Les membres du personnel ont souvent des questions et des demandes à l'attention du département de gestion du patrimoine. Par exemple, ils peuvent avoir besoin de localiser un employé sur un plan d'étage, de signaler un problème de maintenance, de demander une pièce pour une réunion, ou de demander un changement de mobilier. Le fait que les membres du personnel puissent communiquer efficacement leurs demandes au gestionnaire de patrimoine, et qu'ils disposent de tâches en libre-service afin de pouvoir trouver les infrastructures dont ils ont besoin, sont des objectifs importants qui aident à garantir un environnement sûr et efficace pour tout le monde.
Pour fournir à tous les membres du personnel ces tâches en libre-service, le site peut mettre à sa disposition l'application mobile Portail de services d'espace de travail ARCHIBUS. Avec cette application, les membres du personnel peuvent utiliser leurs smartphones et leurs périphériques mobiles pour faire les demandes et réaliser les activités suivantes :
Les sous-traitants et les visiteurs du bâtiment trouveront également un grand nombre de ces tâches fortes utiles. Avec l'application mobile Portail de services d'espace de travail, le personnel et les visiteurs n'ont pas besoin d'avoir accès au système ARCHIBUS via leur ordinateur portable ou leur poste de travail afin d'exécuter des tâches de gestion de patrimoine occasionnelles. Au lieu de cela, ils peuvent demander des données de patrimoine clés et y accéder directement à partir de leur smartphone ou de leur tablette.
Remarque : de nombreuses tâches de l'application accèdent à des plans d'étage, de sorte que l'utilisateur mobile puisse consulter l'emplacement des pièces qu'ils sollicitent ou la localisation d'un employé ou d'un département. Si l'accès à un plan d'étage est une priorité pour votre site, il est recommandé aux utilisateurs mobiles d'exécuter l'application Portail de services d'espace de travail sur une tablette plutôt que sur un smartphone. Les plans d'étage occupent un espace significatif à l'écran et peuvent être difficiles à consulter sur un smartphone.
Remarque : l'application Portail de services d'espace de travail fonctionne conjointement avec les applications de Web Central suivantes : Inventaire et performance de l'espace, Personnel et occupation de l'espace, Travaux sur demande, Centre de services, Bureaux de passage et Réservations. Des sites peuvent supprimer des types de demande (par exemple, des demandes de bureau de passage, des demandes de déménagement) du catalogue de services si ces sites n'utilisent pas les applications ARCHIBUS qui gèrent ces types de demande.
Voici quelques exemples d'utilisation classique de l'application mobile Portail de services d'espace de travail :
Les membres du personnel ont souvent besoin de réserver des pièces pour des réunions, des séances de formation ou des événements de l'entreprise. Avec l'application mobile Portail de services d'espace de travail, ils peuvent saisir les critères de leur choix, choisir parmi une liste de pièces disponibles et confirmer leur réservation directement à partir de leur smartphone.
L'application synchronise automatiquement leur périphérique de sorte que la réservation soit immédiatement téléchargée dans la base de données et que l'espace soit réservé dans le système de réservation global. L'application Réservations de Web Central tiendra alors compte de cette réservation dans ses rapports de coûts et d'analyse, et les utilisateurs de Web Central pourront éditer la réservation afin d'ajouter des participants ou des ressources.
Les télétravailleurs et le personnel temporaire occupant de plus en plus de place dans le monde du travail, et les entreprises peuvent mettre à leur disposition des pièces inoccupées prévues à cet effet. Par exemple, un télétravailleur peut avoir besoin d'un bureau pendant deux jours pendant sa présence sur site, ou un travailleur temporaire peut avoir besoin d'un bureau pendant deux semaines le temps que dure son projet. Dans ces cas, les utilisateurs de l'application mobile, directement depuis leur smartphone, peuvent rechercher des espaces disponibles suivant un certain nombre de paramètres de recherche (dates, type de pièce, bâtiment, etc.), consulter les espaces disponibles sur un plan d'étage et sélectionner des espaces à attribuer. Comme la tâche Réservations, l'application synchronise automatiquement leur périphérique de sorte que l'attribution soit immédiatement téléchargée dans la base de données et que l'espace soit attribué dans le système de bureaux de passage global. L'application Bureaux de passage de Web Central tiendra alors compte de cette attribution dans ses rapports de coûts et d'analyse.
