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ARCHIBUS Web Central

Importar documentos en masa al sistema de gestión de documentos

Si necesita importar varios documentos a la vez, puede usar el comando Transferencia de datos en vez de el botón Entrada del formulario de gestión de documentos. El método de transferencia de datos puede resultar más rápido que usar dicho botón.

Antes de importar documentos en masa, asegúrese de que ya existan los registros de datos que desee adjuntar a dichos documentos. Por ejemplo, si quiere importar en masa varios contratos de arrendamiento, entonces ya deben existir los registros de arrendamiento para los que quiera almacenar los contratos en la tabla Arrendamientos (ls). Si fuera necesario, cree los registros antes de usar Transferencia de datos.

1. Utilice Smart Client o Web Central para iniciar una vista nueva que muestre la tabla en la que tenga documentos para importar.

   Por ejemplo, para importar documentos en la tabla Actividades (activity_log), tendría que abrir una vista para la tabla Actividades (activity_log). O si va a importar los documentos de una propuesta para licitaciones por paquetes de trabajo asociados a un proyecto, debería abrir una vista que tenga la tabla Licitaciones por paquete de trabajo y contratos (work_pkg_bids).

2. Muestre la clave principal de la tabla en la vista.

   Por ejemplo, para la tabla Actividades (activity_log), active activity_log_id.

   Otro ejemplo, para la tabla Licitaciones por paquete de trabajo y contratos (work_pkg_bids), debería mostrar los campos que contribuyan a la clave principal múltiple de dicha tabla: project_id, work_pkg_id, y vn_id.

3. Asegúrese de que en la vista estén visibles todos los campos de los documentos que quiera usar.

   Por ejemplo, si va a importar documentos en masa para actividades de la tabla Actividades (activity_log), deberá hacer visible el campo Documento (doc).

   Otro ejemplo: si va a agregar documentos de procedimiento operativo a la tabla Equipo (eq), convendría que mostrara los tres campos de documentos siguientes en la tabla Equipo (eq):

   • Procedimientos operativos de emergencia (doc_eop)

   • Procedimientos de bloqueo/etiquetado de bloqueo (doc_loto)

   • Procedimientos operativos estándar (doc_sop)

4. Usar Transferencia de datos a partir de los datos actuales.

   El comando Transferencia de datos genera una hoja de cálculo de los datos actuales y también crea una carpeta con todos los datos de los documentos nombrados como archivos, p. ej.: activity_log-doc-499.jpg.

   La hoja de cálculo y la carpeta de documento suelen estar en la carpeta WebCentral\projects\users\[nombre de usuario], como:

• La hoja de cálculo puede encontrarse en WebCentral\projects\users\[nombre de usuario]\dt
• Los documentos transferidos están en WebCentral\projects\users\[nombre de usuario]\[nombre de tabla].

5. Copie los archivos que desee importar en masa a esta carpeta y nómbrelos siguiendo la convención tabla-Id de registro-campo.extensión de archivo. Es decir, llame al archivo con el nombre de tabla de la base de datos, el identificador que le asigna a ese registro y el nombre de campo de la base de datos, todo separado por un guión.
6. Edite la hoja de cálculo y rellene los campos de documento con los nuevos nombres de archivo.
7. Use la transferencia de datos para importar la información. Los nuevos documentos se importarán.

Otras opciones son:

• Usar esta vista de muestra (http://localhost:8080/archibus/ab-ex-dt-activity-log-with-docs.axvw, que puede hallarse en el Navegador de procesos en Tecnologías / Usar complementos de interfaz / Piezas para informes / Informe con transferencia de datos de documentos) para desarrollar la vista para importar.
• Si tiene muchos archivos que importar, o archivos que transferir desde los archivos del sistema a archivos de documentos en la base de datos, puede usar un editor de scripts para rellenar automáticamente los nombres de campo de los documentos.