Application mobile Relevé d'espace et d'occupation

Lorsqu'ils sont sur le terrain, en réunion hors site ou dans d'autres situations dans lesquelles ils n'ont pas accès à un ordinateur portable connecté à la base de données ARCHIBUS, les gestionnaires de patrimoine, les gestionnaires de département, les gestionnaires de déménagements, et toutes les autres personnes impliquées dans les décisions d'espace et d'occupation, peuvent avoir besoin d'accéder à des plans d'étage et des données d'espace, ainsi qu'à des informations sur l'occupation de ces espaces par les employés. Par exemple, un gestionnaire de département en déplacement entre son domicile et son lieu de travail peut souhaiter vérifier les occupants des pièces affectées à son département, un gestionnaire de patrimoine discutant d'un nouveau groupe CVC avec un fournisseur peut avoir besoin de connaître la surface de la chaufferie, et un gestionnaire de déménagements en réunion hors site peut avoir besoin de connaître l'emplacement de pièces vide.

Pour permettre à ces utilisateurs d'accéder aux informations d'espace et d'occupation lorsqu'ils n'ont pas accès à un ordinateur portable connecté aux données ARCHIBUS, ARCHIBUS met à leur disposition l'application Relevé d'espace et d'occupation, qui offre :

Un accès rapide et facile aux données essentielles (données de bâtiments et dessins) sur leur tablette ou leur iPad.
Des tâches pour la réalisation de relevés d'espace et d'occupation sans papier au moyen de périphériques mobiles.
Une prise en charge des fonctions d'historique des espaces de travail d'ARCHIBUS, c'est-à-dire de fonctions spécifiant combien d'employés, de divisions et de départements partagent des pièces, et comment ces affectations changent dans le temps.

Remarque : comme les utilisateurs mobiles travaillent avec des plans d'étage qui occupent un espace significatif à l'écran, l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation est conçue pour être utilisée sur une tablette, et non sur un smartphone.

Remarque : l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation est conçue pour être utilisée avec un inventaire d'espace basé sur les transactions (historique des espaces de travail). Dans le cas d'un inventaire non basé sur les transactions, vous pouvez relever l'espace à l'aide de l'application Attribution d'espace. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Réalisation de relevés d'espace à l'aide de l'application mobile Attribution d'espace.

Remarque : l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation fonctionne conjointement avec les applications Inventaire et performance de l'espace et Personnel et occupation de l'espace de Web Central. Votre site doit posséder une licence pour ces applications de Web Central afin que les utilisateurs mobiles puissent accéder aux inventaires de l'espace et d'occupation développés dans Web Central et puissent les mettre à jour à l'aide de l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation.

Comme le constateront ses utilisateurs, l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation dispose d'une interface intuitive qui affiche de nombreux messages pour y naviguer sans problème. Cette rubrique, qui présente l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation, comporte les sections suivantes :

Scénarios d'utilisation classiques
Administrateur : préparation de l'inventaire de l'espace et d'occupation en vue de son téléchargement
Administrateur : autorisation du personnel à utiliser l'application Relevé d'espace et d'occupation
Utilisateur de périphérique mobile : téléchargement de l'inventaire de l'espace et d'occupation sur le périphérique mobile

Pour plus d'informations sur les fonctionnalités de relevé de l'application, reportez-vous à la rubrique Réalisation de relevés d'espace et d'occupation.

Scénarios d'utilisation classiques de l'application Relevé d'espace et d'occupation

Voici quelques exemples d'utilisation classique de l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation :

Accès à des informations spatiales de base : en réunion ou sur le terrain, le personnel peut vérifier à sa guise les données d'un site, d'un bâtiment, d'un étage ou d'une pièce. Le fait de disposer immédiatement de données spatiales sur un périphérique mobile permet aux utilisateurs d'accéder à ces données sans avoir besoin de consulter un ordinateur portable connecté au réseau. Pour tout élément, il suffit de sélectionner le bouton Détails pour accéder aux données clés. Pour trouver ces informations, les utilisateurs mobiles peuvent rechercher des sites, des bâtiments, des étages et des pièces. Ils peuvent aussi accéder à des informations plus détaillées, par exemple en sélectionnant un bâtiment et en explorant jusqu'à ses étages et ses pièces. Le bouton Accueil permet ensuite de revenir à la liste des sites.
Accès à des plans d'étage sur une tablette : le personnel peut aussi accéder à des plans d'étage afin de vérifier l'emplacement d'une pièce, d'un département affecté à une pièce, d'un point d'évacuation de l'étage, etc. Selon son rôle dans l'entreprise et les informations suivies par votre site, le personnel peut avoir accès aux types de plans suivants :
- Affection
- Catégorie
- Type
- Occupation
- Inoccupation
- Location
- Urgence
- Relevé
- Matières dangereuses
  Pour voir ces types d'informations sur le dessin, l'utilisateur doit choisir le type de plan approprié dans la liste déroulante Type de plan.
  
