Wie kann ich Umzüge besser verwalten und durchführen, um die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken? Wie kann ich die mit Umzügen verbundenen Risiken verringern? Wie kann ich besser und rascher reagieren, wenn etwas nicht wie geplant läuft? Wie kann ich die Umbelegungsrate senken?
Ein effektives Umzugsmanagement kann sich signifikant auf die Geschäftsstrategie und das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens auswirken. Umzüge müssen rasch und exakt durchgeführt werden, um Verzögerungen, Ausfallzeiten und Ineffizienz zu vermeiden. Die ARCHIBUS-Anwendung "Umzugsmanagement" stellt einen automatisierten Kollaborationsprozess bereit, der die Verwaltung und Durchführung des gesamten Umzugsprojekts vereinfacht und auf diese Weise die umzugsbedingten Ausfallzeiten in Ihrem Unternehmen verkürzt.
Die Anwendung "Umzugsverwaltung" ist primär für "Umzüge mit Kartons" konzipiert, bei denen der Inhalt eines Büros in Kartons gepackt und in ein anderes Büro transportiert wird. Die Anwendung unterstützt die Umzugsmanager bei folgenden Aufgaben:
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Unternehmensumzugsmanagement |
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Standort |
Domäne "Umzugsmanagement" |
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Geschäftsergebnis |
Verbesserte Verwaltung und Durchführung von Umzugsprojekten aufgrund besserer Kommunikation und Koordination zwischen allen an Umzügen beteiligten Personen (allgemeine Mitarbeiter, IT-Mitarbeiter, Anlagenmitarbeiter, Umzugspersonal, Telekommunikationsmitarbeiter usw.) Risikominderung Minimierung der allgemeinen Störung der Geschäftstätigkeit Verbesserte allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter aufgrund reibungsloser Umzüge Verringerung der Umzugskosten |
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Verwendung durch |
Umzugsanforderer Abteilungsleiter Handwerker (Umzugspersonal, Wartungspersonal, Telekommunikationstechniker) Umzugsszenarioplaner Daten- und Telefonkoordinatoren Führungskräfte Geschäftsprozesseigentümer CAD-Benutzer |
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Gründe für die Automatisierung |
Verringerung der mit Kistenumzügen verbundenen Schwierigkeiten, Risiken, Zeitaufwände, Ausfallzeiten und Kosten Verringerung des Verwaltungsaufwands Beschleunigte Ablaufverfolgung und verkürzter Nachlauf zur Kontrolle der Kontingente Effiziente Durchführung von Massenumzügen Erzeugung von Umbelegungsraten- und anderen Umzugsstatistiken Verwalten und Bewerten mehrerer Test-Layouts |
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Vorausgesetzte Anwendungen |
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Ergebnisse/Berichte
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Webbasierte Umzugsanforderungsformulare Webbasierte Umzugsbearbeitungsformulare Webbasierte Umzugsgenehmigungsformulare Webbasierte Umzugsleitungsformulare Webbasierte Umzugsaktualisierungsformulare Gruppenumzugsbericht Einzelumzugsbericht Gruppenumzugstabelle Umzugskalender Umzugsszenario Umzugsstatistiken nach Standort Umzugsstatistikdiagramm nach Standort Umzugsstatistiken nach Organisation Umzugsstatistikdiagramm nach Organisation Umzugsverlauf Ziel-/Herkunftsstandorte markieren |
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Anwendungen, die die Ergebnisse dieser Anwendung nutzen |
Strategische Raum- und Flächenplanung |
Typische Benutzer:
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Anwender |
Aufgaben |
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Umzugsanforderer |
Die Verfahrensweisen sind je nach Standort unterschiedlich, jedoch werden Umzüge meist von folgenden Personen angefordert:
Diese Benutzer leiten den Umzug ein, indem sie eine Anforderung mit dem aktuellen und dem neuen Standort sowie besonderen Informationen zu dem Umzug in das Umzugsmanagement-System eingeben. Wenn sie Zugriff auf die Mobile App "Workplace-Services-Portal" haben, können sie dies direkt über ihr Smartphone oder Mobilgerät vornehmen. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, ob die Umzugsanforderung genehmigt oder abgelehnt wurde. |
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Abteilungsleiter |
Fordern Umzüge an Erhalten Benachrichtigungen über den jeweiligen Status der Umzüge im Umzugsmanagementsystem Fungieren als Genehmigungsmanager für Umzüge, die ihre Mitarbeiter betreffen Überwachen der Umbelegungsrate ihrer Abteilung anhand des Berichts "Umbelegungsrate nach Abteilung" |
| Umzugsszenarioplaner |
Entwickeln verschiedene Szenarien für Raumzuweisungen, sodass die Beteiligten diese Alternativen prüfen können Erstellen von Berichten für diese Szenarien, einschließlich CAD-Layouts, um die vorgeschlagenen Raumzuweisungen zu visualisieren und das Überprüfen zu vereinfachen Implementieren des ausgewählten Szenarios, um die Raumzuweisungen für den Umzug automatisch mit den im ausgewählten Szenario verwendeten Zuweisungen zu aktualisieren |
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Umzugskoordinatoren |
Fordern umfangreiche Umzüge aufgrund von Umstrukturierungen und Fusionen an Geben Details zu einem angeforderten Umzug ein Schätzen die Kosten des Umzugs ab Durchführung des Umzugs planen und Arbeitsanleitungen für Handwerker erstellen Umzugsanforderungen zur Genehmigung oder automatischen Genehmigung weiterleiten Umzüge ausstellen Umzugsaufträge während der Ausführung überwachen Umzugsauftragsdetails eingeben, z.B. Informationen zu bestimmten Tätigkeiten, die tatsächlich für den Umzug benötigte Stundenzahl, das Abschlussdatum und besondere Hinweise Umbelegungsraten analysieren |
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Daten- und Telefonkoordinatoren |
Die das Telefon- und Datennetzwerk betreffenden Aspekte eines Umzugs verwalten |
| CAD-Benutzer |
Entwickeln neuer Szenario-Layouts in CAD Ausführen von Smart Client CAD-Befehlen, um Test-CAD-Zeichnungen und -Bestandslisten anhand vorhandener Bestandszeichnungen zu generieren. |
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Handwerker |
Diese Gruppe umfasst: Umzugspersonal, Wartungspersonal und Telekommunikationstechniker Die im Rahmen des Umzugs anfallenden Aufgaben ausführen, z.B. Geräte und Möbel transportieren, Regale aufbauen, Büroräume reinigen und Kabel anschließen Informationen zu den ihnen zugeteilten Aufgaben über das Umzugsmanagement-System abrufen Informationen zu abgeschlossenen Arbeiten in das Umzugsmanagement-System eingeben |
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Geschäftsprozesseigentümer |
Alle für Umzüge benötigten Anlagendaten in das System eingeben Den Mitarbeitern entsprechend ihren Rollen Aufgaben zuweisen |
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Führungskräfte |
Die Umzugsstatistiken des Unternehmens überwachen: Kosten für Umzüge, Anzahl der Umzüge, Umbelegungsrate |
Übersicht über die Anwendung "Umzugsverwaltung"
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