Quand les membres du personnel rencontrent des problèmes dans les infrastructures, comme des fuites, des serrures cassées, des déversements, des problèmes de température, des cas de vandalisme, etc., ils peuvent signaler le problème en complétant les formulaires en libre-service de l'application Portail de services d'espace de travail. Lorsqu'ils envoient leur rapport, le système synchronise automatiquement le périphérique de sorte que la demande de maintenance soit immédiatement téléchargée dans la base de données, où elle peut être traitée par l'application Travaux sur demande de Web Central.
Fournir un environnement en libre-service pour demander des services auprès du département de patrimoine permet aux membres du personnel de maîtriser leur environnement de travail. Avec l'application mobile Portail de services d'espace de travail, le personnel peut demander les services suivants, qui suivent tous le même format de base.
Les membres du personnel rempliront un formulaire similaire au formulaire de demande de maintenance ci-dessus, à la différence près qu' n'indiqueront pas le type de problème. Lorsqu'ils synchronisent leur périphérique, la demande est téléchargée sur le serveur ARCHIBUS, où l'application Centre de services de Web Central la distribue en vue de son approbation, estimation ou exécution, selon les règles qui régissent les détails de la demande.
Le fait de connaître l'emplacement d'une pièce à un étage donné peut éviter à un employé de déambuler dans les couloirs à la recherche de la pièce souhaitée. Par exemple, supposons qu'un employé doive assister à une réunion dans un autre bâtiment dont il ne connaît pas l'aménagement, ou qu'un visiteur, comme un sous-traitant, ait besoin de connaître l'emplacement de la pièce où il va travailler. Avec cette fonction, il suffit à l'employé d'entrer le numéro de la pièce, et le système met la pièce en surbrillance sur le plan d'étage. En cliquant sur le bouton Liste des pièces, il obtient des informations sur les pièces réelles.
Si les membres du personnel peuvent facilement localiser les bureaux de collègues sur un plan d'étage, ils passeront plus volontiers par leurs bureaux pour examiner des problèmes. L'application mobile Portail de services d'espace de travail favorise la communication en personne parmi le personnel, car les employés peuvent facilement localiser leurs collègues. L'employé saisit le nom de l'employé ou son ID dans le formulaire,
et le système met en surbrillance la pièce où il travaille sur le plan d'étage.
Les gestionnaires de patrimoine, les gestionnaires de déménagements et les gestionnaires de département ont souvent besoin de savoir comment l'espace est affecté aux départements à un étage donné. Par exemple, dans le cadre de l'extension d'un département, ils ont besoin de voir les pièces qui ne sont pas encore affectées à des départements. Les utilisateurs mobiles peuvent sélectionner un étage et accéder à un plan d'étage où toutes les pièces de chaque département sont mises en surbrillance de la même couleur. Les pièces qui ne sont affectées à aucun département ne sont pas mises en surbrillance. Les pièces affectées au département d'un utilisateur mobile sont mises en surbrillance en jaune.
Les tâches situées dans la partie inférieure de l'écran Portails de services d'espace de travail permettent à l'utilisateur de parcourir une liste de demandes effectuées depuis la dernière synchronisation du périphérique. Ces tâches sont utiles pour vérifier que vous n'effectuez pas la même demande deux fois. Vous pouvez examiner toutes les demandes réalisées à l'aide des commandes situées en haut de l'écran. Notez que les demandes de copie, de changement de mobilier, d'espace, de déménagement et de maintenance sont toutes regroupées sous « demandes de service ».
Afin de fournir au propriétaire du périphérique un jeu de données complet, le gestionnaire de patrimoine ou l'administrateur ARCHIBUS doit préparer les données d'espace en vue de leur téléchargement. Les fonctions Localiser un employé et Localiser une pièce affichent la requête de l'utilisateur sur un plan d'étage, et certaines des tâches de demande permettent de voir la pièce en question sur le plan d'étage.
De la même façon, l'application Portail de services d'espace de travail exige que des données fondamentales (de validation) et que des procédures soient établies pour traiter les réservations, les demandes de bureau de passage, les demandes de déménagement et les demandes de service. Le Gestionnaire de patrimoine doit veiller à ce que les données de validation et les procédures aient été établies avant d'ajouter le composant mobile au workflow.
Pour activer l'application mobile Portail de services d'espace de travail pour des utilisateurs donnés, le site concerné doit effectuer les opérations suivantes pour chaque utilisateur :