¿Cómo puedo gestionar y ejecutar traslados para mejorar la eficacia y reducir los costes? ¿Cómo puedo reducir los riesgos asociados a los traslados? ¿Cómo puedo hacer ajustes mejor y con rapidez cuando algo no sale según lo planificado? ¿Cómo puedo reducir las tasas de rotación?
Una gestión de traslados eficaz puede tener un impacto considerable en la estrategia empresarial y el balance final de su organización. Es esencial que los traslados se produzcan con rapidez y correctamente para evitar retrasos, tiempo de inactividad e ineficacia. La aplicación Gestión de traslados de ARCHIBUS proporciona un proceso de colaboración automatizado que facilita la gestión y ejecución del proyecto de traslados completo, lo que da lugar a una reducción del tiempo de inactividad para su organización.
La aplicación Gestión de traslados tiene como objetivo principal los «traslados de cajas» en los que los contenidos de la oficina se empaquetan en cajas y se trasladan a otra oficina. La actividad ayuda a los gestores de traslados a:
Los siguientes son usuarios típicos:
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Usuario |
Tareas |
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Solicitantes de traslados |
Las prácticas varían según los lugares, pero los solicitantes más comunes son:
Estos usuarios generan el traslado introduciendo una solicitud en el sistema de Gestión de traslados, en la que especifican las ubicaciones actuales y las nuevas, y agregan notas especiales sobre el traslado. Si se tiene acceso a la aplicación móvil Portal de servicios al empleado, se puede hacer esto directamente desde un dispositivo móvil o teléfono inteligente. Recibir mensajes de correo electrónico informándoles si la solicitud de traslado ha sido aprobada o denegada. |
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Gestores de departamento |
Solicitar los traslados. Recibir notificaciones del estado de los traslados a medida que avanzan en el sistema Gestión de traslados. Actuar como gestores de aprobación para los traslados que involucran a personal a su cargo. Realizar el seguimiento de la tasa de traslados de su departamento al consultar periódicamente el informe «Tasa de traslado por departamento». |
| Planificadores de escenarios de traslados |
Desarrollar diferentes escenarios para asignación de espacios, de forma que las partes interesadas puedan revisar estas alternativas. Generar informes de estos escenarios para visualizar las asignaciones de espacios propuestas y facilitar la revisión. Cuando se ha seleccionado un escenario, actualiza de forma automática las asignaciones de espacios para el traslado con las asignaciones usadas en el escenario seleccionado. |
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Coordinadores de traslados |
Solicitar traslados a gran escala originados por fusiones o reorganizaciones corporativas. Introducir los detalles de un traslado solicitado. Estimar el coste del traslado. Detallar la ejecución del traslado con acciones específicas que deben ejecutar los operarios. Derivar una solicitud de traslado para su aprobación o aprobarla automáticamente. Emitir traslados. Controlan las órdenes de traslado mientras que están en proceso. Completar los detalles de la orden de traslado como información sobre actividades específicas, horas reales dedicadas al traslado, fecha de finalización y notas especiales. Analizar las tasas de traslados. |
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Coordinadores de datos y voz |
Gestionar los aspectos de las redes de voz y datos de un traslado. |
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Operarios |
Este grupo incluye: encargados del traslado, personal de mantenimiento y técnicos de telecomunicaciones. Ejecutar las tareas específicas requeridas para el traslado, como trasladar el equipo y los muebles, colocar estanterías, limpiar una oficina y conectar cables. Consultar el sistema de Gestión de traslados para obtener detalles de los trabajos que tienen asignados. Actualizar el sistema de Gestión de traslados con los detalles del trabajo terminado. |
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Propietario del proceso de negocio |
Introducir en el sistema todos los datos de base de los inmuebles requeridos para los traslados. Asignar procesos al personal basándose en sus roles. |
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Ejecutivos |
Controlar las estadísticas de traslados de la empresa: costes de traslados, número de traslados, tasa de rotación. |