  Par exemple, sur le plan d'étage illustré ci-dessus, l'utilisateur mobile a sélectionné le type de plan Inoccupation. Les pièces sont donc mises en surbrillance sur le dessin en fonction de leur statut d'inoccupation. Notez qu'avant que vous ne choisissiez un type de plan, le plan s'affiche selon le premier type de plan de la liste. Une fois sélectionné, le type de plan reste actif jusqu'à ce que vous chargiez un autre plan d'étage. Cela se révèle utile pour comparer des données similaires de différents étages.

Mise à jour d'informations sur les pièces ad hoc : les gestionnaires de patrimoine sur le terrain peuvent comparer une pièce réelle à sa description sur le périphérique mobile et vérifier si les informations relatives à la catégorie de pièce, au type, au standard, à la division ou au département sont erronées. Ils peuvent aussi modifier les données d'attribut d'une pièce en procédant comme les contrôleurs terrain qui réalisent un relevé, ce qui revient à commencer un relevé ad hoc sur place. Ils peuvent ensuite fermer ce relevé ad hoc et mettre à jour immédiatement l'inventaire, directement depuis le terrain.

Envoi d'un plan d'étage par e-mail : les gestionnaires de patrimoine peuvent s'envoyer par e-mail des observations sur un plan d'étage ou envoyer un e-mail à un collègue sur l'état des infrastructures. Par exemple, ils peuvent constater sur le terrain que deux pièces ont été fusionnées et décident d'envoyer un e-mail à un spécialiste en CAO pour que celui-ci mettre à jour un dessin afin de refléter ce changement. Ils peuvent aussi envoyer un e-mail au responsable de la maintenance au sujet d'une dalle de plafond tachée indiquant un tuyau qui fuit. Avec l'application Relevé d'espace et d'occupation, ils peuvent envoyer une image du plan d'étage par e-mail afin que le destinataire puisse visualiser les pièces auxquelles ils font référence. Supposons, par exemple, qu'ils utilisent un iPad et qu'ils disposent du plan d'étage ARCHIBUS qu'ils souhaitent rendre visible à l'écran. Il faudrait alors appuyer sur le bouton de menu et le bouton de marche/arrêt pour prendre une capture d'écran, puis naviguer jusqu'à Pellicule dans l'application Photos, sélectionner la photo, et la transférer par e-mail.
Réalisation de relevés d'espace : de nombreux sites souhaitent effectuer le relevé périodique de leurs infrastructures afin de s'assurer que l'inventaire électronique des pièces correspond à la situation réelle. Par exemple, le personnel a-t-il décidé de combiner des bureaux cloisonnés en un espace plus grand, de convertir une salle de conférences en bureau ou d'utiliser un bureau comme espace de stockage ? Dans de tels cas, l'inventaire électronique ne correspondrait plus à la situation réelle de l'infrastructure. Pour évaluer la situation réelle, les contrôleurs terrain visitent chaque pièce et relèvent toute différence par rapport à l'inventaire électronique, puis ils mettent à jour l'inventaire en conséquence. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Réalisation de relevés d'espace à l'aide de l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation.

Gestionnaire de patrimoine : préparation de l'inventaire d'espace en vue de son téléchargement

Afin de fournir au propriétaire du périphérique un jeu de données complet, le gestionnaire de patrimoine ou l'administrateur ARCHIBUS doit préparer les données d'espace en vue de leur téléchargement.

