Quando si trovano sul campo, in una riunione fuori sede o in altre situazioni in cui non è possibile connettere il laptop al database ARCHIBUS, i responsabili delle strutture, di reparto, di spostamento e altri soggetti coinvolti nell'uso degli spazi di un edificio potrebbero aver necessità di accedere a planimetrie e dati sull'edificio. Ad esempio, un responsabile delle strutture che discute di nuove apparecchiature HVAC con un fornitore potrebbe aver bisogno di conoscere l'area in metri quadrati del locale del boiler, un responsabile spostamenti in una riunione fuori sede potrebbe aver bisogno di conoscere la posizione dei locali liberi, un responsabile di reparto in viaggio potrebbe aver bisogno di verificare gli occupanti di locali assegnati al suo reparto.
Per consentire a tali utenti di accedere alle informazioni della struttura quando non possono connettersi ai dati ARCHIBUS con un laptop, ARCHIBUS offre l'applicazione mobile Book Spazi, che fornisce un accesso rapido e facilitato ai dati chiave e ai disegni degli edifici da un tablet o iPad. Inoltre, l'applicazione presenta dei compiti per l'esecuzione di rilievi di spazi non cartacei mediante i dispositivi portatili.
Nota: l'applicazione mobile Book Spazi viene utilizzata con l'applicazione Inventario ed efficienza spazio di Web Central. Il sito deve disporre di una licenza per questa applicazione Web Central affinché gli utenti mobili possano accedere agli inventari spazio elaborati in Web Central e aggiornarli mediante l'applicazione mobile Book Spazi.
Gli utenti che scelgono l'applicazione Book Spazi ne apprezzeranno l'intuitività dell'interfaccia e dei messaggi di guida all'uso. Questo argomento offre una descrizione di Book Spazi ed è articolato nelle seguenti sezioni:
È possibile consultare anche i seguenti argomenti:
Di seguito sono riportati alcuni utilizzi tipici dell'applicazione mobile Book Spazi:
Mentre si trova in riunione o sul campo, il personale potrebbe avere la necessità di controllare i dettagli relativi a un sito, un edificio, un piano o un locale. Poter disporre immediatamente dei dati sugli spazi su un dispositivo portatile consente agli utenti di accedere a tali informazioni senza consultare un laptop connesso alla rete. È sufficiente selezionare il pulsante Dettagli per qualsiasi voce e accedere ai dati chiave. Per trovare tali informazioni, gli utenti mobili possono eseguire la ricerca per siti, edifici e locali. Possono inoltre eseguire il drill-down per informazioni più dettagliate, ad esempio selezionando un edificio ed approfondendo di livello ai relativi piani e locali. Il pulsante Home riporta indietro all'elenco dei siti.
Il personale potrebbe avere inoltre la necessità di accedere alle planimetrie in modo da poter verificare la posizione di un locale, l'assegnazione di un locale a un reparto, le vie di evacuazione sul piano e così via. A seconda del ruolo nell'azienda e delle informazioni di cui tiene traccia il sito, il personale potrebbe avere accesso ai seguenti tipi di piani:
Per vedere questo tipo di informazioni sul disegno, l'utente scegli il tipo di piano appropriato dall'elenco a discesa Tipo di piano. 
Ad esempio, nella figura della planimetria riportata sopra, l'utente mobile ha selezionato il tipo di piano Posti vacanti affinché il disegno evidenzi i locali in base allo stato di tali posti. Si noti che prima di scegliere un tipo di piano, il disegno visualizza il primo tipo di piano dell'elenco. Una volta selezionato un tipo di piano, questo resta attivo mentre si caricano diversi disegni delle planimetrie. Tale funzione risulta utile per il confronto di dati su diversi piani.
Il personale FM sul campo può confrontare il locale effettivo alla relativa descrizione nel dispositivo mobile e indicare che le informazioni relative a Categoria di locale, Tipo, Standard, Divisione o Reparto sono errate. È possibile apportare modifiche ai dati degli attributi dei locali seguendo lo stesso metodo adottato dagli ispettori sul campo che eseguono un rilievo, ovvero iniziando un rilievo ad-hoc in loco. Se si dispone dell'autorizzazione, è possibile chiudere il rilievo ad-hoc e aggiornare immediatamente l'inventario, direttamente dal campo.
