Obtención de resultados con ARCHIBUS

Gestión de cumplimiento normativo

Las organizaciones de todo el mundo están sujetas a una gran variedad de leyes, regulaciones y normas locales, regionales, nacionales e internacionales que regulan sus propiedades e instalaciones. También es posible que las organizaciones tengan políticas y programas internos que necesiten gestionar. Llevar un seguimiento de estos resulta una tarea compleja dado el gran número de requisitos, la crucial necesidad de cumplirlos a tiempo y las sanciones y penalizaciones potencialmente importantes que pueden derivarse de su incumplimiento.

Con la aplicación Gestionar cumplimiento normativo de ARCHIBUS , puede organizar la información de cumplimiento normativo por regulación, programa y requisitos, lo cual le permite:

Reducir la incidencia de obligaciones normativas no iniciadas (que no se iniciaron a tiempo) o en progreso (que no se terminaron a tiempo).
Reducir las infracciones y sus costes asociados asegurándose de que no se incumplan fechas de vencimiento críticas
Mantener una exhaustiva biblioteca de documentos de gestión de cumplimiento normativo que puede personalizar en carpetas para facilitar y agilizar su recuperación
Proporcionar un rastro de auditoría al permitirle almacenar y recuperar fácilmente detalles de requisitos, incluidos documentos, anotaciones e información sobre ubicaciones
Hacer un seguimiento y gestionar programas de cumplimiento normativo facilitando informes operativos y de gestión, incluyendo gráficas, e informes EIS que muestran los programas de cumplimiento normativo en un mapa
Integrar sus programas de cumplimiento normativo para llevar a cabo una planificación, gestión y coordinación de nivel superior

Los gestores de programas de cumplimiento normativo usan la aplicación para gestionar todos los aspectos de sus programas. Los coordinadores de programas de cumplimiento normativo pueden gestionar sus requisitos y programas asignados.

Si está usando la aplicación Gestión de proyectos de ARCHIBUS , el gestor de proyectos de cumplimiento normativo puede crear proyectos que también aparezcan en dicha aplicación. En Gestión de proyectos, puede gestionar todos los aspectos del proyecto para hacer una planificación de nivel superior entre múltiples programas de cumplimiento normativo.

Gestión de cumplimiento normativo
Ubicación	Dominio Gestión de riesgo y medioambiental Aplicación Gestión de cumplimiento normativo
Resultado empresarial	Mejorar la eficiencia operativa y reducir considerablemente los vertiginosos costes, riesgos, complejidad y tiempo asociados a la gestión de normativas, programas de cumplimiento y sus requisitos. Reducir responsabilidades legales y evitar sanciones y remedios costosos mediante un férreo control de las normativas, programas, requisitos, obligaciones, eventos, documentación y auditorías de obligado cumplimiento.
Usado por	Gestor de proyecto de cumplimiento normativo Gestor de programa de cumplimiento normativo Coordinador de programa de cumplimiento normativo Responsables/auditores de cumplimiento normativo Ejecutivos
Motivos de la automatización	Mejorar el cumplimiento de los requisitos normativos gracias a un control total de la tremenda complejidad que conlleva la gestión de los programas de cumplimiento. Disminuir el riesgo y las infracciones normativas reduciendo los errores y omisiones para no pasar por alto requisitos. Ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia operativa, lo que conlleva un ahorro de costes al reducir el esfuerzo manual que implica la gestión de grandes volúmenes de información y comunicaciones asociadas a los programas de cumplimiento. Evitar costosas multas y penalizaciones derivadas de las infracciones normativas usando un sistema de recordatorio/notificación por correo electrónico para no pasar por alto requisitos ni fechas de vencimiento. Asegurar una renovación de los permisos y licencias a su debido tiempo mediante un sistema de recordatorio. Prepararse mejor para auditorias de organismos reguladores mediante la generación de un rastro de auditoría justificable de documentos y acciones realizadas. Gestionar mejor las repercusiones económicas del cumplimiento de normativas mediante un seguimiento de los costes y sanciones asociados a los programas de cumplimiento y a los requisitos individuales.
Aplicaciones con requisitos previos	Ninguna
Aplicaciones que usan los resultados de esta aplicación	Gestión de proyectos
Informes/Resultados	Ver normativas, programas y requisitos Regulaciones e iniciativas Programas de cumplimiento normativo Requisitos de cumplimiento normativo Cumplimiento normativo por ubicación/Ver cumplimiento normativo por ubicación Plantillas de notificación de cumplimiento normativo/Notificaciones de obligaciones normativas Obligaciones normativas no iniciadas y en progreso/Nº de obligaciones normativas no iniciadas y en progreso Cumplimiento normativo Calendario y búsqueda de obligaciones Biblioteca de documentos Anotaciones de cumplimiento normativo Permisos y licencias y Nº de permisos/licencias vencidos Infracciones/Nº de infracciones y resumen de coste de infracciones Edificios/espacios con programas de cumplimiento normativo Mapa de programas normativos/Mapa de infracciones Informes de Nº de programas de cumplimiento normativo por... Informes de Nº de regulaciones por... Informes de Nº de requisitos de cumplimiento normativo por...

Los siguientes usuarios normalmente participan en la gestión del cumplimiento normativo.

Usuario	Tareas
Responsables de cumplimiento normativo y riesgos	Preparan para auditorías Hacen un seguimiento y predicen los costes de cumplimiento normativo
Gestor de proyecto de cumplimiento normativo	Lleva a cabo una planificación, gestión y coordinación de nivel superior entre múltiples proyectos donde se vean implicados materiales peligrosos.
Gestor de programa de cumplimiento normativo	Crea, sigue y gestiona normativas, programas, requisitos y documentos. Programa y asigna acciones asociadas y obligaciones, tanto recurrentes como esporádicas, y actualiza y hace un seguimiento de su estado. Asigna plantillas de notificación a programas, requisitos u obligaciones y recibe notificaciones de acciones y obligaciones próximas/no iniciadas/en progreso. Gestiona y hace un seguimiento de la renovación de permisos y licencias. Hace un seguimiento de auditorías, infracciones, penalizaciones y sanciones.
Coordinador de programa de cumplimiento normativo	Revisa y actualiza las obligaciones normativas que tiene asignadas. Recibe notificaciones de acciones y obligaciones próximas/no iniciadas/en progreso.
Responsables/auditores de cumplimiento normativo	Revisa los resúmenes y documentos pertinentes de gestión de cumplimiento normativo.
Ejecutivos	Revisan informes de gestión, como el informe Mapa de programas de cumplimiento normativo que ofrece una descripción general del estado de cumplimiento normativo de toda la organización por ubicación, incluyendo el nº total de programas con incumplimiento, el nº total de programas con infracciones, así como las infracciones y multas totales por ubicación y año.