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Les membres du personnel ont souvent des questions et des demandes à l'attention du département de gestion du patrimoine. Par exemple, ils peuvent avoir besoin de localiser un employé sur un plan d'étage, de signaler un problème de maintenance, de demander une pièce pour une réunion, ou de demander un changement de mobilier. Le fait que les membres du personnel puissent communiquer efficacement leurs demandes au gestionnaire de patrimoine, et qu'ils disposent de tâches en libre-service afin de pouvoir trouver les infrastructures dont ils ont besoin, est un objectif important qui aide à garantir un environnement sûr et efficace pour tout le monde.
Pour fournir à tous les membres du personnel ces tâches en libre-service, le site peut mettre à sa disposition l'application mobile Portail des services aux occupants ARCHIBUS. Avec cette application, les membres du personnel peuvent utiliser leurs smartphones et leurs périphériques mobiles pour faire les demandes et réaliser les activités suivantes :
Les sous-traitants et les visiteurs du bâtiment trouveront également un grand nombre de ces tâches fortes utiles. Avec l'application mobile Portail des services aux occupants, le personnel et les visiteurs n'ont pas besoin d'avoir accès au système ARCHIBUS via leur ordinateur portable ou leur poste de travail afin d'exécuter des tâches de gestion de patrimoine occasionnelles. Au lieu de cela, ils peuvent demander des données de patrimoine clés et y accéder directement à partir de leur smartphone ou de leur tablette.
Remarque : de nombreuses tâches de l'application accèdent à des plans d'étage, de sorte que l'utilisateur mobile puisse consulter l'emplacement des pièces qu'ils sollicitent ou la localisation d'un employé ou d'un département. Si l'accès à un plan d'étage est une priorité pour votre site, il est recommandé aux utilisateurs mobiles d'exécuter l'application Portail des services aux occupants sur une tablette plutôt que sur un smartphone. Les plans d'étage occupent un espace significatif à l'écran et peuvent être difficiles à consulter sur un smartphone.
Avant que le personnel ne puisse commencer à utiliser l'application mobile Portail des services aux occupants, le Gestionnaire de patrimoine doit préparer les données fondamentales et réaliser d'autres tâches. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Application mobile Portail des services aux occupants : tâches du Gestionnaire de patrimoine.
Les membres du personnel ont souvent besoin de réserver des pièces pour des réunions, des séances de formation ou des événements de l'entreprise. Avec l'application Portail des services aux occupants, ils peuvent réserver des pièces directement depuis leur smartphone et laisser l'application Réservations de Web Central gérer leurs réservations.
Depuis leur smartphone, les utilisateurs saisissent les critères qu'ils souhaitent pour la pièce, comme sa localisation, sa capacité, la disponibilité des ressources (p. ex., équipement vidéo), etc. Ils choisissent ensuite la pièce souhaitée dans la liste des pièces disponibles, et ajoutent les employés et les contacts externes qui doivent assister à l'événement dans la pièce. S'ils souhaitent inviter des personnes qui n'apparaissent pas dans les listes des employés et des contacts, il leur suffit de saisir leur adresse électronique.
Une fois la réservation confirmée, l'application synchronise automatiquement le périphérique de sortie que la réservation soit immédiatement transférée dans la base de données. L'application Réservations de Web Central active alors le processus d'approbation (si nécessaire), réserve l'espace, envoie un e-mail de notification aux employés et aux contacts externes indiqués dans la réservation, et tient compte de cette réservation dans les rapports de coûts et d'analyse.
Quand le demandeur occupe la pièce le jour de la réservation, il peut utiliser le bouton Enregistrer pour informer le système qu'il utilise effectivement la pièce qu'il a réservée.
Les télétravailleurs et le personnel temporaire occupant de plus en plus de place dans le monde du travail, et les entreprises peuvent mettre à leur disposition des pièces inoccupées prévues à cet effet. Par exemple, un télétravailleur peut avoir besoin d'un bureau pendant deux jours pendant sa présence sur site, ou un travailleur temporaire peut avoir besoin d'un bureau pendant deux semaines le temps que dure son projet.
