Funktion "Dokumentenmanagement für Zeichnungen" verwalten

Als CAD-Manager müssen Sie die Funktion Dokumentenmanagement für Zeichnungen verwalten, sodass CAD-Benutzer Zeichnungen zur Bearbeitung auschecken und die bearbeiteten Zeichnungen an einem zentralen Speicherort (dem Ordner für Web Central-Zeichnungsdateien) einchecken können.

In der Regel müssen Sie die in diesem Thema aufgeführten Aufgaben ausführen. Möglicherweise müssen Sie außerdem zuerst die Funktion "Dokumentenmanagement für Zeichnungen" aktivieren und konfigurieren. Weitere Informationen zu diesen Aufgaben finden Sie im folgenden Abschnitt der ARCHIBUS Systemmanagement-Hilfe:

ARCHIBUS Administrator/Administrating Document Management for Drawings

Backup und Redundanz einrichten

Der Ordner für gemeinsam genutzte Web Central-Zeichnungsdateien verhält sich wie ein allgemeiner Zeichnungsordner, den Sie in einem LAN oder WAN freigeben. Die Benutzer können Zeichnungen jedoch von jedem Standort aus ein- und auschecken, von dem aus sie über das Internet auf ARCHIBUS zugreifen können. Sie müssen die Art von Redundanz und Backup einrichten, über die sie auch bei einem gemeinsam genutzten Zeichnungsordner verfügen würden. So könnten Sie beispielsweise mit einem gespiegelten Laufwerk oder mit nächtlichen oder stündlichen Backups arbeiten.

Das System speichert die neueste Version, die von einem beliebigen Benutzer eingecheckt wurde. Es speichert nicht die Revisionen jeder Zeichnung, sondern ersetzt die aktuelle Zeichnung durch die neue, von den CAD-Spezialisten eingecheckte Version.

Zeichnungen zum ersten Mal zum Ordner für Web Central-Zeichnungsdateien hinzufügen

Wenn Sie auf eine neue ARCHIBUS-Version aktualisieren, die über die Funktion "Dokumentenmanagement für Zeichnungen" verfügt, sind Ihre Dokumente wahrscheinlich bereits in ARCHIBUS registriert und in der Zeichnungsliste enthalten. Sie müssen diese Dokumente nun zum Ordner für gemeinsam genutzte Web Central-Zeichnungsdateien hinzufügen.

Nachdem die Funktion "Dokumentenmanagement für Zeichnungen" entsprechend den Anweisungen in der Systemmanagement-Hilfe (siehe Verweis oben) aktiviert und konfiguriert wurde, müssen die CAFM-Zeichnungsdateien in den Ordner für Web Central-Zeichnungsdateien kopiert werden. Dieser Ordner ist in \web-inf\config\drawing-management.properties festgelegt, z. B.:

drawingManagement.drawings.folder=$Path{WebAppPath}/projects/hq/drawings

Bei der Einzelbenutzer-Installation wird dafür standardmäßig der HQ-Projektordner konfiguriert. Jeder, der das HQ-Beispielprojekt verwenden möchte, braucht somit nur die Projekteinstellung "Dokumentenmanagement für Zeichnungen verwenden" im Dialogfeld "Projekte/Projekt bearbeiten" zu aktivieren.

Nachdem Sie die Dateien kopiert haben, werden alle Zeichnungen in der Zeichnungsliste ohne Status oder mit dem Status "zum Auschecken verfügbar" angezeigt.

Unternehmensgrafiken löschen

Der Systemadministrations-/CAD-Manager-Prozess stellt eine Reihe von Berichten bereit, die die Eincheck-Historie von Zeichnungen zeigen. Jeder dieser Berichte verfügt über die folgenden Schaltflächen zum Verwalten von Unternehmensgrafiken:

Alle Unternehmensgrafiken löschen
Nicht genutzte Unternehmensgrafiken löschen

Wenn die Funktion "Dokumentenmanagement für Zeichnungen" aktiviert ist, werden mit dem Befehl "Zeichnungen veröffentlichen" alle Unternehmensgrafiken am zentralen Speicherort (dem Ordner für Web Central-Zeichnungsdateien) veröffentlicht. Möglicherweise möchten Sie alle Unternehmensgrafiken oder nicht genutzte Unternehmensgrafiken regelmäßig löschen. (Eine Unternehmensgrafik gilt als nicht genutzt, wenn die Zeichnung, von der sie veröffentlicht wurde, nicht mehr in der Zeichnungsliste enthalten ist, d. h., dass sie umbenannt oder gelöscht wurde.)

Wählen Sie dazu einfach die entsprechenden Schaltflächen am Anfang jedes Berichts.

Änderungsliste für eine Zeichnung anzeigen

Wenn Sie möchten, können Sie die Liste der an einer Zeichnung vorgenommenen Änderungen anzeigen und feststellen, welcher Benutzer für die Änderungen verantwortlich ist. Wenn Sie eine Frage zu einer bestimmten Änderung an einer Zeichnung haben, können Sie sich notieren, welcher Benutzer die Änderungen vorgenommen hat und sich seine Kommentare ansehen. Ihre Frage wird damit möglicherweise beantwortet.

Sie können Änderungen nach Zeichnung, Gebäude oder Benutzer anzeigen. Für jeden der Berichte, dessen Details sie anzeigen und dessen Zeichnung Sie auswählen, zeigt das System die Versionstabelle der Zeichnung an. Diese Tabelle enthält wichtige Daten über die Eincheck- und Auscheck-Aktion, wie Benutzer, Datum, Uhrzeit und Kommentar.

Verwenden Sie die folgenden Aufgaben (im Systemadministrations-/CAD-Manager-Prozess), um die Zeichnungsänderungen anzuzeigen:

Änderungen an Zeichnungen nach Zeichnung: Mit dieser Aufgabe suchen Sie über den Zeichnungsnamen nach Zeichnungen. Wenn Sie eine Zeichnung auswählen, wird im rechten Fenster die Versionstabelle mit einem Protokoll der Benutzer angezeigt, die die Zeichnung geändert haben, sowie ihre Kommentare zu den einzelnen Änderungen. Am Anfang des Berichts wird angezeigt, wie oft die Zeichnung insgesamt bearbeitet wurde.
Änderungen an Zeichnungen nach Gebäudestandort. Hiermit suchen Sie eine Zeichnung, indem Sie sich ausgehend vom Standort zu Gebäuden und Geschossen durcharbeiten. Nachdem Sie Ihre Zeichnung gefunden haben, zeigt der Bericht Informationen ähnlich denen des oben beschriebenen Berichts an.
Änderungen an Zeichnungen nach Benutzer: Wählen Sie einen Benutzer aus der linken Spalte aus. Im Bereich rechts oben sehen Sie alle Zeichnungen, die von diesem Benutzer bearbeitet wurden. Wählen Sie eine Zeichnung aus, um sich das Änderungsprotokoll der Zeichnung anzusehen.