Ziele erreichen mit ARCHIBUS

Raumbestand & Wirtschaftlichkeit

Eine Liste der Fläche und ihrer Position im Grundriss ist die Basis eines Raummanagementsystems. Die Auflistung von Mitarbeiterbüros, Konferenzräumen, Schulungsräumen, Küchen, Laboratorien, Empfangsbereichen usw. – neben den Serviceflächen und Vertikalerschließungen, wo Sie keine Mitarbeiter unterbringen können – bietet Raummanagern und Mitarbeitern der Bereiche Telekommunikation, Instandhaltung, Personalwesen und Planung eine Vielzahl von Informationen. Kenntnisse über die gemeinsam genutzten Flächen und die nicht beanspruchten Flächen (restlichen Flächen) auf einem Stockwerk stellen zudem die Raumeffizienz sicher.

Mit der Anwendung "Raumbestandsliste & Wirtschaftlichkeit" können Anlagenmanager die wichtigsten zugrunde liegenden Anlageninformationen in der Web-Umgebung entwickeln, sodass CAD-Spezialisten dann mit der ARCHIBUS-CAD-Umgebung Grundrisszeichnungen erstellen und die Bruttoflächen, Vertikalerschließungen, Serviceflächen und Abteilungsflächen (mit verschiedenen Detailansichten) umreißen können. Wenn diese Informationen in den Grundrisszeichnungen und Datenbanken enthalten sind, können Internet-Benutzer die Daten, die keine Polylinien sind, entsprechend aktualisieren und andere Informationen eingeben. Sie können auch auf eine Vielzahl von Berichten und Analysen zugreifen – von denen einige auch Grundrisszeichnungen umfassen – um festzustellen, wie der Raum an ihrem Standort genutzt wird.

Nachdem eine allgemeine Raumbestandsliste entwickelt wurde, muss sie mit den Umzügen von Mitarbeitern zwischen den Abteilungen, den neu eingestellten Mitarbeitern und den Unternehmensvergrößerungen und der damit einhergehenden größeren genutzten Fläche aktualisiert werden. Raummanager können die Vorteile der Raumänderungsfunktionen nutzen, um die Änderungen bei der Raumnutzung zu dokumentieren und Raum anzufordern.

Wenn die ARCHIBUS Mobile App "Raumkatalog" oder die ARCHIBUS Mobile App "Raum & Belegung Überprüfung" an Ihrem Standort implementiert ist, können für die Anlage verantwortliche Mitarbeiter auch über ihre Mobilgeräte und Smartphones auf wichtige Gebäudedaten und Grundrisszeichnungen zugreifen. Dies ist besonders hilfreich bei standortfernen Besprechungen und wenn kein Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk möglich ist. Desgleichen kann ihr Standort periodische Raumprüfungen durchführen lassen, bei denen die Prüfer vor Ort ihre Smartphones verwenden, um den elektronischen Bestand mit der realen Raumnutzung abzugleichen und die Unterschiede zu erfassen.

