Ziele erreichen mit ARCHIBUS

Konformitätsprüfungen verwalten

Organisationen auf der ganzen Welt unterliegen einer Vielzahl von lokalen, regionalen, nationalen und internationalen Gesetzen, Vorschriften und Standards hinsichtlich ihrer Liegenschaften und Anlagen. Organisationen verfügen möglicherweise auch über interne Programme und Richtlinien, die sie verwalten müssen. Das Nachverfolgen dieser Anforderungen ist eine komplizierte Aufgabe angesichts der großen Anzahl an Anforderungen, der dringenden Notwendigkeit, diese Anforderungen planmäßig zu erfüllen, und der drohenden hohen Buß- und Strafgelder bei Nichteinhaltung.

Mithilfe der ARCHIBUS-Anwendung "Konformitätsprüfungen verwalten" können Sie die Konformitätsinformationen nach Vorschrift, Prüfung und Anforderungen organisieren. Dadurch stehen Ihnen folgende Möglichkeiten offen:

Verringerung der Zahl verspäteter Prüfungsereignisse (Ereignisse, die nicht pünktlich starten) oder ausstehender Prüfungsereignisse (Ereignisse, die nicht pünktlich abgeschlossen werden)
Verringerung von Verstößen und der damit verbundenen Kosten durch Sicherstellen, dass keine kritischen Fälligkeitstermine versäumt werden
Pflege einer umfassenden Konformitätsprüfungs-Dokumentbibliothek, die individuell für schnelles und einfaches Abrufen der Dokumente in Ordner organisiert werden kann
Bereitstellung eines Prüfungspfads, über den Sie Detailinformationen zu Anforderungen, einschließlich Dokumente, Kommunikationsprotokolle und Standortinformationen, einfach speichern und abrufen können
Nachverfolgung und Verwaltung Ihrer Konformitätsprüfungen durch das Bereitstellen von mehreren Betriebs- und Management-Berichten, einschließlich Diagrammen, und MIS-Berichten, die Ihre Konformitätsprüfungen auf einer Karte anzeigen
Integration Ihrer Konformitätsprüfungen in die Projektplanung, -verwaltung und -koordination auf oberster Ebene

Konformitätsprüfungs-Manager nutzen die Anwendung zum Verwalten aller Aspekte ihrer Konformitätsprüfungen. Koordinatoren für Konformitätsprüfungen können damit die ihnen zugewiesenen Programme und Anforderungen verwalten.

Wenn Sie die ARCHIBUS-Anwendung "Projektmanagement" verwenden, können Projektmanager für Konformitätsprüfungen Konformitätsprojekte erstellen, die auch in der Anwendung "Projektmanagement" angezeigt werden. Aus dieser Anwendung heraus können Sie alle Aspekte des Projekts verwalten, um das Projekt über mehrere Konformitätsprüfungen hinweg auf oberster Ebene zu planen.

