Una parte importante delle operazioni quotidiane è rappresentata dal lavoro su richiesta, ovvero qualsiasi lavoro una tantum, di emergenza, relativo a guasti o azioni correttive, quali la riparazione di una perdita dal tetto, l'installazione di nuove apparecchiature o la tinteggiatura di un soffitto. È necessario risolvere i problemi in modo veloce ed efficiente in termini di costi senza impattare sulla produzione, causare inconvenienti al personale o compromettere la sicurezza. L'applicazione Lavoro su richiesta fornisce gli strumenti per automatizzare tutti i processi di manutenzione su richiesta dell'organizzazione, dalla richiesta di manutenzione all'approvazione, la programmazione, l'emissione e il completamento del lavoro.
L'applicazione Lavoro su richiesta utilizza le stesse funzioni del contratto sui livelli di servizio (SLA) impiegate per l'applicazione Service Desk. I contratti SLA definiscono i fornitori, gli obblighi dei fornitori, i periodi di servizio, l'instradamento e il flusso di lavoro. Poiché i flussi di lavoro possono essere semplici o complessi in base alle esigenze, l'applicazione Lavoro su richiesta può essere utilizzata da organizzazioni che richiedono un processo di approvazione semplice con immissione minima dei dati o complesso con diverse fasi per l'invio delle richieste, la stima dei costi, la programmazione del lavoro e l'emissione degli ordini di lavoro.
Numerosi membri del personale e fornitori di servizi esterni possono essere coinvolti nel ciclo di vita di un problema di manutenzione, dalla richiesta fino alla risoluzione. Grazie all'organizzazione basata su ruoli e ai moduli a schede, l'applicazione Lavoro su richiesta consente ai diversi utenti, dai richiedenti ai responsabili della definizione dei flussi di lavoro, di accedere al sistema e completare i moduli appropriati per il ruolo specifico.
Ad esempio, il sistema può essere configurato in modo che qualsiasi dipendente aziendale possa segnalare i problemi di manutenzione collegandosi alla intranet aziendale e completando un modulo a schede. I problemi rilevati dai dipendenti possono spaziare da aspetti che incidono sulla produttività, ad esempio locali surriscaldati o luci intermittenti, ad aspetti con gravi implicazioni sulla sicurezza, ad esempio una perdita dal soffitto o un ascensore malfunzionante. Gli addetti alla manutenzione possono collegarsi al sistema per controllare il lavoro di manutenzione assegnato, quindi aggiornare il sistema mano a mano che viene completata la risoluzione del problema. I responsabili della definizione dei flussi di lavoro e delle integrazioni di sistema possono utilizzare i moduli a schede per definire il flusso di lavoro e configurare il sistema.
Per i siti che utilizzano ambienti client/server e Web per il lavoro di manutenzione, Web Central include le richieste e gli ordini di lavoro generati nell'ambiente client/server nei relativi elenchi di lavoro da emettere, aggiornare, completare e chiudere. Il sistema gestisce automaticamente queste richieste di lavoro per l'ambiente Web assegnando un contratto SLA predefinito. Il contratto SLA predefinito non definisce le regole sui periodi di servizio, i fornitori di servizi o altre informazioni che modificano e limitano una richiesta di lavoro immessa nel sistema Client/Server.
|
Lavoro su richiesta |
|
|
Posizione |
Dominio operazioni fabbricato I compiti per la gestione del lavoro su richiesta, comprese le schermate per la definizione dei contratti SLA, sono inoltre disponibili dalla pagina di navigazione Menu rapido ARCHIBUS. |
|
Risultato aziendale |
Controllo efficace delle operazioni complesse e ad elevato volume, assegnate in larga misura in outsourcing e dei team addetti alla manutenzione. Efficiente risoluzione dei problemi di manutenzione per un ambiente sicuro e in buono stato dal punto di vista operativo. Soddisfazione dei dipendenti rispetto all'ambiente di lavoro. Analisi dell'efficienza fornitori di servizi. Maggiore produttività ed efficacia del personale addetto alle operazioni. Migliore contabilizzazione dei costi e del costo totale di proprietà per le strutture. Supporto più efficiente per il settore commerciale. Gestione più rapida dei problemi e classificazione centrale e chiara delle richieste in ordine di priorità. Miglioramento in termini di gestione e contabilizzazione per i fornitori. Riduzione dei costi amministrativi grazie al self-service degli addetti. |
|
Utilizzato da |
Personale interno Addetti Gestore manutenzione/Supervisori della manutenzione Call Center Proprietari processi aziendali Responsabili Service Desk Responsabili interni Fornitori di servizi interni ed esterni Responsabili aziendali |
|
Motivi per l'automazione |
