Dans de nombreuses organisations, une quantité significative de temps est consacrée aux réunions, avec le personnel ou les clients et les fournisseurs. Votre environnement de réunion peut avoir un impact sur l’efficacité de votre société et sur l’impression qu’a votre client sur la société. Il est donc essentiel de pouvoir fournir un environnement de réunion confortable et adapté doté des ressources nécessaires, qu’il s’agisse du service de restauration ou du matériel de visioconférence.
L’application Réservations vous permet de gérer de façon efficace vos réservations de pièces et de ressources à l'aide d'une console qui vous permet de réserver des pièces et d'ajouter des participants et des ressources, le tout à partir d'une seule vue. Vous pouvez cliquer sur la chronologie et la faire glisser pour réserver des pièces et des ressources. Lorsque vous changez l'heure de réservation d'une pièce, le système met à jour les ressources et la disponibilité des participants afin de refléter vos sélections.
En incluant les temps d’installation et de rangement dans vos réservations, vous pouvez définir un calendrier de réunion efficace et réaliste. En outre, vous pouvez définir plusieurs aménagements pour une même pièce (par exemple, salle de conférences et salle de classe). Cela vous permet de préparer de façon adéquate les tâches d’installation et de rangement nécessaires pour chaque aménagement de pièce et d’assurer une transition progressive d’une réunion à l’autre.
L'application Réservations inclut également une fonction de demande d'intervention pour les corps de métier et les fournisseurs. Vous pouvez créer des demandes d’intervention pour les tâches d’installation et de rangement. Vous pouvez également en créer pour différentes ressources externes, telles que les services de restauration. En outre, les rapports de réservation vous permettent de calculer l'utilisation réelle de vos ressources partagées. Vous pouvez ainsi optimiser globalement l’affectation de votre espace et de vos ressources.
En guise de fonction supplémentaire pour la gestion des réservations de pièces de votre site, ARCHIBUS offre un programme indépendant, le complément Réservations d'ARCHIBUS pour Microsoft Outlook, qui permet à tous les utilisateurs de votre entreprise de créer des réservations de pièces avec services complets directement à partir de la vue Rendez-vous de Microsoft Outlook. Le complément et l'application complète Réservations d'ARCHIBUS fonctionnent conjointement, de sorte que les nouvelles réservations et les réservations modifiées réalisées dans l'un des environnements soient directement accessibles dans l'autre. Certains sites peuvent souhaiter mettre en œuvre le complément Outlook afin que les utilisateurs puissent accéder au système de réservation à partir de l'environnement familier d'Outlook.
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Réservations |
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Localisation |
Domaine Services espace de travail |
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Résultats pour l’entreprise |
Mieux utiliser les ressources partagées. Accroître la visibilité du taux d’utilisation des ressources. Améliorer la qualité du processus d’organisation des réunions. Développer la traçabilité de la réservation et de la mise à disposition des ressources partagées. Réduire les coûts liés au processus de réservation et d’attribution des ressources partagées. |
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Utilisée par |
Tout occupant d'un bâtiment Personnel du centre de services Approbateurs des réservations Administrateurs des réservations Réceptionnistes Fournisseurs/corps de métier |
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Motifs de l’automatisation |
Une organisation qui ne possède pas un système de réservation efficace est confrontée aux coûts et inconvénients suivants :
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Applications connexes |
Inventaire de l'espace (Cette application n’est pas obligatoire mais recommandée pour la création d'un inventaire d'espace détaillé.) |
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Rapports |
Nombre de Réservations de Ressource par Mois/par Jour Occupation de la Pièce par Mois/par Jour Utilisation de la Ressource par Mois/par Jour Utilisation de la Capacité de la Pièce par Mois Coûts par Division/Département par Mois Utilisation des Aménagements par Mois Rejets par Pièce/par Ressource par Mois Annulations de Pièce/Ressource par Mois Liste de Contrôle des Approbations en Retard Nombre de Réservations de Pièce par Jour Coûts par Div. et Dépt. - Détails |
Les utilisateurs type sont les suivants :
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Utilisateur |
Tâches |
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Tout occupant d’un bâtiment |
Réserve une pièce ou une ressource. Si l'occupant a accès à l'application mobile Portail de services d'espace de travail, il peut également réserver des pièces directement depuis son smartphone ou son périphérique mobile. |
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Responsable des réservations |
Développe les données fondamentales. Réserver des pièces et/ou des ressources. Approuve les réservations. Gère les travaux par métier requis pour honorer des réservations. Passe en revue les rapports de gestion. |
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Propriétaire du processus d’entreprise |
Configure l’application pour répondre aux besoins du site. Développe les données fondamentales. |
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Centre de services des réservations |
Réserve des pièces et/ou des ressources. Approuve les réservations. Gère les travaux par métier. |
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Approbateur de réservation |
Approuve les réservations. |
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Assistant de Réservations/Hôte de Réservations |
Réserve des pièces et/ou des ressources. |
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Responsable des corps de métier |
Gère les travaux par métier requis pour honorer des réservations. |