À l'aide de l'application ARCHIBUS Inventaire et performance de l'espace et des programmes ARCHIBUS Web Central et Extension Smart Client pour AutoCAD, développez un inventaire complet des pièces (basé sur les transactions) incluant les plans d'étage avec les pièces définies.
Si vous souhaitez utiliser la fonction de carte du campus, veillez à développer un plan du site à l'aide de la commande Gestion et planification de l'espace / Inventaire et performance de l'espace / Performance des bâtiments / Définir des bâtiments dans votre outil de CAO.
Utilisez Web Central ou Smart Client pour renseigner le champ Photo de site dans la table Sites, et le champ Photo de bâtiment dans la table Bâtiments. Ces champs stockent les images bitmap qui s'affichent en regard des listes de sites et de bâtiments lors de la consultation sur le périphérique mobile.
Déterminez les types de plan que vous voulez rendre disponibles aux utilisateurs de tablette dans la liste Types de plan en exécutant la tâche Administration du système / Administration du système ARCHIBUS / Gestionnaire d'applications mobiles / Sélectionner les types de plan de Web Central.
Utilisez Smart Client pour AutoCAD ou DWG Editor pour publier des graphiques d'entreprise de plans d'étage, et stockez ces derniers sur le serveur Web Central. Veillez à activer une règle de publication de type SVG qui affiche les couches contenant tous les types d'actif pour les types de plan d'étage (pièces, locaux, matières dangereuses, informations architecturales, voies d'évacuation, etc.) que vous voulez rendre disponibles sur le périphérique mobile.

Pour activer, désactiver ou modifier des règles de publication de dessin pour des plans mobiles, utilisez la tâche Administration du système / Administration du système ARCHIBUS / Gestionnaire d'applications mobiles / Éditer les règles de publication des dessins SVG de Web Central.
Pour plus d'informations sur les tâches ARCHIBUS qui présentent ces plans et sur les tâches à partir desquelles publier des graphiques d'entreprise, reportez-vous à la tâche Administration du système / Administration du système ARCHIBUS / Gestionnaire d'applications mobiles / Sélectionner les types de plan.

Remarque : lorsqu'il utilise l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation, l'utilisateur a la possibilité de télécharger les plans d'étage. Le système informe l'utilisateur sur le nombre de plans qu'il téléchargera. Ce nombre est calculé en multipliant le nombre d'étages par le nombre de types de plan actifs.

Gestionnaire de patrimoine : autorisation du personnel à utiliser l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation

Pour activer l'application mobile Relevé d'espace et d'occupation pour des utilisateurs donnés, le site concerné doit effectuer les opérations suivantes pour chaque utilisateur :

Autoriser l'utilisateur à utiliser l'application mobile en exécutant la tâche Administration du système / Administrateur ARCHIBUS - Utilisateurs et sécurité / Éditer des utilisateurs, et en définissant le champ Périphérique mobile activé ? sur « Oui ».
Vérifier que les utilisateurs mobiles existent dans la table Utilisateurs ARCHIBUS et dans la table Employés, et que l'adresse e-mail de ces utilisateurs est la même dans ces deux tables.

Vous devez affecter des groupes de sécurité au rôle SPAC-OCCUP-MOB à l'aide de la tâche Administration du système / Administrateurs ARCHIBUS - Utilisateurs et sécurité / Assigner des groupes de sécurité aux rôles, puis assignez les utilisateurs appropriés à ces rôles. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Configuration des applications mobiles ARCHIBUS - Administrateur ARCHIBUS.

Utilisateur de périphérique : téléchargement de l'inventaire de l'espace sur le périphérique mobile

Pour commencer à utiliser l'application Relevé d'espace et d'occupation, le propriétaire du périphérique doit télécharger les données d'inventaire et les plans d'étage sur le périphérique mobile à l'aide des actions suivantes de l'application Relevé d'espace et d'occupation :

Télécharger des données. Cette action télécharge du serveur la liste des sites, des bâtiments et des étages. Elle télécharge également les images bitmap (photo de site et photo de bâtiment) que l'application présente dans ses listes.
Télécharger des plans d'étage. Cette action télécharge les plans d'étage sous forme de bitmaps au format SVG. Les plans incluent les surbrillances et les étiquettes thématiques, ce qui les rend disponibles hors ligne.

Sur le serveur, les plans d'étage ainsi que les informations relatives aux sites, bâtiments et étages peuvent varier avec le temps au fur et à mesure que les gestionnaires de patrimoine, les gestionnaires d'espace et toutes les personnes travaillant avec ARCHIBUS sur le réseau mettent à jour les données de patrimoine. Après avoir téléchargé des données pour la première fois, les propriétaires de périphérique doivent exécuter périodiquement les actions précédentes afin de mettre à jour sur le périphérique les listes et les dessins avec les dernières versions du serveur. De la même façon, les utilisateurs de CAO doivent publier périodiquement les dessins en tant que graphiques d'entreprise de façon à ce qu'ils soient disponibles au téléchargement.