Dans ces cas, les utilisateurs d'applications mobiles peuvent, directement depuis leur smartphone :
Comme la tâche Réservations, l'application synchronise automatiquement leur périphérique de sorte que l'attribution soit immédiatement téléchargée dans la base de données et que l'espace soit attribué dans le système de bureaux de passage global. L'application Bureaux de passage de Web Central tiendra alors compte de cette attribution dans ses rapports de coûts et d'analyse.
Quand les membres du personnel rencontrent des problèmes dans les infrastructures, comme des fuites, des serrures cassées, des déversements, des problèmes de température, des cas de vandalisme, etc., ils peuvent signaler le problème en complétant les formulaires en libre-service de l'application Portail des services aux occupants. Lorsqu'ils envoient leur rapport, le système synchronise automatiquement le périphérique de sorte que la demande de maintenance soit immédiatement téléchargée dans la base de données, où elle peut être traitée par l'application Travaux sur demande de Web Central.
Fournir un environnement en libre-service pour demander des services auprès du département de patrimoine permet aux membres du personnel de maîtriser leur environnement de travail. Avec l'application mobile Portail des services aux occupants, le personnel peut demander les services suivants, qui suivent tous le même format de base.
Les membres du personnel rempliront un formulaire similaire au formulaire de demande de maintenance ci-dessus, à la différence près qu'ils n'indiqueront pas le type de problème. Lorsqu'ils synchronisent leur périphérique, la demande est téléchargée sur le serveur ARCHIBUS, où l'application Centre de services de Web Central la distribue en vue de son approbation, estimation ou exécution, selon les règles qui régissent les détails de la demande.
Le fait de connaître l'emplacement d'une pièce à un étage donné peut éviter à un employé de déambuler dans les couloirs à la recherche de la pièce souhaitée. Par exemple, supposons qu'un employé doive assister à une réunion dans un autre bâtiment dont il ne connaît pas l'aménagement, ou qu'un visiteur, comme un sous-traitant, ait besoin de connaître l'emplacement de la pièce où il va travailler. Avec cette fonction, il suffit à l'employé d'entrer le numéro de la pièce, et le système met la pièce en surbrillance sur le plan d'étage. En cliquant sur le bouton Liste des pièces, il obtient des informations sur les pièces réelles.
Si les membres du personnel peuvent facilement localiser les bureaux de collègues sur un plan d'étage, ils passeront plus volontiers par leurs bureaux pour examiner des problèmes. L'application mobile Portail des services aux occupants favorise la communication en personne parmi le personnel, car les employés peuvent facilement localiser leurs collègues. L'employé saisit le nom de l'employé ou son ID dans le formulaire,
et le système met en surbrillance la pièce où il travaille sur le plan d'étage.
Les gestionnaires de patrimoine, les gestionnaires de déménagements et les gestionnaires de département ont souvent besoin de savoir comment l'espace est affecté aux départements à un étage donné. Par exemple, dans le cadre de l'extension d'un département, ils ont besoin de voir les pièces qui ne sont pas encore affectées à des départements. Les utilisateurs mobiles peuvent sélectionner un étage et accéder à un plan d'étage où toutes les pièces de chaque département sont mises en surbrillance de la même couleur. Les pièces qui ne sont affectées à aucun département ne sont pas mises en surbrillance. Les pièces affectées au département d'un utilisateur mobile sont mises en surbrillance en jaune.
Les tâches situées dans la partie inférieure de l'écran Portails de services d'espace de travail permettent à l'utilisateur de parcourir une liste de demandes effectuées depuis la dernière synchronisation du périphérique. Ces tâches sont utiles pour vérifier que vous n'effectuez pas la même demande deux fois. Vous pouvez examiner toutes les demandes réalisées à l'aide des commandes situées en haut de l'écran. Notez que les demandes de copie, de changement de mobilier, d'espace, de déménagement et de maintenance sont toutes regroupées sous « demandes de service ».
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