Per amministrare le locazioni in modo efficiente, è importante rispettare le scadenze critiche relative a rinnovi e opzioni, convalidare le responsabilità di locazione per una corretta fatturazione, tenere traccia delle modifiche mano a mano che vengono apportate alle locazioni e gestire con facilità dettagli, quali contatti e documenti. L'applicazione Amministrazione locazione consente di gestire le informazioni dettagliate sulle locazioni mediante un'interfaccia di procedura guidata o moduli che visualizzano i dati relativi alle locazioni all'interno di riquadri. È inoltre possibile aggiungere dati sulle locazioni utilizzando moduli definiti dall'utente. L'applicazione include un portale completo con avvisi sulle future scadenze di locazioni e opzioni, un'interfaccia a schede per l'accesso ai dettagli sulle locazioni, una visualizzazione della mappa abilitata per la tecnologia geospaziale.
Ad esempio, è possibile visualizzare gli avvisi sulle future scadenze di locazioni e fare clic sull'avviso per esaminare i dettagli sulle opzioni in una finestra pop-up. Se si fa clic sul pulsante Filtro per l'avviso, viene individuata la locazione nell'elenco di selezioni. È possibile selezionare la locazione, quindi una scheda qualsiasi per accedere alle informazioni relative a unità immobiliari, contatti, documenti, affitti di base (o qualsiasi costo ricorrente immesso per la locazione), opzioni, clausole e modifiche. Il cruscotto Locazioni consente di esaminare, gestire e generare report con i dati sulle locazioni in modo efficiente.
I report sulle locazioni forniscono un facile accesso alle informazioni consentendo di filtrare ed eseguire il drill-down per analizzare i dati aggregati. Ad esempio, è possibile generare Report locazioni per mese per un gruppo di locazioni per posizione geografica, intervallo di tempo o categoria di costo. Il report riepiloga le entrate nette, le entrate, i costi di affidamento o le spese di affitto base per le locazioni selezionate per mese. È quindi possibile eseguire il drill-down per esaminare i dettagli sui costi per una locazione per un mese o un anno specifico o per tutte le locazioni per un mese selezionato.
Facoltativamente, è possibile associare le locazioni alle unità immobiliari e visualizzare graficamente le unità immobiliari nei disegni delle mappe dei piani. La visualizzazione grafica delle unità immobiliari consente di sviluppare aree accurate che riflettono le dimensioni reali dell'area locata.
Il processo Analisi unità immobiliare consente di gestire gli spazi locati in modo efficiente ed economico. Ad esempio, è possibile generare report in cui sono evidenziate le unità immobiliari attualmente libere o che lo diventeranno presto. È possibile identificare lo spazio "non calcolato", ovvero porzioni di piano affittabili ma che attualmente non sono addebitate a locazioni. L'area misurata di un'unità immobiliare può essere utilizzata per addebitare alle locazioni i costi di proprietà e di fabbricato prorateizzati in modo accurato.
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Amministrazione locazione |
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Posizione |
Dominio gestione portafogli immobiliari Applicazione Amministrazione locazione |
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Risultato aziendale |
Riduzione degli errori mediante:
Migliore accesso ai dati relativi al patrimonio immobiliare e analisi dei costi associata. Riduzione dei costi generali di amministrazione grazie all'immissione semplice e intuitiva dei dati. Riduzione dei costi grazie alla capacità di tenere traccia delle responsabilità di locazione e dell'area unità immobiliare libera e non calcolata. Riduzione delle attività amministrative mediante l'accesso a un repository centrale per tutti i documenti correlati alle locazioni. Capacità di visualizzare le aree locate e fornire un'indicazione visiva agli intermediari che mostrano l'unità immobiliare e gli architetti che sviluppano i piani di allestimento. |
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Utilizzato da |
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Motivi per l'automazione |
Ricevere notifiche di avviso per le scadenze relative a locazioni e opzioni, personalizzate in base al ruolo utente. Creare e gestire un repository elettronico dei dati sulle locazioni utilizzando una semplice procedura guidata o un'interfaccia a schede. Accedere facilmente alla documentazione per convalidare le responsabilità di locazione. Esaminare facilmente la cronologia di modifiche sulle locazioni tenendo traccia delle eventuali correzioni. Rappresentare graficamente le unità immobiliari nei report evidenziando le unità attualmente libere e prossimamente libere. Disporre di aree misurate in modo accurato per addebitare i costi di fabbricati e proprietà alle locazioni. |
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Applicazioni preliminari |
Nessuna |
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Risultati/Report/Grafici
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Avvisi di locazione Locazioni od Opzioni per data di scadenza Consolidamento canone Entrate nette locazione/Entrate/Costi di affidamento/Canoni base di locazione per mese o anno Numero di locazioni in scadenza per anno - Grafico Proprietà/Fabbricato/Report sintesi locazione Struttura/Territorio/Fabbricato/Report dettagli locazione Strutture per proprietà/Fabbricato/Locazione Locazioni per nome locatore/Nome locatario/Commessa Locazioni locatari/Locazioni locatore per fabbricato Miglioramenti proprietà in locazione Responsabilità locatari e locatori Area unità immobiliare non calcolata Evidenzia/Visualizza unità immobiliari libere Evidenza/Visualizza unità immobiliari per locazioni in scadenza Evidenzia unità immobiliari per locazione Visualizza unità immobiliari per fabbricato/piano/locazione |
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Applicazioni che utilizzano i risultati di questa applicazione |
Amministrazione costi Riaddebito e fatturazione costi |
Gli utenti dell'applicazione Amministrazione locazione sono i seguenti:
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Utente |
Compiti |
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Proprietario processo aziendale |
Immette i dati di background, ad esempio posizioni geografiche, categorie costi delle locazioni, responsabilità e modelli di locazione per agevolare l'immissione di dati. Imposta la notifica degli avvisi per ruolo utente, indicando il numero di giorni prima della scadenza per l'emissione dell'avviso e se l'avviso verrà visualizzato nel cruscotto o inviato via e-mail. |
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Amministratore locazioni |
Esamina gli avvisi. Utilizza il Portale portafoglio locazioni per individuare i dettagli sulle locazioni, incluso l'accesso ai documenti delle locazioni. Utilizzare l'interfaccia di procedura guidata Aggiungi/Modifica per aggiungere e gestire le informazioni sulle locazioni. In alternativa, è possibile immettere i dati sulle locazioni utilizzando un modulo definito dall'utente. Definire le locazioni e le unità immobiliari. |
| Specialista CAD | Disegna le unità immobiliari. |
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Amministratore portafoglio |
Genera report per le locazioni, i fabbricati, le strutture, i dettagli sul territorio e i report finanziari delle locazioni. |