reservas. Gestión del trabajo de oficio.
Aprobador de reservas	Aprobación de reservas.
Asistente o anfitrión de reservas	Reserva de espacios o recursos.
Gestor de operarios	Gestión del trabajo de oficio necesario para realizar las reservas.