documento

File associato a un record a cui gli utenti possono accedere utilizzando il sistema di gestione dei documenti ARCHIBUS. Gli utenti possono visualizzare un documento. Se dispongono delle autorizzazioni per la modifica, possono anche eseguire il check-out di un documento per la modifica, bloccarlo e sbloccarlo ed eseguire il check-in una versione revisionata.

Un documento viene inserito nel sistema utilizzando un campo Documento. Ad esempio:

un record Standard apparecchiatura può includere un campo Documento per l'archiviazione di una versione digitalizzata del manuale di manutenzione dell'apparecchiatura
un record Locazione può includere un campo Documento per l'archiviazione di un file Word contenente il contratto di locazione
La tabella Dipendenti può includere un campo Documento contenente un'immagine del dipendente.
in Service Desk, la tabella Voci registro attività include un campo Documento per l'archiviazione di disegni delle mappe dei piani con linee rosse. Ad esempio, sul disegno della mappa di un piano è possibile contrassegnare una posizione specifica che richiede attenzione e salvare il disegno come documento per la richiesta di servizio.

Inoltre, gli utenti delle applicazioni mobili possono utilizzare la funzione fotocamera disponibile in alcune applicazioni mobili ARCHIBUS per acquisire foto delle aree. Quando l'utente sincronizza il dispositivo portatile, il sistema archivia le immagini nei corrispondenti campi Documento della tabella appropriata, ad esempio, nel campo Documento della tabella Richieste di lavoro.

L'amministratore di sistema del sito determina quanto segue:

i tipi di file (pdf, doc, xls, txt e così via) che possono essere associati ai record;
se il sistema supporta la registrazione di più versioni del documento.