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Definir programas recurrentes

Cuando se trabaja con las aplicaciones de ARCHIBUS , puede salir un formulario para definir una programación de eventos que sigue un patrón determinado. Por ejemplo, actividades, eventos, obligaciones y recordatorios puede ocurrir a diario, semanalmente, mensualmente o anualmente.

Ejemplos típicos de aplicaciones que usan las funciones de programa recurrente son Gestión de cumplimiento normativo y EHS; los responsables del cumplimiento normativo necesitan programar obligaciones que se produzcan siguiendo un programa recurrente flexible definido por el usuario, y los responsables de seguridad necesitan crear programas recurrentes para la formación de los empleados, la renovación de los equipos de protección individual (EPI) y los exámenes médicos.

A continuación se muestra el formulario para especificar el patrón de recurrencia. Dependiendo de la frecuencia seleccionada (una vez, a diario, semanalmente, etc.), el sistema activa los campos pertinentes para definir el patrón. En el ejemplo resaltado en rojo, se programa un evento para que tenga lugar cada tres meses, el último viernes del tercer mes. Una vez especificado el patrón de recurrencia, el sistema lo empleará para generar un programa a 5 años vista (10 para los eventos que se produzcan anualmente) como máximo.

Si no quiere que el sistema genere eventos para 5 años (10 para eventos anuales), puede usar los campos de fecha de cada aplicación para definir un marco temporal en el que deba tener lugar la programación. Tenga en cuenta que el formulario no muestra campos de fecha para controlar el marco temporal para los que el sistema generará un programa. Los títulos de estos campos variarán de una aplicación de ARCHIBUS a otra de modo que no aparecen en el formulario básico. Cuando trabaje con aplicaciones que usen un programa recurrente, verá estos campos en otra parte de la interfaz.

El comportamiento exacto de los programas recurrentes depende de la aplicación con la que se utiliza. Por ejemplo, la aplicación Cumplimiento normativo usa el programa recurrente en combinación con requisitos y obligaciones, mientras que EHS lo usa solamente para requisitos de seguridad.

La tabla siguiente resume los campos de fecha y cómo los usa el sistema recurrente. Los campos Fecha de recurrencia inicial y Fecha de recurrencia pueden presentar un nombre distinto en cada aplicación de ARCHIBUS que use la programación recurrente.

Campo	Uso
Límites definidos por el sistema	Si no indica una Fecha de recurrencia final o Finalizar tras XX ocasiones, el sistema programa los eventos anuales para 10 años, y los eventos mensuales, semanales y diarios para 5 años.
Fecha de recurrencia inicial	La fecha indicada aquí es la fecha a partir de la cual el sistema genera el programa. Por ejemplo, si introduce como fecha el 10 de agosto de 2012 y el evento debe producirse cada año el 3 de enero, el sistema programará el requisito para que comience el 3 de enero de 2013. Si el evento debe ocurrir mensualmente el primero de cada mes, el sistema iniciará el programa el 1 de septiembre de 2012.
Fecha de recurrencia final	Si no quiere que el sistema prepare una programación de 5 años (o de 10 para eventos anuales), puede rellenar este campo para especificar el periodo de finalización. Por ejemplo, supongamos que un evento tiene que producirse anualmente el 1 de julio, la fecha inicial es el 1 de enero de 2013, y en el campo Fecha de recurrencia final usted pone 1 de enero de 2016, entonces el sistema no programará este evento para 10 años, sino que dejará de programar eventos el 1 de julio de 2015.
Finalizar tras XX ocasiones	También puede decidir cuándo interrumpir una programación si establece que el evento se detenga tras un número especificado de ocasiones. Por ejemplo, usted puede tener un requisito diario que esté siempre activo. En tal caso, es posible que no quiera generar inmediatamente eventos para cinco años, ya que con el tiempo podría resultar difícil gestionar esta cantidad de eventos. Por consiguiente, lo mejor sería generar un nuevo conjunto de eventos cada trimestre (cantidad=90) o anualmente (cantidad=365). O puede que tenga un requisito que le exija tomar un número concreto de muestras (de agua, tierra, etc.) en un periodo de tiempo en vez de con una programación específica. En estos casos, puede dejar vacío el campo Fecha de recurrencia final y usar este otro campo para controlar el número generado de programas. Nota: el número máximo de casos que la aplicación crea usando cualquier tipo de programa es 999. Supongamos que un evento deba tener lugar mensualmente el primero de cada mes y que usted introduce el 1 de enero como fecha inicial y pone 6 en este campo. El sistema generará programas para el 1 de enero, el 1 de febrero, el 1 de marzo, el 1 de abril, el 1 de mayo y el 1 de junio, para luego interrumpir la rutina de programación. Supongamos que rellena este campo y el de Fecha de recurrencia final. Finalizar tras XX ocasiones tendrá prioridad sobre los valores del campo Fecha de recurrencia final. Sin embargo, el sistema no ignora el valor en este último campo; lo usa como límite superior de tal forma que se generan fechas hasta que se repite en XX ocasiones O hasta que se llega a la fecha final. El sistema no genera fechas posteriores a la Fecha final con independencia del valor de X. Ello permite al sistema tener una Fecha de recurrencia final fija y, también, generar las fechas que hagan falta para alcanzar el siguiente número X de fechas, sin tener que preocuparse sobre si se sobrepasa la Fecha de recurrencia final.