Il personale generale spesso ha domande e richieste per il reparto di gestione della struttura. Ad esempio, tale personale potrebbe avere necessità di trovare un dipendente in un piano, segnalare un problema di manutenzione, richiedere un locale per una riunione o richiedere un cambio di arredi. La comunicazione efficiente delle richieste del personale al responsabile delle strutture e la possibilità di offrire al personale compiti self-service affinché possa trovare i dati necessari rappresentano degli obiettivi importanti che aiutano a garantire un ambiente di lavoro sicuro ed efficiente per tutti.
Per conferire al personale generale tali compiti self-service, i siti possono offrire l'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro ARCHIBUS a tutti i membri del personale. Grazie a questa applicazione, i membri del personale possono utilizzare i propri smartphone e dispositivi portatili per presentare le seguenti richieste e domande:
Anche il personale esterno e gli ospiti dell'edificio troveranno utili molti di questi compiti. Grazie all'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro, il personale generale e i visitatori non devono accedere al sistema ARCHIBUS installato sui propri laptop o workstation per eseguire compiti di gestione delle strutture occasionali. Al contrario, possono richiedere e accedere a dati chiave delle strutture direttamente e comodamente dai propri smartphone o tablet.
Nota: molti dei compiti dell'applicazione accedono ai disegni delle planimetrie affinché l'utente mobile possa vedere la posizione dei locali che richiedono o di un dipendente o reparto. Se l'accesso ai disegni delle planimetrie rappresenta una priorità per il proprio sito, si consiglia agli utenti mobili di utilizzare l'applicazione Portale servizi spazio di lavoro su un tablet anziché su uno smartphone. I disegni delle planimetrie occupano uno spazio rilevante sullo schermo e possono risultare di difficile visualizzazione sugli smartphone.
Prima che i membri del personale possano iniziare a utilizzare l'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro, il responsabile delle strutture deve preparare i dati di background ed eseguire altre attività. Per ulteriori informazioni, vedere Applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro: attività del responsabile delle strutture.
I membri del personale spesso hanno necessità di prenotare dei locali per riunioni, sessioni di formazione o eventi aziendali. Con l'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro, possono prenotare i locali direttamente dal loro smartphone e gestire la prenotazione con l'applicazione Prenotazioni di Web Central.
Dallo smartphone, gli utenti immettono i criteri desiderati per il locale, ad esempio posizione, capacità, disponibilità di risorse come apparecchiature video e così via. Quindi, selezionano il locale desiderato dall'elenco dei locali disponibili e aggiungono i dipendenti e i contatti esterni che parteciperanno all'evento in tale locale. Per invitare persone non incluse negli elenchi dei dipendenti e dei contatti, è sufficiente immettere i relativi indirizzi e-mail.
Una volta confermata la prenotazione, l'applicazione sincronizza automaticamente il dispositivo in modo tale che la prenotazione venga immediatamente caricata nel database. L'applicazione Prenotazioni di Web Central attiva il processo di approvazione (se necessario), effettua la prenotazione dello spazio, invia una notifica e-mail ai dipendenti e ai contatti esterni indicati sulla prenotazione e tiene conto della prenotazione nei report dei costi e delle analisi.
Quando il richiedente occupa il locale il giorno della prenotazione, può utilizzare il pulsante Check In per confermare al sistema l'effettivo uso del locale prenotato.
Nell'attuale ambiente aziendale di telelavoratori e lavoratori con contratto a tempo determinato, il sito potrebbe aver riservato un gruppo di locali non occupati in modo specifico per l'occupazione temporanea. Ad esempio, un telelavoratore potrebbe aver bisogno di un ufficio per due giorni mentre si trova in sede o un lavoratore con contratto a tempo determinato per un progetto potrebbe avere necessità di un ufficio per due settimane.
In tali casi, gli utenti delle applicazioni mobili possono effettuare quanto segue direttamente dai propri smartphone:
Analogamente al compito Prenotazioni, l'applicazione sincronizza automaticamente i dispositivi affinché la prenotazione sia immediatamente caricata sul database e lo spazio riservato nel sistema di hoteling globale. L'applicazione Hoteling di Web Central ora rende conto di tale prenotazione nei propri report di costi e analisi.
Quando il personale generale rileva dei problemi nella struttura, ad esempio perdite, serrature rotte, sversamenti, problemi di temperatura, vandalismo e così via, può segnalare il problema compilando i moduli self-service offerti dall'applicazione Portale luogo di lavoro. Una volta inviato il report, il sistema sincronizza automaticamente il dispositivo affinché la richiesta di manutenzione sia immediatamente caricata nel database in cui può essere elaborata dall'applicazione Lavoro su richiesta di Web Central.
Fornire al personale un ambiente self-service per la richiesta di servizi erogati dal reparto della struttura consente al personale di assumere il controllo del proprio ambiente di lavoro. Grazie all'applicazione mobile Portale luogo di lavoro, il personale può richiedere i seguenti servizi, che seguono tutti lo stesso formato di base.
Il personale generale compila un modulo simile a quello riportato sopra per la richiesta di manutenzione, ma senza il tipo di problema. Una volta sincronizzato il dispositivo, la richiesta viene caricata sul server ARCHIBUS a cui l'applicazione Service Desk di Web Central instrada la richiesta per l'approvazione, la stima o l'esecuzione a seconda delle regole che disciplinano i dettagli della richiesta.
Conoscere la posizione di un locale in un piano può far risparmiare tempo al dipendente evitandogli di vagare tra i corridoi alla ricerca del locale desiderato. Ad esempio, i dipendenti possono aver necessità di partecipare a una riunione in un altro edificio e non conoscerne la disposizione, oppure un ospite dell'edificio, ad esempio un collaboratore esterno, potrebbe aver bisogno di sapere la posizione del locale in cui lavorerà. Grazie a questa funzione, gli utenti immettono semplicemente il numero del locale e il sistema lo evidenzia sul disegno della planimetria. Facendo clic sul pulsante Elenco dei locali si ricavano i dettagli sui locali effettivi.
Se il personale generale è in grado di trovare più facilmente gli uffici dei colleghi in un piano, vi sono maggiori probabilità che vi si rechi per discutere di questioni di interesse. L'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro promuove la comunicazione faccia a faccia tra il personale poiché i dipendenti possono facilmente trovare i propri colleghi. È sufficiente immettere nel modulo il nome o l'ID del dipendente:
e il sistema evidenzia il relativo locale sul piano.
Responsabili delle strutture, responsabili spostamenti e di reparto spesso hanno necessità di vedere in che modo è assegnato lo spazio ai reparti all'interno di un piano. Ad esempio, quando si considera un'espansione del reparto, occorre vedere i locali che non sono attualmente assegnati ai reparti. Gli utenti mobili possono selezionare un piano e accedere a una planimetria in cui i locali di ciascun reparto sono evidenziati con lo stesso colore. I locali non assegnati ai reparti non sono evidenziati. I locali assegnati al reparto dell'utente mobile sono evidenziati in giallo.
I compiti nella parte inferiore della schermata di Portale servizi spazio di lavoro consentono all'utente di scorrere un elenco di richieste effettuate dall'ultima sincronizzazione del dispositivo. Tale funzione risulta utile per evitare di inoltrare la stessa richiesta due volte. È possibile rivedere qualsiasi richiesta effettuata mediante i comandi nella parte superiore della schermata. Si noti che le richieste di copia, arredi, spazio, spostamento e manutenzione sono tutte raggruppate tra le "richieste di servizio".
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