Gestire quotidianamente il carico di lavoro di manutenzione su richiesta. Fornire un'interfaccia centrale per le richieste di manutenzione e la relativa gestione per un'organizzazione. Standardizzare le procedure di gestione delle richieste definendo i flussi di lavoro per i diversi tipi di richiesta. Generare automaticamente le istruzioni sugli ordini di lavoro su richiesta per gli addetti e il personale esterno. Programmare i processi in base alla disponibilità degli strumenti, evitando in tal modo situazioni in cui due addetti hanno necessità di utilizzare contemporaneamente lo stesso strumento. Impedire che alcune parti non siano disponibili in stock e i potenziali tempi di inattività. |
|
Applicazioni preliminari |
Nessuna |
|
Report |
Apparecchiatura corrente, Parti apparecchiature, Garanzie apparecchiature e Contratti di servizio Programmazioni apparecchiature Analisi guasto apparecchiatura Analisi sostituzione apparecchiature Cronologia manutenzione apparecchiature Strumenti correnti Report di stato degli strumenti e di cronologia dell'utilizzo Report delle parti correnti, prenotate e insufficienti Cronologia utilizzo parti Report carichi di lavoro, disponibilità e performance settori Report carichi di lavoro, disponibilità e performance addetti Efficienza team di lavoro Utilizzo tempo addetti per tipo di lavoro Utilizzo tempo addetti per data e ora Analisi manodopera Posizione di richieste di lavoro Richieste di lavoro per stessa apparecchiatura o posizione Richieste di lavoro aperte Richieste di lavoro scadute Richieste di lavoro aperte per problema e tipo Budget e costi richiesta di lavoro Programmazioni e costi richiesta di lavoro Costi di richieste di lavoro completate Costi fabbricato per area e occupazione Budget e costi richiesta di lavoro completata Costi di richieste di lavoro completate Richieste di lavoro archiviate Richieste e risorse di lavoro archiviate Durata richiesta di lavoro Cruscotto analisi manodopera Cruscotto analisi dei costi Cruscotto analisi budget |
| Applicazioni che utilizzano i risultati di questa applicazione | |
Gli utenti tipici sono i seguenti:
|
Utente |
Compiti |
|
Personale generale (client) |
Richiedere servizi di manutenzione necessari per il proprio ambiente di lavoro. Se si dispone dell'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro è possibile segnalare eventuali problemi riscontrati direttamente dal proprio smartphone o dispositivo portatile. |
|
Responsabile aziendale |
Approvare e rifiutare le richieste di servizio che gli sono state indirizzate. |
|
Mittente |
Esaminare le richieste in entrata e rifiutarle oppure assegnare un team di lavoro o un supervisore per la gestione di una richiesta. |
|
Supervisore |
Esaminare le richieste di servizio, procedere all'approvazione o al rifiuto e all'assegnazione alle richieste di lavoro. Preparare una stima del lavoro, degli strumenti, delle parti e dei costi necessari per completare una richiesta di lavoro. Programmare il lavoro, gli strumenti e le parti per la risoluzione di una richiesta di lavoro. Emettere richieste di lavoro. Aggiornare le richieste di lavoro con i dettagli sui processi. Chiudere e archiviare le richieste di lavoro complete. Analizzare le prestazioni. |
|
Addetto |
Ricevere l'assegnazione di lavori e aggiornare il sistema con i dettagli sullo stato di avanzamento e sul completamento del processo. Se si dispone dell'applicazione mobile Manutenzione è possibile eseguire l'operazione su uno smartphone o su un dispositivo portatile. |
|
Call Center |
Questo ruolo è progettato specificamente per le organizzazioni che utilizzano lo stesso gruppo di persone come interfaccia con il sistema e per eseguire i compiti in tutte le parti del processo. Con questo ruolo, una persona o un gruppo può accedere ai compiti per tutti i diversi ruoli e seguire il processo su richiesta, senza dover passare tra i diversi ruoli in Navigazione processi. |
|
Responsabile inventario |
Garantire che gli strumenti e le parti siano disponibili per i progetti di manutenzione. Gestire un inventario elettronico dell'uso degli strumenti e del relativo stato, ad esempio gli strumenti sono disponibili, sono in uso, funzionano correttamente? Gestire un inventario delle parti richieste, ad esempio la quantità che deve essere disponibile, il numero di parti in un ordine tipico, i risultati dall'ultimo rilievo delle parti fisiche, la posizione in cui sono archiviate le parti e il fornitore presso cui effettuare l'acquisto |
|
Responsabile Service Desk |
Definire la modalità in cui il sistema instrada e gestisce le richieste di servizio definendo i tipi di richieste e i contratti SLA. Esaminare le richieste di servizio inoltrate e interferire nel flusso di lavoro definito in base alle necessità. Chiudere le richieste di servizio completate. Archiviare le richieste di servizio chiuse. |
|
Proprietario processo aziendale |
Immettere elenchi di dati da cui gli utenti possono effettuare scelte in fase di complemento dei moduli, ad esempio, le posizioni di fabbricati, i contratti di servizio e le commesse. |
|
Integrazione sistema |
Gestire le opzioni disponibili per Responsabile Service Desk per la definizione dei contratti sui livelli di servizio (SLA). |