Projektmanagement

Projektmanagement

Kapitalprojektmanagement-Domäne

Anwendung "Projektmanagement"

Investitionsprojekte, die mit kollaborativen Arbeitsmethoden termin- und budgetgerecht abgeschlossen werden

Insgesamt verbesserte Effizienz, Kostenkontrolle, Kommunikation und Durchführung von Investitionsprojekten

Projektanforderer

Anlagenmanager

Projektmanager

Führungskräfte

Handwerker

Lieferanten

Architekten

Ingenieure

Bereitstellung einer kollaborativen Arbeitsmethode für alle Benutzer (einschließlich der internen Mitarbeiter sowie der externen Verkäufer und Handwerker) zur Bearbeitung sämtlicher Phasen von Investitionsprojekten

Bereitstellung eines zentralen Repository und Erfassungssystems für Projektdokumentationen, auf die wichtige Beteiligte über das Internet oder ein Unternehmensnetzwerk zugreifen können

Verwaltung von Änderungsaufträgen für das ursprüngliche Projekt und Bewertung ihrer Auswirkungen auf Planung und Budget

Verwendung des automatischen Workflows des Systems, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder und Lieferanten E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, sodass das Projekt effizient zum Abschluss gebracht werden kann

Mit der Anwendung "Kapitalbedarfsrechnung" lassen sich die notwendigen Kapitalverbesserungen feststellen, die mit Projekten verwaltet werden müssen.

Es stehen verschiedene Managementkonsolen zur Verfügung. Folgende Berichte sind von Bedeutung:

Projekt-Scorekarte

Projektstatus

Projekte, die hinter dem Plan/über dem Budget liegen

Status der Projektmeilensteine

Projektanalyse

Projektkennzahlen

Kosten nach Projekt

Verkäuferleistungshistorie

Rechnungen und Zahlungen

Zeitplanabweichungen

Änderungsaufträge

Ausgeschriebene Arbeitspakete

Genehmigte Projektfinanzierung nach Jahren

Geschätzte Grundlinienkosten

Aufgaben

Jeder Mitarbeiter kann ein Kapitalprojekt anfordern, indem er das Projektanforderungsformular ausfüllt.

Arbeiten mit einem Projekt von der Anforderung bis zur Genehmigung. In der Regel führen sie folgende Aufgaben aus:

• Anfordern von Investitionsprojekten
• Überprüfen von angeforderten Investitionsprojekten
• Abschätzen der grundlegenden Kosten und Zeitpläne für Investitionsprojekte
• Festlegen von Bedarfsprioritäten für Investitionsprojekte
• Weiterleiten von Investitionsprojekten zur Genehmigung
• Überarbeiten abgelehnter Investitionsprojekte, so dass diese erneut zur Genehmigung vorgelegt werden können

Arbeiten das Projekt detailliert aus und überwachen die täglichen Details der Projektausführung. Der Projektmanager ist der Hauptbenutzer der Anwendung "Projektmanagement" und führt u. a. folgende Aktionen aus:

• Zuweisen eines Projektteams, zu dem auch externe Auftragnehmer gehören können
• Präzisieren der vom Anlagenmanager generierten Schätzungen über Grundkosten und Zeitplan in Zusammenarbeit mit Architekten und Ingenieuren bzw. Planern zur Bestimmung eines Architekturkostenvoranschlags und Zeitplans für das Projekt
• Definieren der auszuführenden Arbeiten (Aktionen) und Zusammenfassen der Arbeitsgänge zu Arbeitspaketen, für die Zulieferer Angebote abgeben können
• Entgegennehmen der Angebote von externen Zulieferern, Prüfen der Angebote und Erteilen der Aufträge
• Überwachen der Projektausführung
• Verwalten von Änderungen am Projekt (Änderungsaufträge), einschließlich ihrer Auswirkungen auf Kosten und Zeitpläne
• Prüfen der Lieferantenrechnungen und Erfassen von Zahlungen

Bringen ihre Fachkenntnisse bei der Planung und Ausführung des Investitionsprojekts sowie aller sich ergebender Änderungen ein. In der Regel verwenden Architekten und Ingenieure Aufgaben der Prozesse "Planen", "Ausführen" und "Überwachen", um den Architektur- und Konstruktionsanforderungen des Projekts gerecht zu werden.

Sie sind oftmals für die Entwicklung von CAD-Zeichnungen neuer Räume und von ausführlichen Konstruktionsplänen zuständig. In der Ausführungsphase des Projekts können Architekten und Ingenieure unter Umständen bei der Beseitigung unvorhergesehener Probleme, z.B. bei falschen Maßen, Unterstützung leisten oder Baupläne überarbeiten, falls beim Freilegen einer Wand unerwartet Rohre oder andere Objekte der Gebäudeinfrastruktur gefunden werden.

Melden sich über das Internet an und erhalten direkten Zugriff auf den aktuellen Status des Investitionsprojekts, sodass sie die ausgeschriebenen Arbeiten prüfen und über Internet ein Angebot abgeben können.

Können ihre Notizen direkt in das Projektmanagementsystem eingeben, indem sie sich per Internet beim System anmelden und je nach Bedarf sowie abhängig von dem ihnen zugewiesenen Projekt auf bestimmte Aufgaben zugreifen. Handwerker können beispielsweise folgende Aktionen ausführen:

• Während der Ausführung eines Auftrags können sie die Aufgabe "Aktionen aktualisieren" ausführen und die zum Abschluss des Auftrags erforderliche Stundenzahl, die Kosten sowie eine Beschreibung der Arbeiten eingeben.
• Falls während der Arbeit an einem Auftrag festgestellt wird, dass Mehrarbeit erforderlich ist, z.B. zur Beseitigung gefährlicher Stoffe, die bei Abrissarbeiten freigelegt wurden, können sie neue Arbeitsaufträge (Änderungsaufträge) für das Projekt anfordern.
• Sie können Details über ihre Arbeit in Korrespondenzprotokolle eingegeben.
• Falls der Standort Zugriff auf die ARCHIBUS-Funktionen für Arbeitsanforderungen von anderen ARCHIBUS-Produkten besitzt, hat der Projektmanager möglicherweise Arbeitsanforderungen für die einzelnen Projektmaßnahmen generiert. In diesem Fall können Handwerker mit den systemeigenen Funktionen für Arbeitsanforderungen ihre Aktualisierungen eingeben.

Greifen auf verschiedene Aufsichts- und Managementberichte zu, in denen Zusammenfassungsdaten enthalten sind und über eine Detaillierungsfunktion bestimmte Einzelheiten abgerufen werden können. Verwenden die zahlreichen Aufgaben des Prozesses "Überwachen", um auf Projektübersichtsanzeigen, Projektmetriken und Projektanalyseberichte zuzugreifen.