Una delle decisioni essenziali riguardo al flusso di informazioni ruota attorno ai modelli BIM grafici e alla geometria as-built. Nelle sezioni seguenti vengono descritti diversi metodi di gestione del flusso di informazioni e dei contenuti dei grafici.
Con questo metodo, il reparto addetto alle strutture gestisce i dati in una visualizzazione dei modelli as-built delle costruzioni oppure invia linee rosse all'architetto, il quale gestisce il modello con le modifiche in corso, quali l'unione o la divisione di locali.
Questa è in genere la metodologia prevista dalla maggior parte dei professionisti BIM, sebbene presenti determinate limitazioni. I responsabili delle strutture devono effettuare un grande numero di aggiornamenti, manipolazioni e interrogazioni sui dati dei grafici. Tuttavia queste operazioni, applicate all'intero modello di costruzione, sono spesso lente, in quanto i modelli di costruzioni hanno la tendenza a essere di grandi dimensioni. Per questa ragione gli utenti di Revit pianificano con attenzione le operazioni di "salvataggio centralizzato".
Questa metodologia, inoltre, ha conseguenze sulla proprietà in quanto le decisioni prese a partire dai modelli as-built incidono sulla responsabilità, e gli aggiornamenti apportati con la dovuta attenzione per evitare conseguenze sulla costruzione sono costosi. Alcune organizzazioni rifiutano questo approccio in quanto non rispecchia la suddivisione di compiti tra professionisti.
Con questo metodo i responsabili delle strutture creano un modello distinto di ciclo di vita a partire dai modelli as-built delle costruzioni. I responsabili delle strutture rimuovono dettagli utili per la costruzione ma inutili per la gestione quotidiana e gestiscono le proprie modifiche, ad esempio l'unione di locali. Per informazioni più dettagliate, cercare nella Guida alla gestione del sistema l'argomento relativo alla preparazione del modello Revit per la gestione delle strutture.
Quando si presenta la necessità di una ristrutturazione, l'architetto confronta il modello del ciclo di vita con il modello as-built per stabilire quali parti dell'edificio devono essere ispezionati sul campo prima di progettare la ristrutturazione.
Le dipendenze rilevanti in un modello di progettazione e in un modello del ciclo di vita sono diverse. In un modello di progettazione, la possibilità di spostare un muro strutturale e fare in modo che tutti i piani dell'edificio rispecchino automaticamente la modifica è essenziale. Pertanto i modelli di progettazione tendono a essere tanto grandi quanto è consentito dall'infrastruttura informatica. Tuttavia, una volta costruito l'edificio, lo spostamento di un muro di sostegno avviene raramente. Per questo motivo, i modelli del ciclo di vita tendono a essere tanto grandi quanto è utile per la pianificazione, con una particolare attenzione alla rapidità dei tempi di caricamento. È possibile utilizzare un unico modello per un gruppo di piani o un modello per ciascun piano.
Detto ciò, è opportuno assicurarsi di utilizzare coordinate di riferimento comuni per i vari modelli. In tal modo, qualora sia necessario eseguire una particolare analisi, quale l'allineamento delle tracce per esaminare un aggiornamento dei sistemi dell'edificio, è possibile riunire i modelli.
Sebbene l'idea sia avversata dai puristi BIM, è possibile utilizzare vantaggiosamente i disegni AutoCAD per gestire i dati sugli spazi, in quanto i disegni CAD possono essere esportati rapidamente da Revit per ciascun livello. Vedere Esportazione nel formato DWG.
I cantieri possono preferire AutoCAD per diverse ragioni. Possono avvalersi di interni, appaltatori o fornitori offshore che non sanno utilizzare Revit ma che conoscono AutoCAD. A seconda di quanto sono accuratamente etichettati i muri sottostanti, le colonne e i muri esterni, un cantiere può avere bisogno di ridisegnare i confini spaziali in qualunque caso, e tale compito è senza dubbio tanto rapido in AutoCAD quanto lo è in Revit.
Prima di prendere questa direzione, tuttavia, i cantieri possono prendere in considerazione diversi fattori. A parte "BIM", i modelli 3D saranno lo standard di fatto per i dati grafici della nuova costruzione. Le strutture sono tanto facili da disegnare in Revit quanto lo sono in AutoCAD, se non più facili, anche se non esistono progetti da cui iniziare. Pochi nuovi architetti conoscono AutoCAD. Tutti invece conoscono i nuovi modelli 3D.
Quando, infine, si utilizza ARCHIBUS, non vi è alcun problema a conservare i disegni esistenti delle strutture in AutoCAD e ad aggiungere nuovi edifici nel formato Revit. ARCHIBUS registra i dati nel database allo stesso modo, esegue le ricerche uniformemente in tutti i dati grafici e pubblica sia i dati AutoCAD che Revit sul Web e nell'azienda in un formato uniforme. La scelta di uno o dell'altro è sempre una questione di praticità, non di necessità.