Ziele erreichen mit ARCHIBUS

Reservierungen

In vielen Unternehmen wird ein großer Teil der Arbeitszeit für Meetings (entweder mit Mitarbeitern oder mit Kunden und Lieferanten) benötigt. Dabei kann Ihre Meeting-Umgebung sowohl einen großen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens haben als auch auf den Eindruck, den Kunden von Ihrem Unternehmen gewinnen. Es ist daher sehr wichtig, eine angenehme und adäquate Umgebung für Meetings zu schaffen, die über die erforderlichen Ressourcen (z.B. Catering für ein Mittagessen, Geräte für eine Videokonferenz) verfügt.

Mit der Anwendung "Reservierungen" können Sie Ihre Raum- und Ressourcenreservierungen mit einer Konsole effektiv verwalten, über die Sie von einer einzigen Ansicht aus Räume buchen sowie Teilnehmer oder Ressourcen hinzufügen können. Mit dem Zeitplan können Sie Räume und Ressourcen durch Klicken und Ziehen reservieren. Wenn Sie die Zeit für eine Raumreservierung ändern, werden die Ressourcen und die Verfügbarkeit der Teilnehmer entsprechend Ihrer Auswahl aktualisiert.

Wenn Sie die Einrichtungs- und Reinigungszeiten bei Ihren Reservierungen berücksichtigen, können Sie einen effizienten und realistischen Meeting-Plan erstellen. Für einen Raum können mehrere Raumanordnungen eingerichtet werden, sodass er beispielsweise für eine Konferenz oder für eine Schulung verwendet werden kann. Dadurch ist es möglich, die Einrichtungs- und Reinigungsaufgaben für jede Raumanordnung gut vorzubereiten, und so einen reibungslosen Übergang von einem Meeting zum nächsten zu organisieren.

Die Anwendung "Reservierungen" enthält auch eine Arbeitsanforderungsfunktion für Gewerbe und Lieferanten. Sie können Arbeitsanforderungen für Einrichtungs- und Reinigungsaufgaben erstellen. Außerdem können Arbeitsanforderungen für verschiedene externe Ressourcen, wie z. B. Catering, eingerichtet werden. Darüber hinaus berechnen die Reservierungsberichte die tatsächliche Auslastung Ihrer gemeinsam genutzten Ressourcen. Auf diese Weise kann Ihre Raum- und Ressourcenzuteilung auf globaler Ebene optimiert werden.

Als Zusatzfunktion für die Verwaltung der Raumreservierungen an Ihrem Standort bietet ARCHIBUS ein eigenständiges Programm, das ARCHIBUS-Raumreservierungs-Plugin für Microsoft Outlook. Mithilfe dieses Programms können alle Enterprise-Benutzer Raumreservierungen mit dem kompletten Serviceangebot direkt über die Terminansicht in Microsoft Outlook vornehmen. Das Plugin arbeitet mit der Vollversion der ARCHIBUS-Anwendung "Reservierungen" zusammen, sodass auf neue und geänderte Reservierungen, die in einer Umgebung vorgenommen wurden, in der anderen Umgebung zugegriffen werden kann. Standorte können das Outlook-Plugin implementieren, sodass die Benutzer über die vertraute Outlook-Umgebung auf das Reservierungssystem zugreifen können.

Reservierungen
Standort	Arbeitsablaufdienste-Domäne
Geschäftsergebnis	Gemeinsam genutzte Ressourcen besser einsetzen Gibt eine bessere Transparenz bei der Ressourcenauslastung Qualität des Organisationsprozesses für Meetings verbessern Rückverfolgbarkeit von Buchung und Lieferung gemeinsam genutzter Ressourcen erfassen Die mit dem Reservierungs- und Zuweisungsprozess von gemeinsam genutzten Ressourcen verbundenen Kosten reduzieren
Verwendung durch	Alle Personen in einem Gebäude Service Desk-Mitarbeiter Mitarbeiter, die Reservierungen genehmigen Reservierungsadministratoren Empfangspersonal Lieferanten/Gewerbe
Gründe für die Automatisierung	Ein Unternehmen, das kein effizientes Reservierungssystem hat, muss mit den folgenden Kosten und Konsequenzen rechnen: Call Center-Mitarbeiter für die Bearbeitung von Reservierungsanforderungen werden benötigt. Häufiges Auftreten von Fehlern oder Konflikten wegen doppelter Buchungen oder einem missverständlichen Reservierungs- und Verfasserprozess. Nicht ausgelastete Ressourcen wegen unübersichtlicher Darstellung der tatsächlichen Belegungsrate.
Zugehörige Anwendungen	Raumbestandsliste (Diese Anwendung ist nicht unbedingt erforderlich, wird aber für die Erstellung einer detaillierten Raumbestandsliste empfohlen.) Mobile App "Workplace-Services-Portal"
Berichte	Anzahl der Raum-/Ressourcenreservierungen pro Monat/pro Tag Raumbelegung pro Monat/pro Tag Ressourcennutzung pro Monat/pro Tag Raumkapazitätsnutzung pro Monat Kosten pro Bereich/Abteilung pro Monat Anordnungsnutzung pro Monat Ablehnungen pro Raum/Ressource pro Monat Raum-/Ressourcenstornierungen pro Monat Checkliste für späte Genehmigungen Anzahl an Raumreservierungen pro Tag Kosten nach Ber. und Abt. - Details

Typische Benutzer:

Benutzer	Aufgaben
Alle Personen in einem Gebäude	Einen Raum oder eine Ressource reservieren. Wenn sie Zugriff auf die Mobile App "Workplace-Services-Portal" haben, können sie Raumreservierungen auch direkt über ihr Smartphone oder Mobilgerät vornehmen.
Reservierungsmanager	Stammdaten entwickeln. Räume und/oder Ressourcen reservieren. Reservierungen genehmigen. Gewerbearbeit verwalten, die für die Durchführung von Reservierungen benötigt wird. Management-Berichte überprüfen.
Geschäftsprozesseigentümer	Anwendung für die Bedürfnisse des Standorts konfigurieren. Stammdaten entwickeln.
Service Desk für Reservierungen	Räume und/oder Ressourcen reservieren. Reservierungen genehmigen. Gewerbearbeit verwalten.
Mitarbeiter, der Reservierungen genehmigt	Reservierungen genehmigen.
Assistent für Reservierungen/Host für Reservierungen	Räume und/oder Ressourcen reservieren.
Manager für Gewerbearbeit	Gewerbearbeit verwalten, die für die Durchführung von Reservierungen benötigt wird.