Aplicación móvil Inspección de activos y equipamiento

Para que los usuarios sobre el terreno puedan recopilar fácilmente datos, ARCHIBUS ofrece la aplicación móvil Inspección de activos y equipamiento, que funciona en conjunción con la aplicación Portal de activos de ARCHIBUS en Web Central y Smart Client. Con esta aplicación móvil, los auditores de campo pueden inspeccionar físicamente la instalación y usar sus teléfonos inteligentes para registrar los equipos y activos que ya existen. Luego, pueden cargar estos datos al servidor de ARCHIBUS para que un gestor de instalaciones pueda comparar los resultados de la inspección física con el inventario electrónico y actualizar el inventario electrónico oficial con los resultados de la auditoría.

Nota: si su sede opta por proporcionar dibujos de planos de planta a auditores para ayudarlos a localizar fácilmente las zonas a visitar, se recomienda que los auditores ejecuten la aplicación Inspección de activos y equipamiento en una tableta y no en un teléfono inteligente. La razón son las limitaciones de tamaño de las pantallas de estos.

Nota: la aplicación móvil Inspección de activos y equipamiento funciona en conjunción con la aplicación Portal de activos de Web Central. Su sede deberá tener una licencia para esta aplicación de Web Central para que los usuarios móviles puedan acceder al inventario de equipos desarrollado en Web Central y actualizarlo usando la aplicación móvil Inspección de activos y equipamiento.

Los usuarios que trabajen con la aplicación Inspección de activos y equipamiento descubrirán que se trata de una interfaz intuitiva con mensajes que sirven de guía. Este tema describe, para los gestores de instalaciones y otros implicados en la gestión de activos, la aplicación móvil Inspección de activos y equipamiento y cómo utilizarla para actualizar el inventario electrónico. También convendría revisar:

¿Por qué inspeccionar físicamente los equipos y activos?

En la operación diaria de un inmueble, el estado del equipo y de los equipos, así como su ubicación, pueden cambiar de manera tal que el inventario electrónico caduque. Un factor que contribuye a un inventario caducado son los empleados que trasladan o intercambian equipos por su cuenta sin notificárselo al gestor de instalaciones. Por ejemplo:

se rompe una lámpara y, en vez de solicitar su arreglo, el propietario toma la de una mesa libre
se traslada la impresora de un departamento a una nueva ubicación para hacer hueco para un trabajador temporal
se deja un proyector en la sala de conferencias y no se devuelve al lugar que le corresponde durante una semana
un trabajador usa su ordenador portátil como equipo principal y empaqueta el PC de su escritorio

Para evitar discrepancias entre el inventario electrónico y la situación del mundo real, muchas sedes realizan inspecciones físicas periódicas para dejar constancia de la ubicación de activos y equipos.

Las inspecciones físicas también pueden ser útiles al empezar por primera vez un inventario electrónico de equipos. Se pueden inspeccionar los artículos existentes y luego crear el inventario electrónico oficial a partir de los resultados de las inspecciones físicas.

Aunque los auditores de campo que realicen la inspección física de equipos y activos verán que la interfaz es intuitiva y no necesitarán documentación sobre el uso de la aplicación móvil, conviene que los gestores de instalaciones entiendan la totalidad del proceso, descrito a continuación.

Tablas de inventario y auditoría

Al trabajar con la función de inspección física, no olvide que el inventario de equipos real se almacena en el servidor en forma de tablas. Al crear una inspección física, el sistema crea registros de auditoría basados en el inventario oficial y los aloja en el servidor. Cuando el usuario móvil se sincroniza, en realidad se descarga a su dispositivo los registros de auditoría e introduce sus cambios en ellos. Una vez que el auditor concluye la inspección física, carga los datos de la inspección del dispositivo a las tablas de auditoría del servidor. El gestor de instalaciones puede entonces revisar dichas tablas y actualizar explícitamente los registros del inventario oficial.

El usuario de Web Central que gestione la inspección física ve los registros de auditoría etiquetados como "Elementos de inspección física de equipos y activos". En el dispositivo móvil, estos registros se etiquetan como "Elementos de equipo". El nombre de la tabla es eq_audit.

Seguimiento de elementos perdidos

Hay dos formas de realizar un seguimiento de elementos que aparecen como elementos de auditoría pero que el auditor no puede hallar sobre el terreno.

Asegúrese de que el campo ¿Marcado para eliminación? esté visible en el dispositivo móvil del auditor. Cuando el auditor descubra que un elemento de auditoría no está sobre el terreno, puede marcar el campo ¿Marcado para eliminación?. Al cargarse los datos, el gestor sabrá que falta ese elemento. Cuando el gestor cierre la inspección física, el sistema borrará el registro de la tabla de inventario.
Algunas sedes siguen un proceso por el cual nunca eliminan viejos registros de equipo con el fin de mantener un historial completo para su mantenimiento y seguimiento financiero. En tal caso, el gestor no habilitará el campo ¿Marcado para eliminación? en el dispositivo del auditor. En vez de eso, cuando el auditor descubra un registro de auditoría que no exista sobre el terreno, pondrá el campo Estado de equipo en No encontrado, Baja por amortización o Vendido, según sepa o no lo que ha pasado con el elemento. En tal caso, la base de datos conserva el registro del inventario, pero el gestor sabe que el elemento ya no existe sobre el terreno.