Gestión de proyectos

Gestión de proyectos

Dominio Gestión de capital de proyecto

Aplicación Gestión de proyectos.

Proyectos de capital que se completan con puntualidad y dentro del presupuesto utilizando un método de trabajo en colaboración.

Mejora general de la eficacia, control de costes, comunicación y ejecución de proyectos de capital.

Solicitantes de proyecto

Gestores de instalaciones

Gestores de proyectos

Ejecutivos

Operarios

Proveedores

Arquitectos

Ingenieros

Proporcionar un método de trabajo en colaboración por todos los usuarios (incluido el personal interno, proveedores externos, y operarios) para trabajar con todas las fases de los proyectos de capital.

Proporcionar un depósito central y sistema de seguimiento para la documentación del proyecto cuyas partes implicadas clave pueden acceder en Internet o en una Intranet corporativa.

Gestionar órdenes de cambio al proyecto inicial y evaluar el impacto sobre el programa y presupuesto.

Utilizar el flujo de trabajo automático del sistema para asegurar que los miembros del equipo y los proveedores reciban notificaciones por correo electrónico con el fin de que el proyecto pueda progresar de manera eficiente hasta alcanzar su finalización.

La aplicación Presupuesto de capital puede identificar las mejoras de capital necesarias que deben gestionarse con los proyectos.

Se cuenta con varias consolas de gestión. Entre los informes importantes se cuentan:

Tarjeta de puntuación del proyecto

Estado del proyecto

Programa detrás de los proyectos/Sobre presupuestos

Estado de hitos por proyecto

Análisis de proyectos

Métrica de proyecto

Costes por proyecto

Historial de rendimiento de proveedor

Facturas y pagos

Desviaciones de programa

Órdenes de cambio

Paquetes de trabajo para licitación

Financiación de proyectos aprobados por año

Costes estimados de base

Tareas

Cualquier persona puede solicitar un proyecto de capital completando el formulario Solicitud de proyecto.

Trabajan con un proyecto desde su estado solicitado hasta su estado aprobado. Luego, ellos normalmente:

• solicitan proyectos de capital,
• revisan proyectos de capital solicitados,
• estima los costes iniciales y los programas para los proyectos de capital,
• priorizan la necesidad del proyecto de capital,
• derivan proyectos de capital para su aprobación,
• modifican los proyectos de capital rechazados para que puedan ser entregados nuevamente para su aprobación.

Detallan el proyecto y supervisan los detalles diarios de la ejecución del proyecto. El gestor de proyectos es el principal usuario de la aplicación Gestión de proyectos y realiza tareas como:

• asignar un equipo de proyecto, que puede incluir contratistas externos;
• detallar más las estimaciones de coste de referencia inicial y las estimaciones programadas que fueron generadas por los gestores de instalaciones mediante el trabajo conjunto con arquitectos y diseñadores para determinar el coste de diseño y el programa del proyecto;
• definir el trabajo exacto que se va a realizar (acciones) y luego agruparlas en paquetes de trabajo para que puedan ser licitados por proveedores;
• obtener licitaciones de proveedores externos, revisarlas y adjudicar el contrato;
• supervisar la ejecución del proyecto;
• gestionar los cambios del proyecto, (órdenes de cambio) incluyendo su efecto en los costes y programas;
• revisar las facturas de los proveedores y registrar el pago.

Proporcionan su experiencia a la planificación y ejecución del proyecto de capital, y cualquier cambio que surja. Utilizan normalmente tareas en los procesos Planificar, Ejecutar y Supervisar para abordar las necesidades arquitectónicas y de ingeniería del proyecto.

Los arquitectos e ingenieros pueden ser responsables de desarrollar dibujos CAD del nuevo espacio y planos de diseño detallados. En la fase de ejecución del proyecto, pueden proporcionar asistencia en la resolución de problemas imprevistos, tales como medidas incorrectas o pueden revisar planos arquitectónicos en caso de que la orientación de una pared deje tuberías a la vista u otro tipo de infraestructura que no sea la esperada.

Inician sesión en Internet y tienen acceso directo al estado actual del proyecto de capital de manera que puedan verificar el trabajo disponible para licitar y presentar una licitación en Internet.

Pueden introducir sus notas directamente en el sistema Gestión de proyectos iniciando sesión en Internet y accediendo a las tareas correspondientes a sus necesidades y proyectos asignados. Por ejemplo, pueden necesitar hacer lo siguiente:

• A medida que completan un trabajo, pueden ejecutar la tarea «Actualizar acción» para introducir la cantidad de horas requeridas para completar la tarea, el coste y una descripción del trabajo.
• Si durante la realización de un trabajo consideran que es necesario realizar algún trabajo adicional, como la extracción de material peligroso que hayan encontrado en una demolición, pueden solicitar un nuevo trabajo (órdenes de cambio) para el proyecto.
• Pueden introducir notas con detalles sobre el trabajo en registros de comunicaciones.
• Si la sede cuenta con acceso a las funciones de solicitud de trabajo de ARCHIBUS desde otros productos de ARCHIBUS, el gestor de proyectos puede haber generado solicitudes de trabajo para cada elemento de acción del proyecto; en este caso, los operarios introducirán sus actualizaciones utilizando las funciones de solicitud de trabajo del sistema.

Obtienen acceso a varios informes de gestión y supervisión, los cuales presentan datos de resumen y facilitan herramientas de exploración de detalles específicos. Utilizan las diversas tareas del proceso Supervisar para acceder a tableros de resultados, medidas e informes de análisis del proyecto.