Pour permettre aux utilisateurs sur le terrain de collecter facilement des données d'actifs, ARCHIBUS fournit l'application mobile Relevé d'actif et d'équipement ARCHIBUS, qui fonctionne conjointement avec l'application Portail de gestion des actifs ARCHIBUS exécutée dans Web Central et Smart Client. Avec cette application mobile, les contrôleurs terrain peuvent effectuer le relevé du site et utiliser leur smartphone et leurs périphériques mobiles pour consigner les éléments d'équipement et les actifs réels. Ils peuvent télécharger ces données sur le serveur ARCHIBUS de telle sorte qu'un gestionnaire de patrimoine puisse comparer les résultats du relevé à l'inventaire électronique, rechercher d'éventuels problèmes et mettre à jour l'inventaire électronique officiel avec les résultats de l'audit.
Remarque : si votre site choisit de fournir des plans d'étage aux contrôleurs pour les aider à localiser facilement les zones à visiter, il est vivement recommandé aux contrôleurs d'exécuter l'application Relevé d'actif et d'équipement sur une tablette plutôt que sur un smartphone, en raison des limitations de taille des écrans de smartphone.
Remarque : l'application mobile Relevé d'actif et d'équipement fonctionne conjointement avec l'application Portail de gestion des actifs de Web Central. Votre site doit posséder une licence pour cette application afin que les utilisateurs mobiles puissent accéder à l'inventaire d'équipement développé dans Web Central et puissent le mettre à jour à l'aide de l'application mobile Relevé d'actif et d'équipement.
Comme pourront le constater ses utilisateurs, l'application mobile Relevé d'actif et d'équipement dispose d'une interface intuitive qui affiche de nombreux messages pour y naviguer sans problème. Pour les gestionnaires de patrimoine et d'autres utilisateurs impliqués dans la gestion d'actifs, cette rubrique présente l'application mobile Relevé d'actif et d'équipement ainsi que la procédure de mise à jour de l'inventaire électronique à l'aide de cette application.
Cette rubrique comprend les sections suivantes :
Vous pouvez aussi examiner le processus de relevé complet : Réalisation de relevés d'équipement à l'aide de l'application mobile Relevé d'actif et d'équipement.
Dans le fonctionnement quotidien d'un site, l'état des actifs et de l'équipement et leur emplacement peuvent changer à un point tel que l'inventaire électronique devient obsolète. L'un des facteurs qui contribuent à rendre un inventaire obsolète est le déplacement ou l'échange d'équipement et d'actifs entre les employés, sans que le gestionnaire de patrimoine n'en soit informé. Par exemple :
Pour éviter toute incohérence entre l'inventaire électronique et la situation réelle, de nombreux sites effectuent un relevé de leur patrimoine pour noter l'emplacement des actifs et de l'équipement.
Les relevés peuvent aussi être utiles lorsque vous commencez l'inventaire électronique des éléments d'équipement. Vous pouvez effectuer le relevé de vos éléments existants, puis créer l'inventaire électronique officiel à partir des résultats du relevé.
Pour activer l'application mobile Relevé d'actif et d'équipement pour des utilisateurs donnés (contrôleurs terrain qui effectueront le relevé sur le terrain), le site concerné doit effectuer les opérations suivantes pour chacun d'entre eux :
AbAssetManagement-EquipmentFieldsToSurvey. Pour cela, exécutez la tâche Administration du système / Administration du système ARCHIBUS / Administrateur ARCHIBUS - Configuration de l'application / Configurer les paramètres de l'application.Afin de fournir un jeu complet de données au propriétaire du périphérique, le gestionnaire de patrimoine doit développer des données d'équipement, ainsi que des informations de patrimoine de base.
L'application exige également que les projets de relevé soient établis et affectés à des auditeurs, de façon à ce que les contrôleurs puissent y accéder sur leur périphérique mobile.
Pour pouvoir utiliser l'application Relevé d'actif et d'équipement, l'utilisateur doit disposer sur son périphérique mobile des éléments suivants :
Pour obtenir ces données, l'utilisateur du périphérique mobile doit exécuter l'action Synchroniser. La synchronisation :
Pour plus d'informations sur la synchronisation, reportez-vous à la rubrique Applications mobiles ARCHIBUS : présentation.
Il est fort probable que les contrôleurs terrain effectuant le relevé d'actifs et d'équipement trouvent l'interface intuitive et n'aient pas besoin de documentation sur l'utilisation de l'application mobile. Malgré tout, il est préférable que les gestionnaires de patrimoine comprennent bien le processus complet décrit ci-après.
Lorsque vous travaillez avec la fonction de relevé, rappelez-vous que l'inventaire réel de l'équipement est stocké dans des tables d'inventaire sur le serveur. Lorsque vous créez un relevé, le système crée des enregistrements d'audit basés sur l'inventaire officiel et stockés sur le serveur. Lorsque l'utilisateur mobile synchronise son périphérique mobile, il télécharge en fait sur le périphérique mobile les enregistrements d'audit qu'il modifie ensuite. Une fois que le contrôleur a terminé le relevé, il télécharge les données du relevé qui se trouvent sur le périphérique dans les tables d'audit stockées sur le serveur. Le gestionnaire de patrimoine peut ensuite examiner les tables d'audit et mettre à jour de manière explicite les enregistrements de l'inventaire officiel.
Pour l'utilisateur de Web Central gérant le relevé, les enregistrements d'audit sont libellés « Éléments de relevé d'actif et d'équipement ». Sur le périphérique mobile, les enregistrements d'audit sont libellés « Éléments d'équipement ». Le nom de la table est eq_audit.
Il existe deux façons de suivre les éléments répertoriés en tant qu'éléments d'audit, mais que le contrôleur ne trouvera pas sur le terrain.