In der heutigen Unternehmensumgebung mit Telearbeitern und Zeitarbeitern gibt es in Ihrem Standort sicherlich auch einige unbesetzte Räume, die speziell für eine temporäre Belegung gedacht sind. Die Einrichtung eines Systems zur Belegungsorganisation dieser Räume unterstützt Sie dabei, kostspielige ungenutzte Räume effizienter zu nutzen. Und wenn Ihre Vertrags- und Telearbeiter am Standort eintreffen, stehen ihnen bereits Büros zur Verfügung, wo sie sofort mit der Arbeit beginnen können.
Mit der Hoteling-Anwendung können Benutzer Räume zur vorübergehenden Nutzung folgenden Personen zuweisen:
Der Prozess ähnelt der Buchung eines Hotelzimmers: Sie durchsuchen die verfügbaren Räume anhand von Suchparametern (Daten, Raumart, Gebäude usw.), bekommen die verfügbaren Räume in einem Geschossplan angezeigt, wählen Räume zur Buchung aus und prüfen die Liste gebuchter Räume. Räume können für jeden gewünschten Zeitraum gebucht werden, angefangen bei halben Tagen bis hin zu Jahren, und können auch einem Wiederholungsmuster entsprechend gebucht werden (z.B. jeden dritten Montag). Je nachdem, welche Sicherheitsmaßnahmen gelten und wie der Geschäftsprozesseigentümer die Anwendung konfiguriert hat, kann die Zustimmung eines Abteilungsleiters notwendig sein.
Genau wie bei ständig belegten Räumen ist die Kostenverfolgung bei Hoteling-Räumen ein wichtiger Punkt der Kostenkontrolle. Alle gebuchten Räume werden genau wie ständig belegte Räume mit den entsprechenden Abteilungen verrechnet. Indem den Abteilungen ihre Raumnutzung berechnet wird, weckt die Anwendung sowohl bei Abteilungsleitern als auch bei Anlagenmanagern ein Verantwortungsgefühl für die Senkung der Raumkosten.
An manchen Standorten soll allgemeinen Mitarbeitern, Gebäudenutzern, Telearbeitern und anderen Zugriff auf die ARCHIBUS Mobile App "Workplace-Services-Portal" bereitgestellt werden, damit sie Räume direkt über ihr Smartphone oder Mobilgerät buchen können.
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Hoteling |
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Standort |
Arbeitsablaufdienste-Domäne |
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Geschäftsergebnis |
Raumnutzung steigern und Raumkosten senken. Dank einer Berichterstattung bis hin zu einzelnen Räumen, ermöglicht es die Anwendung Anlagenmanagern, gering genutzte Räume zu bestimmen und kompetente Entscheidungen über die Abgabe von Räumen zur Kostensenkung oder ihre Zuweisung zu anderen Zwecken zu treffen. Abteilungsleiter für Raumkosten verantwortlich machen. Da temporär genutzte Räume mit Abteilungsleitern abgerechnet werden, werden sie für den von ihnen genutzten Raum zur Verantwortung gezogen. Dieses Vorgehen bringt Abteilungsleiter dazu, sich nach der Zielsetzung optimierter Raumnutzung auszurichten. Regeln für die Art der Raumnutzung durchsetzen. Die Anwendung verhindert, dass Mitarbeiter Raumbuchungen vornehmen, zu denen sie nicht berechtigt sind. Dies stellt eine korrekte Raumnutzung durch die Mitarbeiter sicher. Betriebseffizienz durch automatisierte Prozesse verbessern. Die Anwendung unterstütz Administratoren darin, Genehmigungen nur für die Mitarbeiter zu erteilen, die diese benötigen. Außerdem unterstützt sie automatische Weiterleitungen. Mitarbeiterproduktivität aufrechterhalten. Mitarbeiter können verfügbare Räume selbstständig buchen, wodurch die aufwändige eigenständige Suche nach freien Räumen oder Unterstützung unnötig wird. So bleiben die Mitarbeiter produktiv und für die Anlage verantwortliche Mitarbeiter können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. |
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Verwendung durch |
Telearbeiter Mitarbeiter, die sich an anderen Unternehmensstandorten aufhalten Besucher Alle Personen in einem Gebäude Abteilungsleiter Anlagenmanager Finanzmanager Geschäftsprozesseigentümer |
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Gründe für die Automatisierung |
Bereitstellung temporärer Arbeitsräume für Mitarbeiter und Besucher, die nicht dauerhaft im Büro untergebracht sind. Überblick über die Nutzung von Raum auf temporärer Basis. Inrechnungstellung der Nutzung gebuchter Räume bei Abteilungen und Anregung von Abteilungsleitern zur effizienten Raumnutzung. Senkung von Raumkosten durch Verbesserung der Raumnutzung und Abgabe von kaum genutztem Raum. Unterstützung moderner Arbeitsprozesse wie flexible Arbeitsumgebungen, Telearbeit und Teilzeitnutzung von Arbeitsstationen. Bereitstellung eines zentralen Repository für die temporäre Nutzung von Räumen, auf das wichtige Beteiligte über das Unternehmensnetzwerk oder -Intranet zugreifen können. |
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Zugehörige Anwendungen |
Raumbestand & Wirtschaftlichkeit/Raumbestandsliste (Voraussetzung) |
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Berichte |
Buchungen nach Zeitraum |
Typische Benutzer:
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Benutzer |
Aufgaben |
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Telearbeiter |
Ein Büro zur Arbeit am eigenen Standort buchen. |
| Mitarbeiter, die sich an anderen Unternehmensstandorten aufhalten | Ein Büro zur Arbeit an anderen Unternehmensstandorten buchen. |
| Alle Personen in einem Gebäude |
Ein Büro für temporär beschäftigte Vertragsarbeiter und andere Ihnen unterstellte Besucher buchen. Ein Büro zur temporären Eigennutzung buchen. |
| Besucher | E-Mail-Bestätigung des Status einer im eigenen Namen durchgeführten Buchung. |
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Anlagenmanager |
Nach Unterbringungsmöglichkeiten für Mitarbeiter, deren Büros renoviert werden, suchen. Raumnutzung anhand Raumbuchungen über bestimmte Zeiträume analysieren. Gebuchten Räume in die Verrechnungsanalyse einbeziehen. Gebuchte Räume mit Grundausstattung versehen. |
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Abteilungsleiter |
Teamräume für Arbeitsteams mit temporären Projekten buchen. Durch eigene Abteilung temporär genutzten Raum analysieren. Ungenutzten Raum zur Steigerung der Gesamtnutzung und Kostensenkung abgeben. |
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Finanzmanager |
Anteil gemeinsam genutzter Räume an der Belegung berechnen. Indirekte Kosten für von staatl. Fördermitteln oder in Krankenhäusern von Versicherungsträgern gedeckte, teilweise von Zeit-, Vertrags- oder Telearbeitern belegte Räume dokumentieren, rechtfertigen und berechnen. Durch gebuchte Räume eingesparte Sitzplatzzahl und zugehörige Kosten bestimmen. |
| Geschäftsprozesseigentümer |
Anlagenstammdaten definieren. Benachrichtigungsverfahren konfigurieren. Genehmigungsverfahren konfigurieren. |