L’ajout d’employés à un inventaire d’espace vous permet de produire des plans d’occupation, des effectifs et des inventaires des employés par site et bâtiment. Ces informations sont vitales pour localiser les bureaux vacants susceptibles d'être utilisés par les consultants ou les nouveaux employés et pour comprendre de façon visuelle la répartition des employés et des départements à l'étage.
Un inventaire du personnel précis aide également les gestionnaires d'espace à optimiser l'utilisation de l'espace et à anticiper l'augmentation ou la diminution des besoins en répondant à des questions telles que : Nos bureaux sont-ils utilisés à pleine capacité ? Combien de bureaux vacants avons-nous ? Devons-nous en envisager le regroupement ? Quelle est la surface moyenne par occupation ? Est-ce conforme à nos standards ? Cet employé dispose-t-il d'une localisation par satellite ?
Les gestionnaires d'espace et les responsables de département ont accès à des rapports qui montrent les changements d'occupation des employés, comme les changements de pièce et les taux d'inoccupation, dans le temps.
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Inventaire du personnel et occupation |
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Localisation |
Domaine Gestion et planification de l'espace Application Inventaire du personnel et occupation Certaines tâches de gestion du personnel et de l'occupation sont également disponibles depuis la page de navigation de Quick-Start d'ARCHIBUS. |
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Résultats pour l’entreprise |
Utilisation de l’espace par département en fonction de l’occupation des employés. Espace occupable et espace vacant disponible. Tendances dans le temps de l'occupation et de l'inoccupation. Visualisation de l'espace sur-utilisé et sous-utilisé. |
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Utilisée par |
Responsables de département Gestionnaires d'espace Gestionnaires de patrimoine Responsables du centre de services Utilisateurs occasionnels (clients) demandant des déménagements individuels |
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Motifs de l’automatisation |
Créer un référentiel centralisé de données relatives aux employés, accessible aux principales parties prenantes par l'intermédiaire d'un Intranet ou d'un réseau d'entreprise en vue d'une planification de l'espace à des niveaux supérieurs. Lier les données de gestion des ressources humaines aux données FM. Proposer des méthodes acceptées par le secteur pour l'utilisation de l'espace par les employés, parmi lesquelles le rapport Surface moyenne par occupant. Assurer le suivi de l'emplacement principal et secondaire d'un employé. Coordonner automatiquement la planification des déménagements, des pièces et des échéanciers. Assurer le suivi des déménagements des employés et des taux d'inoccupation dans le temps. |
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Conditions préalables à l'utilisation de l'application |
Un inventaire de pièces réalisé avec l'application Inventaire et performance de l'espace |
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Résultats/Rapports
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Liste des employés Employés par division, département et standard Rapports de localisation des employés Rapports Surface moyenne par employé Rapports d'analyse par département et par employé Rapports Vacant et Disponibilité Plans d'occupation Surbrillance des pièces occupables inoccupées Indicateurs numériques de la localisation Console de planification de l'espace Rapports sur l'affectation, les tendances et les indicateurs de performances |
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Applications utilisant les résultats de cette application |
Gestion des déménagements d’entreprise Plusieurs autres applications ARCHIBUS utilisent les listes d'employés et les plans d'occupation, notamment les applications Centre de services, Travaux sur demande et Réservations. |
Les utilisateurs suivants travaillent généralement sur les inventaires du personnel.
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Utilisateur |
Tâches |
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Gestionnaire d'espace |
Localise les bureaux inoccupés lors de la planification des besoins en espace futurs. |
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Responsable de département |
Localise les bureaux des employés sur les dessins des plans d’étage. Tient à jour les données des employés. Évalue les changements d'emplacement des employés dans le temps. |
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Gestionnaire de patrimoine |
Saisit les données de base sur les employés ou les importe à partir d’une base de données de ressources humaines. |
| Responsable du centre de services | Configurer les processus (contrats de niveau de service ou SLA) qui gèrent le workflow pour les demandes relatives à l'espace. |
| Utilisateur général (client) | Utilise les tâches en libre-service pour demander un déménagement. |