documento

Un archivo asociado con un registro al que pueden acceder los usuarios utilizando el sistema de gestión de documentos de ARCHIBUS. Los usuarios pueden visualizar un documento. Si tienen permisos de edición, también pueden consultar un documento para editarlo, bloquearlo y desbloquearlo y registrar una versión revisada.

Los documentos se introducen en el sistema mediante un campo de documento. Por ejemplo:

un registro de Equipo estándar puede incluir un campo de documento para almacenar una versión escaneada del manual de mantenimiento del equipo
un registro de Arrendamiento puede incluir un campo de documento para almacenar un archivo de Word que contiene el contrato de arrendamiento
la tabla Empleados puede incluir un campo de documento que contenga una imagen del empleado
en Centro de soporte, la tabla Elementos del registro de actividades incluye un campo Documento para guardar dibujos de planos de planta con líneas rojas. Por ejemplo, puede marcar en un dibujo de plano de planta una ubicación concreta que requiera atención y guardar el dibujo como un documento para la solicitud de servicio.

Además, los usuarios de aplicaciones móviles de ARCHIBUS pueden usar la función de la cámara de algunas aplicaciones móviles para fotografiar áreas. Cuando el usuario sincroniza el dispositivo móvil, el sistema guarda estas imágenes en los campos de documento correspondientes de la tabla pertinente, p. ej., en el campo Documento de la tabla Solicitudes de trabajo.

El Administrador del sistema de su sede determina:

los tipos de archivos (pdf, doc, xls, txt, etc.) que se pueden asociar con registros
si el sistema es compatible con el seguimiento de varias versiones del documento