Raumbestand & Wirtschaftlichkeit
Standort	Raumplanungs- & Management-Domäne Manche Aufgaben zum Raumbestandsmanagement sind auch über die ARCHIBUS Quick-Start-Navigationsseite verfügbar.
Geschäftsergebnis	Genaue Erfassung der gesamten Raumnutzung. Abteilungsverantwortlichkeit im Hinblick auf Belegung und Raumnutzung. Raumbestandsliste nach einem allgemeinen Unternehmensstandard. Raumnutzungshistorie. Kleinere Raumflächen.
Verwendung durch	Geschäftsprozesseigentümer Servicedesk-Manager CAD-Spezialisten Raummanager Raumplaner Abteilungsleiter
Gründe für die Automatisierung	Erstellung und Pflege von genauen Rauminformationen in einem alphanumerischen Format und im CAD-Format, die in einem zentralen Repository gespeichert werden, auf das alle wichtigen Beteiligten über das Unternehmensnetzwerk oder -Intranet zugreifen können. Erstellung von Industriestandardwerten für das von der IFMA definierte Verhältnis "Nutzfläche/Mietfläche" sowie das Verhältnis "Mietfläche/Nutzfläche". Analyse der Gebäudewirtschaftlichkeit und -effizienz. Ermittlung von großen Einsparungsmöglichkeiten und nicht genutztem Raum. Zugriff der Benutzer auf Selbstbedienungs-Anforderungsformulare für das Einreichen von Abteilungsraumanforderungen oder -freigaben, Einzelumzügen und Gruppenumzügen. Zuteilung von Räumen gemäß einer bestehenden Richtlinie und Unternehmensstrategie, die durch einen webbasierten Workflow umgesetzt werden. Kontrolle und Verwaltung der Raumzuteilungsanforderungen. Nachverfolgung der Raumnutzung über einen bestimmten Zeitraum. Planung zukünftiger organisatorischer Anforderungen und Unterstützung des sich konstant ändernden Raumbedarfs.
Vorausgesetzte Anwendungen	Keine
Ergebnisse/Berichte	Berichte zu Vertikalerschließungen Berichte zu Serviceflächen Vertikalerschließungs- und Serviceflächen-CAD-Pläne, die mit der ARCHIBUS-Datenbank verknüpft sind Bericht zur Analyse der Gebäudewirtschaftlichkeit (enthält Mietfläche, nutzbare Fläche, Verhältnis "Nutzfläche/Mietfläche", Verhältnis "Mietfläche/Nutzfläche") Raumlisten Raum- und Gruppen-CAD-Pläne, die mit der ARCHIBUS-Datenbank verknüpft sind Nach Abteilung und Standard markierte Raum- und Gruppenpläne Berichte zu Räumen nach Kategorie, Typ, Standard und Abteilung Abteilungsstapeldiagramm Abteilungsanalyseberichte und -diagramme Übrige Fläche – Bericht Berichte zu Zuteilung, Trends und Benchmarking Berichte zu Raum- und Belegungsanalyse Wichtige Kennzahlen nach Standort Raum-Dashboard Bedienfeld "Raumplanung" Bedienfeld "Raummanager"
Anwendungen, die die Ergebnisse dieser Anwendung nutzen	Raumverrechnung Personalbestand & Belegung Mobile App "Raumkatalog" Mobile App "Raum & Belegung Überprüfung" Eine genaue Raumbestandsliste, die speziell auf die Raumebene ausgelegt ist, ist die Hauptstütze eines automatisierten Facility Management-Systems und eine Voraussetzung für zahlreiche ARCHIBUS-Anwendungen. Beispielsweise erfordern die Anwendungen "Störungsarbeit", "Reservierungen", "Service Desk" und "Zustandsbeurteilung" alle eine genaue Raumbestandsliste.

In der Regel arbeiten die folgenden Benutzer mit einer Raumbestandsliste:

Benutzer	Aufgaben
Geschäftsprozesseigentümer	Definieren von Stammdaten zur Anlage (Standort und Unternehmensdaten). Definieren von Anwendungsparametern, die die Raumzuteilung bei Mitarbeiterumzügen in der Anlage bestimmen.
Servicedesk-Manager	Konfigurieren von Prozessen (auch als Leistungsverträge oder SLA bezeichnet), die den Workflow für flächenbezogene Anforderungen verwalten, und von Regeln, die die Zuordnung von Büro/Arbeitsräumen bestimmen, wenn Mitarbeiter Räume belegen oder wieder freigeben.
CAD-Spezialist	Erstellen von Grundrisszeichnungen mit Bruttofläche, Vertikalerschließung, Service, Gruppe, offenem Plan, Raum und/oder Arbeitsplatzflächen. Dies ist der erste Schritt bei der Verwendung einer Raumbestandsliste.
Raummanager	Pflege einer Raumbestandsliste, die von einem CAD-Spezialisten erstellt wurde. Verwalten und Umsetzen der Raumanforderungen von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen. Verfolgen und Ändern aller ausstehenden Raumänderungs-Archivierungen. Verfolgen der Veränderungen bei der Raumzuweisung im Lauf der Zeit.
Raumplaner	Planung zukünftiger Raumanforderungen und Unterstützung des sich konstant ändernden Raumbedarfs. Verwendung der Analyseberichte und Trendberichte zur Unterstützung von wichtigen Raum- und Portfolio-Entscheidungen, wie z. B. Ermitteln von Möglichkeiten der Konsolidierung, Neuorganisation und Neukonfiguration. Implementieren alternativer Arbeitsplatzstrategien, wie z. B. Hoteling, Teamräume und Heimarbeitsplätze.
Abteilungsleiter	Kenntnis der Raumzuweisung der Abteilung und dessen Veränderung im Lauf der Zeit. Verwenden von Selbstbedienungs-Anforderungsformularen für Einzelumzüge und Gruppenumzüge. Verwenden von Selbstbedienungs-Anforderungsformularen, um Räume anzufordern und wieder freizugeben.