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Presupuestación de capital

Los presupuestos de capital constituyen una parte esencial del plan financiero de una organización. El proceso de presupuestos de capital es un proceso sistemático de decisiones que apunta a asignar recursos disponibles de una forma que optimizará la viabilidad financiera a largo plazo de la organización.

Los proyectos de capital, tales como mejoras importantes de capital, adaptaciones de planta, mantenimiento aplazado, ampliaciones en el edificio y renovación de las instalaciones, son tareas costosas que requieren un análisis minucioso y financiación. Representan un compromiso de fondos a largo plazo para obtener cambios que beneficiarán a la organización durante años.

La aplicación Presupuestación de capital de ARCHIBUS proporciona la estructura y las tareas para todo el proceso de presupuestos de capital y permite el trabajo en colaboración de las diversas paridades implicadas en dichos presupuestos:

solicitud de proyectos de capital;
prioridad de proyectos de capital;
cálculo de costes de proyectos de capital;
aprobación de proyectos de capital;
asignación de fondos para proyectos de capital;
generación de un presupuesto de capital para planificar sus mejoras.

Presupuestación de capital
Ubicación	Dominio Gestión de capital de proyecto Aplicación Presupuestación de capital
Resultado empresarial	Presupuestos de capital de varios años que resumen todas las actividades planificadas en un formato único y coherente. Información estructurada y apoyo de decisiones que necesita la gestión para formar el presupuesto de capital. Un enfoque sistemático y de colaboración para comunicar las instrucciones de la misión actual y solicitar, evaluar, calcular y aprobar proyectos de capital.
Usado por	Solicitantes de proyecto Gestores de instalaciones Gestores de aprobación Ejecutivos
Motivos de la automatización	Identificar, financiar y ejecutar cambios estratégicos. Proporcionar una estructura en toda la organización para solicitar, dar prioridad, calcular, asignar y aprobar proyectos de capital. Desarrollar y compartir una base de conocimiento corporativa de programas y proyectos de capital a la que puedan acceder en Internet o en la Intranet corporativa todas las partes implicadas clave. Organizar una conversación de colaboración del uso más eficaz de los recursos para proyectos futuros en toda la cartera.
Aplicaciones con requisitos previos	La Evaluación del estado físicopuede usarse primero de forma opcional para identificar las debilidades del inmueble que deben abordarse con un plan de capital.
Resultados/Informes	Presupuesto de capital Presupuesto por tipo de programa Financiación de proyectos aprobados por año Perfil del proyecto Escenarios por fondo o por índice del estado físico de la instalación Fondos de programa no asignados Capital disponible y fondos para gastos Financiación de proyecto por fondo
Aplicaciones que usan los resultados de esta aplicación	Gestión de proyectos

Los siguientes son los usuarios típicos que participan

Usuario	Tareas
Solicitantes de proyecto	Solicitan mejoras de capital. Suele incluir personal que está lo suficientemente familiarizado con el mantenimiento y los procedimientos como para efectuar una solicitud razonable, como gestores de instalaciones, gestores de departamentos, gestores de división, jefes de unidad de negocios, ejecutivos de la empresa, funcionarios de cumplimiento de seguridad o miembros del equipo de evaluación del estado físico.
Gestores de instalaciones	Trabajan con todas las fases del proceso de presupuestos de capital: definen los programas de capital de la organización que explican los diferentes tipos de gastos dentro de un presupuesto de capital; introducen solicitudes de proyectos en el sistema; calculan los costes iniciales y los programas de los proyectos de capital; supervisan el proyecto de aprobación para los proyectos de capital; evalúan los panoramas de financiación para los proyectos de capital; asignan fondos para los proyectos de capital; crean el presupuesto de capital, que incorpora los datos de asignación de fondos de proyectos de capital individuales y proporciona un plan a largo plazo para financiar los gastos del capital.
Gestores de aprobación	Reciben notificaciones por correo electrónico de que hay un proyecto esperando su revisión y aprobación. Acceden al proyecto en Internet para revisarlo.
Ejecutivos	Deben conocer la visión a largo plazo de su negocio y los inmuebles necesarios para respaldar esta visión: ¿cuáles son los principales proyectos de renovación y expansión (y sus costes) previstos para los próximos cinco, diez y quince años? Ven presupuestos de capital de varios años que resumen todas las actividades planificadas en un formato único y coherente.