Un membro del personale FM può inviare a se stesso altre note su una planimetria o inviare per e-mail informazioni su una determinata condizione a un collega. Ad esempio, sul campo potrebbe notare che due locali sono stati uniti e desidera inviare un'e-mail a un esperto CAD per aggiornare il disegno e rispecchiare tale modifica. Oppure, potrebbe essere necessario inviare un'e-mail al responsabile della manutenzione riguardo una piastrella macchiata del soffitto che indica la perdita di un tubo. Grazie all'applicazione Book Spazi, è possibile inviare un'immagine della planimetria in un messaggio e-mail affinché il destinatario possa visualizzare i locali a cui si fa riferimento. Ad esempio, si supponga di usare un iPad e di disporre di una planimetria ARCHIBUS che si desidera visualizzare sullo schermo. Premere il pulsante Menu e quello di accensione per acquisire la foto sullo schermo, spostarsi su Camera Roll nell'applicazione Photo, selezionare la foto e inviarla come e-mail.
Molti siti eseguono periodicamente dei rilievi della propria struttura per verificare che l'inventario locali elettronico corrisponda alla situazione effettiva. Ad esempio, il personale potrebbe aver unito di propria iniziativa delle postazioni ufficio per creare uno spazio più ampio, convertito una sala conferenze in un ufficio, utilizzato un ufficio come ripostiglio. In questi casi, l'inventario elettronico non corrisponde più alle condizioni effettive della struttura. Per valutare la situazione reale, gli ispettori sul campo visitano ogni locale e prendono nota delle discrepanze con l'inventario elettronico. Successivamente caricano tali informazioni in una tabella di rilievi sul server ARCHIBUS affinché il responsabile delle strutture possa visualizzarle e analizzarle. Dopo la revisione, il responsabile delle strutture può aggiornare l'inventario elettronico ufficiale con le modifiche necessarie.
Durante il rilievo, possono utilizzare la fotocamera del dispositivo mobile per scattare foto delle condizioni da allegare ai record dei locali.
Per ulteriori informazioni, vedere Esecuzione dei rilievi spazio mediante l'applicazione mobile Book spazi.
Per iniziare a usare l'applicazione Book Spazi, il proprietario del dispositivo deve scaricare i dati dell'inventario e le planimetrie sul dispositivo portatile tramite le seguenti operazioni dall'applicazione:
Scarica dati. Questa azione consente di scaricare l'elenco di siti, edifici, piani e altri dati dal server. Consente inoltre di scaricare i bitmap delle foto del sito e dell'edificio che l'applicazione include negli elenchi.Sul server, i disegni delle planimetrie nonché le informazioni per siti, edifici e piani possono cambiare nel corso del tempo man mano che i responsabili delle strutture, i responsabili degli spazi e coloro che lavorano con ARCHIBUS in rete aggiornano i dati della struttura. Dopo aver inizialmente scaricato i dati, i proprietari dei dispositivi devono periodicamente eseguire le azioni sopra indicate per aggiornare gli elenchi e i disegni sul dispositivo per disporre delle versioni più recenti dal server. Analogamente, gli utenti CAD devono periodicamente pubblicare i disegni come grafici aziendali affinché siano disponibili per il download.
Per ulteriori informazioni, vedere Applicazioni mobili: trasferimento di dati e disegni ARCHIBUS.
L'applicazione Book spazi consente di accedere a inventari di spazi di lavoro riallocati e non riallocati. L'applicazione mobile Occupazione spazi, invece, è stata appositamente progettata per utilizzare e aggiornare l'inventario delle riallocazioni dal dispositivo mobile.
Se è presente un inventario di spazi non riallocati e si desidera registrare i dati di occupazione, è possibile utilizzare l'applicazione mobile Occupazione spazi anziché l'applicazione Book spazi. Per ulteriori informazioni sulle funzioni fornite da ciascuna applicazione, vedere Rilievi spazio e applicazioni mobili (concetto).
Se si utilizza Book Spazi con un inventario spazio basato sulle ri-allocazioni degli spazi di lavoro, i dati visualizzati sul dispositivo portatile sono quelli a partire dalla data corrente (mentre i dati basati sulle ri-allocazioni degli spazi di lavoro dal lato server comprendono anche i dati per date passate e future). Se si utilizza l'inventario spazio basato sulle ri-allocazioni e se il proprio team impiega l'applicazione Book spazi per apportare correzioni sul campo, è possibile eseguire il report Inventario ed efficienza spazio/Responsabile spazio/Eccezioni ri-allocazione degli spazi di lavoro di Web Central. Questo report mostra eventuali operazioni future programmate, quali spostamenti o ri-allocazioni degli spazi, che occorre esaminare alla luce di tali informazioni aggiornate dal campo.
Per ulteriori informazioni su questi due tipi di inventario, vedere Inventari spazi riallocati e non riallocati.
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