Konformitätsprüfungen verwalten
Standort	Domäne "Umwelt & Risikomanagement" Anwendung "Konformitätsprüfungen verwalten"
Geschäftsergebnis	Verbesserte Betriebseffizienz und deutliche Reduzierung der mit dem Verwalten von Vorschriften, Konformitätsprüfungen und ihren Anforderungen verbundenen hohen Kosten, Risiken, der Komplexität und des Zeitaufwands. Verminderung der Haftungsrisiken und Vermeidung kostspieliger Bußgelder und Sanierungen durch die vollständige Kontrolle über Vorschriften, Programme, Anforderungen, Verpflichtungen, Ereignisse, Dokumentation und Prüfungen hinsichtlich der Konformität.
Verwendung durch	Projektmanager für Konformitätsprüfungen Konformitätsprüfungs-Manager Konformitätsprüfungs-Koordinator Konformitätsbeauftragter/Prüfer Führungskräfte
Gründe für die Automatisierung	Verbesserte Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch vollständige Kontrolle der enormen Komplexität der Verwaltung von Konformitätsprüfungen. Verminderte Risiken und Verstöße gegen Vorschriften durch Reduzierung der Fehler und Nachlässigkeiten, sodass keine Anforderungen versäumt werden. Zeiteinsparungen und verbesserte Betriebseffizienz, wodurch Kosten durch das Verringern des manuellen Aufwands reduziert werden, der mit dem Verwalten des mit Konformitätsprüfungen in Zusammenhang stehenden großen Volumens an Informationen und Kommunikationen einhergeht. Vermeidung kostspieliger Buß- und Strafgelder aufgrund von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften durch die Verwendung eines flexiblen E-Mail-Benachrichtigungs-/-Erinnerungssystems, damit keine Anforderungen und Fälligkeitsdaten versäumt werden. Sicherstellen der fristgerechten Erneuerung von Genehmigungen und Lizenzen durch die Verwendung eines Erinnerungssystems. Bessere Vorbereitung auf Prüfungen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch das Erstellen eines fundierten Prüfungspfads und abgeschlossener Maßnahmen. Besseres Verwalten der finanziellen Auswirkungen aufgrund der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch das Nachverfolgen von Kosten und Bußgeldern, die mit Konformitätsprüfungen und individuellen Anforderungen in Beziehung stehen.
Vorausgesetzte Anwendungen	Keine
Anwendungen, die die Ergebnisse dieser Anwendung nutzen	Projektmanagement
Berichte/Ergebnisse	Konformitätsprüfung – Detaillierung Regeln und Rechtsvorschriften Konformitätsprüfungen Konformitätsprüfungsanforderungen Konformitätsprüfung nach Ort/Konformitätsprüfung nach Ort – Detaillierung Konformitätsbenachrichtigungsvorlagen/Konformitätsprüfungsereignis-Benachrichtigungen Ausstehende und verspätete Prüfungsereignisse/Anzahl der ausstehenden und verspäteten Prüfungsereignisse Kalender für Konformitätsprüfungsereignisse und Konformitätsprüfungsereignisse finden Dokumentbibliothek Kommunikationsprotokoll zur Konformitätsprüfung Genehmigungen und Lizenzen und Anzahl der abgelaufenen Genehmigungen/Lizenzen Konformitätsverstöße/Anzahl der Konformitätsverstöße und Konformitätsverstöße – Kostenübersicht Gebäude/Räume mit Konformitätsprüfungen Übersicht der Konformitätsprüfungen/Übersicht der Konformitätsverstöße Berichte zu Anzahl der Konformitätsprüfungen nach... Berichte zu Regelanzahl nach... Berichte zu Anzahl der Konformitätsprüfungsanforderungen nach...

Die folgenden Benutzer sind in der Regel an der Verwaltung von Konformitätsprüfungen beteiligt.

Benutzer	Aufgaben
Risiko- & Konformitätsbeauftragter	Trifft Vorbereitungen für Prüfungen Verfolgt und prognostiziert Konformitätskosten
Projektmanager für Konformitätsprüfungen	Verantwortlich für die allgemeine Projektplanung, -koordination und das allgemeine Projektmanagement von mehreren Konformitätsprüfungsprojekten.
Konformitätsprüfungs-Manager	Erstellt, verfolgt und verwaltet Vorschriften, Prüfungen, Anforderungen und die Dokumentation. Plant damit verbundene Maßnahmen und Ereignisse und weist diese zu. Dabei kann es sich um einmalige oder sich wiederholende Maßnahmen und Ereignisse handeln. Verfolgt und aktualisiert deren Status. Weist Benachrichtigungsvorlagen zu Prüfungen, Anforderungen oder Ereignissen zu und erhält Benachrichtigungen zu anstehenden/überfälligen/versäumten Maßnahmen und Ereignissen Verfolgt und verwaltet Erneuerungen von Lizenzen und Genehmigungen. Verfolgt Prüfungen, Verstöße, Vertragsstrafen und Bußgelder.
Konformitätsprüfungs-Koordinator	Prüft und aktualisiert die zugewiesenen Konformitätsereignisse. Erhält Benachrichtigungen zu anstehenden/überfälligen/versäumten Maßnahmen und Ereignissen.
Konformitätsbeauftragter/Prüfer	Prüft anwendbare Zusammenfassungen und Dokumente zur Verwaltung von Konformitätsprüfungen.
Führungskräfte	Prüfen Management-Berichte, wie den Bericht zur Übersicht der Konformitätsprüfungen, der eine Zusammenfassung des Konformitätsstatus der gesamten Organisation nach Standort bereitstellt. Darin enthalten ist die Gesamtzahl der Nichtkonformität sowie die Gesamtzahl der Verstöße und Bußgelder nach Standort und Jahr.

See Also

Compliance Application Overview