Obtention de résultats avec ARCHIBUS

Gestion des déménagements d’entreprise

Comment puis-je optimiser la gestion et l’exécution des déménagements pour gagner en efficacité et réduire les coûts ? Comment puis-je réduire les risques liés aux déménagements ? Comment puis-je rectifier au mieux et au plus vite un événement qui ne se déroule pas comme prévu ? Comment puis-je réduire les taux de rotation ?

Une gestion efficace des déménagements peut avoir un impact significatif sur la stratégie et le résultat net de votre organisation. Il est essentiel que les déménagements se déroulent rapidement et correctement pour éviter les retards, les indisponibilités et la perte d’efficacité. L'application Gestion des déménagements d'ARCHIBUS propose un processus collaboratif automatisé facilitant la gestion et l'exécution d’un projet complet de déménagement. Les temps d'indisponibilité liés au déménagement sont donc réduits.

L'application Gestion des déménagements est principalement destinée au déménagement de cartons dans lesquels est stocké le contenu d'un bureau et qui est ensuite déplacé dans un autre bureau. Cette application permet aux gestionnaires de déménagement d'effectuer les tâches suivantes :

planifier des déménagements de cartons à grande échelle à l’aide de plusieurs phases et simulations ;
exécuter des déménagements qui impliquent des individus et des pièces qui ne figurent pas encore dans l’inventaire ;
gérer le processus de déménagement complet aux niveaux individuel et global ;
organiser de grandes quantités de données, la communication et la coordination entre les différentes parties impliquées dans un déménagement.

Localisation

Domaine Gestion des déménagements

Application Gestion des déménagements d'entreprise

Résultats pour l’entreprise

Amélioration de la gestion et de l’exécution des projets de déménagement grâce à une meilleure communication et coordination entre les employés, le personnel chargé des équipements informatiques, du patrimoine, des déménagements, des télécommunications et autres personnes impliquées dans un déménagement.

Réduction des risques.

Réduction de la perturbation de l’activité de l’entreprise.

Amélioration de la satisfaction générale des employés grâce à un déroulement plus fluide du processus de déménagement.

Réduction des coûts de déménagement.

Utilisée par

Demandeurs de Déménagement

Responsables de Département

Techniciens (déménagements, personnel de maintenance, techniciens des télécommunications)

Coordinateurs de déménagement

Planificateurs de scénarios de déménagement

Coordinateurs données et voix

Responsables Décisionnels

Propriétaires du Processus d’entreprise

Motifs de l’automatisation

Stocker des données liées aux déménagements dans un référentiel centralisé et proposer un système de gestion des déménagements collaboratif automatisé accessible sur le Web ou sur un Intranet d’entreprise.

Réduire la complexité et limiter les risques, la durée, les indisponibilités et les coûts associés aux déménagements de cartons.

Réduire ou éliminer les données papier.

Réaliser un programme de suivi rapide et réduire le temps "de rattrapage" nécessaire au contrôle de la continuité.

Exécuter avec efficacité les déménagements décisifs.

Générer des taux de rotation et autres statistiques liées au déménagement.

Conditions préalables à l'utilisation de l'application

Inventaire de l’espace

Inventaire du personnel et espace occupé

Inventaire d’équipement

Inventaire des prises

Résultats/Rapports

Formulaires de demande de déménagement sur le Web

Formulaires d’édition de déménagement sur le Web

Formulaires d’approbation de déménagement sur le Web

Formulaires de soumission de déménagement sur le Web

Formulaires de mise à jour de déménagement sur le Web

Déménagements de groupes

Déménagements individuels

Feuille de calcul des déménagements de groupes

Calendrier des déménagements

Scénario du déménagement

Statistiques des Déménagements par Localisation

Graphe des Statistiques des Déménagements par Localisation

Statistiques des Déménagements par Organisation

Graphe des Statistiques des Déménagements par Organisation

Historique des Déménagements

Applications utilisant les résultats de cette application

Inventaire du personnel et espace occupé

Inventaire d’équipement

Inventaire des prises

Application mobile Portail de services d'espace de travail

Les utilisateurs type sont les suivants :

Utilisateur	Tâches
Demandeurs de Déménagement	Les pratiques varient d’un site à l’autre, mais les demandeurs de déménagement sont généralement les suivants : responsables de département demandant un déménagement suite à l’arrivée ou au départ d’un employé dans leur département, personnel des ressources humaines demandant des pièces pour les nouveaux employés ou des départs (si cela n’est pas géré par le responsable de département), responsables de département demandant un déménagement suite aux promotions accordées dans leur département ou à la réorganisation de ce dernier, personnel informatique demandant le stockage d’un matériel obsolète, responsables de division ou d’unité organisationnelle chargés de la réorganisation globale de la société, responsables des données de patrimoine et coordinateurs de déménagement chargés de superviser un déménagement vers un nouveau site ou d’organiser la fusion du personnel après une acquisition. Ces utilisateurs initient un déménagement en formulant une demande dans le système de gestion des déménagements, en indiquant les emplacements actuel et futur et en ajoutant des remarques sur le déménagement. S'ils ont accès à l'application mobile Portail de services d'espace de travail, ils peuvent procéder directement depuis leur smartphone ou leur périphérique mobile. Reçoivent un e-mail les informant si leur demande de déménagement a été approuvée ou rejetée.
Responsables de Département	Demandent un déménagement. Sont informés de l’avancement des opérations via le système de gestion des déménagements. Jouent le rôle de responsable chargé de l’approbation pour les déménagements impliquant leur personnel. Effectuent un suivi du taux de rotation de leur département en consultant le rapport "Taux de rotation par département".
Planificateurs de scénarios de déménagement	Développent différents scénarios d'affectation des pièces pour que les parties prenantes puissent choisir entre les alternatives. Génèrent des rapports à partir de ces scénarios pour visualiser les affectations de pièces proposées et faciliter le choix. Lorsqu'un scénario a été sélectionné, les affectations de pièces sont automatiquement mises à jour pour le déménagement conformément au scénario sélectionné.
Coordinateurs de déménagement	Demandent des déménagements à grande échelle en raison des réorganisations dans l’entreprise et des fusions. Saisissent les détails concernant leur demande de déménagement. Estiment le coût du déménagement. Expliquent en détail aux techniciens les étapes précises à suivre lors du déménagement. Soumettent une demande de déménagement pour approbation ou approuvent automatiquement la demande. Émettent les déménagements. Contrôlent les bons de déménagement en cours Rédigent les détails relatifs aux bons de déménagement tels que les informations sur des éléments d’action spécifiques, les heures réelles passées à déménager, la date de fin ou des remarques particulières. Analysent les taux de rotation.
Coordinateurs données et voix	Gèrent l’aspect réseaux voix et données d’un déménagement. Confirment que l’accès au réseau a été établi.
Techniciens	Ce groupe inclut : les déménageurs, le personnel de maintenance et les techniciens des télécommunications. Exécutent les tâches spécifiques à un déménagement telles que le déménagement des équipements et du mobilier, l’installation des rayonnages, le nettoyage des bureaux ou le raccordement des câbles. Consultent le système de gestion des déménagements pour les détails concernant les tâches qui leur sont affectées. Mettent à jour le système de gestion des déménagements avec les détails concernant les tâches qu’ils ont achevées.
Propriétaire du processus d’entreprise	Saisissent dans le système toutes les données de patrimoine nécessaires aux déménagements. Affectent les processus aux membres du personnel en fonction de leur rôle.
Responsables décisionnels	Surveillent les statistiques de déménagement de l'entreprise : coût des déménagements, nombre de déménagements, taux de rotation.