Pour gérer efficacement les locations, il est important de respecter dates d'échéance critiques pour les renouvellements et les options, de valider les responsabilités liées aux contrats de location pour garantir une facturation précise, d'assurer le suivi des modifications à chaque fois qu'une location est amendée et de tenir à jour, c'est très facile, les détails des locations, tels que coordonnées des contacts et documents. L'application Administration de la location vous permet de gérer le détail des informations de location à l'aide d'une interface d'assistant ou de formulaires qui présentent les données de location sous forme de volets. Vous pouvez également ajouter des données de location à l'aide de modèles que vous définissez. Cette application comporte un tableau de bord complet doté d'alertes pour rappeler les échéances relatives aux locations et aux options, une interface à onglets donnant accès aux informations détaillées de location, une vue de cartes géospatiale et des rapports.
Par exemple, vous pouvez consulter les alertes relatives aux prochaines échéances de location et cliquer sur l'alerte pour voir les détails de l'option dans une fenêtre pop-up. Un clic sur le bouton Filtrer pour cette alerte permet de localiser la location dans la liste de sélection. Vous pouvez sélectionner la location, puis cliquer sur l'onglet donnant accès aux informations souhaitées : locaux, contacts, documents, loyers de base (ou tout autre coût récurrent défini pour la location), options, clauses et amendements. Le tableau de bord de location vous permet avec efficacité de consulter, gérer et générer les rapports concernant les données de location.
Les rapports sur les locations donnent un accès facile aux informations car ils vous permettent de les filtrer et de les explorer pour analyser les données regroupées. Par exemple, vous pouvez générer des rapports mensuels de location pour un groupe de locations par localisation géographique, durée ou catégorie de coût. Le rapport récapitule le résultat net, le revenu, les coûts fixes ou les dépenses de loyer de base pour les locations sélectionnées par mois. Vous pouvez alors faire les recherches nécessaires pour voir les coûts détaillés d'une location pour un mois ou une année donné, ou pour toutes les locations d'un mois sélectionné.
Ou bien, vous pouvez associer des locations à des suites et les représenter de façon graphique sur le dessin du plan d'étage. La représentation graphique des suites vous permet de développer des surfaces précises qui reflètent les véritables dimensions de la surface louée.
Le processus Analyse des locaux vous permet de gérer de façon efficace et économique les espaces que vous louez. Par exemple, vous pouvez générer des rapports qui mettent en surbrillance les locaux inoccupés ou sur le point de l'être. Vous pouvez identifier l'espace "non comptabilisé" - à savoir les sections de l'étage susceptibles d'être louées mais ne faisant actuellement l'objet d'aucune location. La surface mesurée d'un local peut être utilisée pour imputer de façon précise les coûts proportionnels des bâtiments et propriétés et de les imputer sur vos locations.
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Administration de la location |
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Localisation |
Domaine Gestion de portefeuille immobilier Application Administration de la location |
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Résultats pour l’entreprise |
Réduction des erreurs grâce aux points suivants :
Meilleur accès aux données immobilières et analyse des coûts connexes. Réduction du montant des charges administratives grâce à une saisie des données facile et intuitive Réduction des coûts due à la possibilité de gérer les responsabilités liées aux contrats de location et de repérer les surfaces de locaux inoccupées ou non comptabilisées. Réduction des tâches administratives grâce à l'accès à un référentiel centralisant l'ensemble des documents liés aux contrats de location. Capacité de visualiser les surfaces louées constituant une aide visuelle pour les agents immobiliers faisant visiter les locaux et pour les architectes développant les plans d'équipement. |
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Utilisée par |
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Motifs de l’automatisation |
Recevoir des notifications d'alerte des dates d'échéance des locations et des options, personnalisées en fonction du rôle de l'utilisateur. Créer et tenir à jour un référentiel électronique des données de location à l'aide d'un assistant simplifié ou d'une interface à onglets. Accéder facilement à la documentation pour valider les responsabilités liées aux contrats de location. Examiner facilement l'historique de l'évolution des locations grâce au suivi des amendements. Représenter graphiquement les locaux dans des rapports où apparaissent en surbrillance les locaux inoccupés ou sur le point de l'être. Disposer de mesures précises des surfaces pour imputer les coûts des bâtiments et propriétés sur les locations. |
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Conditions préalables à l'utilisation de l'application |
Aucun |
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Résultats/Rapports/Graphiques
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Alertes de location Locations ou options par date d'expiration Feuille de loyers Revenu net de la location / Revenus / Coûts des engagements / Dépenses de loyers de base par mois ou par année Nombre de baux qui arrivent à expiration par année - Graphe Propriété / Bâtiment / Tableau de bord des locations Structure / Terrain / Bâtiments / Détails relatifs aux locations Aménagements par propriété / bâtiment / location Locations par nom du propriétaire / nom du locataire / compte Locations par locataire / propriétaire par bâtiment Améliorations locatives Responsabilités des Locataires et Propriétaires Surface Locaux Non Comptabilisée Mettre en surbrillance/Localiser les locaux inoccupés Mettre en surbrillance/Consulter les locaux dont les locations arrivent à expiration Surbrillance des locaux par location Consulter les locaux par bâtiment/étage/location |
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Applications utilisant les résultats de cette application |
Administration des coûts Imputation et facturation des coûts |
Voici les utilisateurs de l'application Administration de la location :
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Utilisateur |
Tâches |
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Propriétaire du processus d’entreprise |
Entre les données fondamentales, telles que la localisation géographique, les catégories de coût de location, les responsabilités liées aux contrats de location et les modèles de location pour faciliter la saisie de données. Établit la notification d'alerte par rôle d'utilisateur, indiquant combien de jours avant l'échéance l'alerte doit être émise, et si celle-ci doit apparaître sur le tableau de bord ou être envoyée par e-mail. |
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Administrateur de locations |
Révise les alertes. Utilise le tableau de bord du portefeuille des locations pour consulter les détails relatifs à la location, y compris les documents de location. Utilise les options Ajouter/Éditer de l'interface de l'assistant pour tenir à jour (ajout ou modification) les informations concernant la location. Éventuellement, entrez les données en utilisant un modèle que vous avez déjà défini. Définit les locations et les locaux. |
| Spécialiste CAD | Dessine des locaux. |
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Administrateur de portefeuilles |
Génère les rapports sur les locations, bâtiments, structures, détails des terrains et rapports financiers relatifs aux locations. |