A menudo, el personal general tiene consultas y solicitudes para el departamento de gestión de instalaciones. Por ejemplo, es posible que necesiten localizar a un empleado en un plano de planta, informar de un problema de mantenimiento, solicitar un espacio para una reunión o solicitar un cambio de mobiliario. Facilitar que el personal pueda comunicar de manera eficaz sus solicitudes al gestor de instalaciones y ofrecer tareas de autoservicio para que puedan buscar los datos que necesitan son objetivos importantes que contribuyen a garantizar un entorno laboral seguro y eficiente para todos.
Para dotar al personal general con estas tareas de autoservicio, las sedes pueden habilitar la aplicación móvil Portal de servicios al empleado de ARCHIBUS para todos los miembros del personal. Con ella, los empleados pueden utilizar sus teléfonos inteligentes y dispositivos móviles para realizar las siguientes solicitudes y consultas:
Los contratistas e invitados al edificio también encontrarán útiles muchas de estas tareas. Con la aplicación móvil Portal de servicios al empleado, el personal general y los visitantes no necesitan abrir y acceder al sistema ARCHIBUS en sus ordenadores portátiles o estaciones de trabajo para ejecutar tareas ocasionales de gestión de instalaciones. En su lugar, pueden solicitar y acceder a datos de instalaciones clave cómoda y directamente desde sus teléfonos inteligentes o tabletas.
Nota: muchas de las tareas de la aplicación permiten acceder a dibujos de planos de planta para que el usuario móvil pueda ver la ubicación de los espacios que están solicitando o ver la ubicación de un empleado o departamento. Si el acceso a un dibujo de plano de planta es una prioridad para su sede, se recomienda que los usuarios móviles ejecuten la aplicación Portal de servicios al empleado en una tableta en vez de en un teléfono inteligente. Dichos dibujos ocupan un espacio considerable en la pantalla y puede resultar complicado verlos en teléfonos inteligentes.
Antes de que el auditor de campo pueda empezar a usar la aplicación móvil Portal de servicios al empleado, el gestor de instalaciones debe preparar los datos de base y realizar otras tareas. Encontrará más información en aplicación móvil Portal de servicios al empleado: tareas de gestor de instalaciones.
A menudo, los miembros del personal necesitan reservar espacios para reuniones, cursos de formación o actos de la empresa. Con la aplicación móvil Portal del entorno de trabajo, pueden reservar espacios desde sus teléfonos inteligentes y conseguir que la aplicación Reservas de Web Central gestione la reserva.
Con sus teléfonos inteligentes, los usuarios introducen los criterios deseados para el espacio, como la ubicación, la capacidad, disponibilidad de recursos, etc. Acto seguido, eligen el espacio deseado de una lista de espacios disponibles y agregan los empleados y contactos externos que también asistirán al evento en dicho espacio. Si desean invitar a personas no incluidas en las listas de Empleados y Contactos, basta con introducir sus direcciones de correo electrónico.
Una vez que el usuario confirma la reserva, la aplicación sincroniza automáticamente el dispositivo para cargar la reserva de inmediato en la base de datos. La aplicación Reservas de Web Central activará entonces el proceso de aprobación (en caso necesario), reservará el espacio y enviará una notificación por correo electrónico a los empleados y contactos externos incluidos en la reserva y dará cuenta de dicha reserva en sus informes de análisis y costes.
Cuando el solicitante ocupe el espacio el día de la reserva, podrá usar el botón Entrada para registrarse e informar al sistema de que se está usando el espacio reservado.
En el entorno actual de trabajadores temporales y teletrabajadores, su sede puede tener reservado un grupo de espacios libres destinados específicamente a una ocupación temporal. Por ejemplo, se puede dar el caso de que un teletrabajador necesite una oficina para dos días mientras está en su sede, o que un trabajador temporal que participa en un proyecto precise un despacho para dos semanas.
En tales casos, directamente desde sus teléfonos inteligentes, los usuarios de la aplicación móvil pueden:
De forma similar a la tarea Reservas, la aplicación sincroniza automáticamente el dispositivo de modo que la reserva se refleje de inmediato en la base de datos y el espacio quede reservado en el sistema general de hoteling. La aplicación Hoteling de Web Central incluirá entonces esta reserva en sus informes de costes y análisis.
Cuando personal general encuentra problemas en las instalaciones, como fugas, cerraduras rotas, derrames, problemas de temperatura, actos de vandalismo, etc., pueden comunicar el problema rellenando los formularios de autoservicio de la aplicación Portal del entorno de trabajo. Al enviar el informe, el sistema sincroniza automáticamente el dispositivo de modo que la solicitud de mantenimiento se añade de inmediato a la base de datos, donde puede procesarse mediante la aplicación Trabajo en demanda de Web Central.
Dotar al personal con una función de autoservicio para solicitar servicios desde el departamento de instalaciones le permite tomar el control de su propio entorno laboral. Con la aplicación móvil Portal del entorno de trabajo, el personal puede solicitar los siguientes servicios, todos los cuales siguen el mismo formato básico.
El personal general rellenará un formulario similar al usado para solicitar mantenimiento, salvo que no introducirán un tipo de problema. Cuando un empleado sincronice su dispositivo, la solicitud se cargará al servidor de ARCHIBUS donde la aplicación Centro de soporte de Web Central la redirigirá para su aprobación, estimación o ejecución, dependiendo de las reglas que rijan los detalles de la solicitud.
Saber dónde se encuentra un espacio en la planta puede evitar al empleado tener que estar buscando a pie el espacio deseado. Por ejemplo, puede darse el caso de que haya empleados que necesiten asistir a una reunión en otro edificio y que no sepan dónde es; o que un invitado del edificio, ej. un contratista, necesite saber la ubicación del espacio donde se trabajará. Con esta función, los usuarios solo tienen que introducir el número del espacio y el sistema lo resaltará en el dibujo de plano de planta. Al hacer clic en el botón Lista de espacios, verán los detalles de los espacios en sí.
Si el personal general puede localizar fácilmente las oficinas de compañeros de trabajo en un plano de planta, será más probable que se pasen por ellas para tratar asuntos. La aplicación móvil Portal de servicios al empleado promueve la comunicación cara a cara entre el personal porque los empleados pueden encontrar fácilmente a sus compañeros. Solo hay que introducir el nombre del empleado o su ID en el formulario:
y el sistema resaltará su espacio en el espacio.
Los gestores de instalaciones, de traslados y de departamento a menudo necesitan ver cómo está asignado el espacio a departamentos dentro de una planta. Por ejemplo, al preparar la ampliación de un departamento, tienen que ver los espacios que no están asignados a los departamentos en ese momento. Los usuarios móviles pueden seleccionar una planta y acceder a un plano de esta en el que los espacios de cada departamento estén resaltados del mismo color. Los espacios no asignados a un departamento no se resaltarán. Los que sí estén asignados al departamento del usuario móvil lo estarán de color amarillo.
Las tareas al final de la pantalla Portal de servicios al empleado permiten al usuario desplazarse por una lista de las solicitudes hechas desde la última vez que sincronizaron el dispositivo. Esto resulta práctico para cerciorarse de no hacer la misma solicitud dos veces. Para revisar cualquiera de las solicitudes realizadas, puede usar los comandos de la parte superior de la pantalla. Fíjese en que las solicitudes de copiar, espacio, traslado y mantenimiento están todas agrupadas como "solicitudes de servicios".
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