Cas particuliers lors de la gestion de documents pour dessins

La rubrique Archiver et extraire les dessins du système de gestion de documents pour dessins présente les procédures de base permettant d'extraire les dessins en vue de leur modification et de leur consultation, d'archiver les dessins modifiés, de créer de nouveaux documents et d'enregistrer les dessins existant avec la fonctionnalité ARCHIBUS Gestion de documents pour dessins.

Toutefois, d'autres situations peuvent se présenter, par exemple :

Un gestionnaire CAD copie des fichiers directement dans le dossier des fichiers de dessins Web Central.
Des sous-traitants extraient des fichiers mais ne les archivent pas.
Des spécialistes CAD utilisent le système d'exploitation pour copier des fichiers.
Des spécialistes CAD utilisent le système d'exploitation pour supprimer la restriction de lecture seule afin de pouvoir modifier des fichiers qu'ils ont pas verrouillés.

Cette rubrique aborde de type de situations et explique comment utiliser les fonctionnalités avancées du système pour les résoudre.

Prendre le contrôle d'un dessin en supprimant les verrouillages en cours

Il peut arriver qu'un autre utilisateur dispose d'un dessin verrouillé dans lequel vous devez apporter une modification. Par exemple, un sous-traitant a extrait le dessin il y a plusieurs semaines et ne l'a jamais archivé, ou un collègue a extrait le document et s'est absenté depuis.

En pareil cas, procédez comme suit :

Affichez la liste des dessins.
Sélectionnez le dessin à modifier, en notant l'icône de verrouillage.

Sélectionnez le bouton Extraire.
Dans la boîte de dialogue, choisissez l'option Extraire pour édition.
Cliquez sur le bouton Avancé afin d'afficher d'autres options et sélectionnez Supprimer verrouillages en cours.
Le système supprime le verrouillage, extrait le document dans votre disque local et verrouille automatiquement la copie du dessin dans l'emplacement central de stockage afin que personne d'autre ne puisse l'extraire et le modifier.
Une fois que le dessin est extrait, la liste des dessins affiche le nouveau statut. Par exemple, les autres utilisateurs verront l'icône de verrouillage comme statut, alors que vous verrez une coche verte.
Maintenant que le dessin est extrait, vous pouvez l'ouvrir et effectuer vos modifications. Sélectionnez le dessin dans la liste des dessins et sélectionnez le bouton Ouvrir.
Avertissez l'utilisateur dont vous avez supprimé le verrouillage. Une fois que vous avez terminé les modifications et archivé le dessin, cet utilisateur devra extraire le dessin et ajouter manuellement les modifications qu'il aura éventuellement effectuées localement.

Utilisation de l'option Forcer l'extraction

Supposons que vous sachiez plus si vous avez bien extrait la dernière version d'un dessin depuis le dossier Web Central et si vous l'avez modifié sur votre machine locale. Vous n'êtes donc plus certain d'utiliser la même version du document que celle contenue dans le dossier des dessins Web Central.

Dans ce cas, vous pouvez forcer l'extraction du dessin pour être sûr d'utiliser la dernière version. Si vous ne récupérez pas au préalable la version la plus récente du dossier central, vous perdrez les modifications locales.

Procédez comme suit.

Affichez la liste des dessins.
Sélectionnez le dessin que vous souhaitez modifier.

Sélectionnez le bouton Extraire.
Dans la boîte de dialogue, choisissez l'option Extraire pour édition.
Cliquez sur le bouton Avancé afin d'afficher d'autres options et sélectionnez Forcer l'extraction.
Le système extrait le dessin sur votre machine locale, même si l'horodatage de la copie locale est ultérieure à celui de la copie contenue dans le dossier Web Central.
De plus, le système verrouille automatiquement la copie du dessin à l'emplacement central de façon à ce que personne d'autre ne puisse en extraire une copie ou le modifier.
Une fois que le dessin est extrait, la liste des dessins affiche le nouveau statut. Par exemple, les autres utilisateurs verront l'icône de verrouillage comme statut, alors que vous verrez une coche verte.
Maintenant que le dessin est extrait, vous pouvez l'ouvrir et effectuer vos modifications. Sélectionnez le dessin dans la liste des dessins et sélectionnez le bouton Ouvrir.
Vous pouvez ressaisir les modifications apportées localement, puis les archiver.
Avant d'extraire ce dessin une nouvelle fois, vous pouvez supprimer la copie locale du fichier pour garantir la similitude des versions.

Utilisation de l'option Forcer l'enregistrement.

Smart Client n'archive jamais un dessin antérieur à celui que se trouve dans le dossier Web Central. Toutefois, il peut arriver que vous ayez à le faire.

Par exemple, en constituant au mois de novembre un ensemble de dessins, le bureau principal d'une société a archivé des dessins envoyés par un site distant au mois d'août ; la date et l'heure des fichiers sont alors automatiquement définies à novembre. Le bureau distant de cette même société a entre temps travaillé sur les dessins jusqu'au mois d'octobre et veut à présent les enregistrer. Étant lui-même le créateur des dessins, il sait que ses copies sont plus précises, même si l'horodatage des fichiers dans le dossier Web Central est plus récent. Dans ce cas, le site distant peut forcer l'enregistrement pour mettre à jour le fichier central à partir des dessins actuels afin que tous les utilisateurs disposent de la version correcte.

Pour utiliser l'option Forcer l'enregistrement :

Affichez la liste des dessins.
Sélectionnez le dessin que vous souhaitez archiver.

Sélectionnez le bouton Archiver.
Dans la boîte de dialogue, choisissez l'option Archiver (avec ou sans verrouillage).
Cliquez sur le bouton Avancé afin d'afficher d'autres options et sélectionnez Forcer l'enregistrement.
Le système archive le dessin dans le dossier Web Central, indépendamment du fait qu'il présente un horodatage plus ancien que les fichiers du dossier central.

Fusion des modifications

Il arrive qu'un utilisateur B ait supprimé le verrou d'un utilisateur A, même si A a effectué des modifications qu'il n'a pas enregistrées. Dans ce cas, l'utilisateur A peut procéder comme suit :

Il renomme sa propre copie du fichier de dessin (par exemple, hq18_mine.dwg).
Il extrait les modifications de l'utilisateur B dans un fichier, par exemple hq18.dwg.
Il ouvre les dessins et fusionne les modifications (par exemple dans hq18.dwg).
Il sauvegarde et archive les modifications fusionnées.