La segnalazione immediata di un'eventuale disgrazia o incidente nel momento in cui si verifica rappresenta un fattore importante per garantire la sicurezza del luogo di lavoro. Un testimone dell'incidente, eventuali soggetti effettivamente coinvolti nell'incidente o il personale che arriva rapidamente sulla scena, possono fornire le informazioni più precise sull'evento verificatosi. La registrazione di tali dati presso il sito, direttamente dopo l'evento e dopo aver garantito la sicurezza del luogo, fornisce dati precisi che saranno particolarmente utili per la documentazione dell'incidente, specialmente se è necessaria la segnalazione alla compagnia assicurativa o al governo.
Servendosi dell'applicazione mobile Report incidente ARCHIBUS, i responsabili della sicurezza possono compilare svariati moduli per raccogliere i dettagli relativi all'incidente e ricostruirne la dinamica completa. Direttamente dal luogo dell'incidente, possono registrare immediatamente dati quali posizione, causa, dipendenti coinvolti e testimoni. Tali dati, acquisiti immediatamente dopo aver garantito la sicurezza del luogo, sono presumibilmente precisi dal momento che i dettagli sono recenti nella memoria di coloro che li segnalano. Questo genere di dati è utile per determinare le circostanze dell'evento.
Nota: L'applicazione mobile Report incidente funziona insieme all'applicazione Ambiente, Salute e Sicurezza Web Central. Il sito deve disporre di una licenza per questa applicazione Web Central se i responsabili della sicurezza pensano di usare l'applicazione mobile Report incidente sul campo.
In genere, quando si verifica un incidente, viene avvisato un responsabile della sicurezza che si reca sul posto. Non appena viene garantita la sicurezza, il responsabile può usare l'applicazione mobile per documentare l'incidente.
Il responsabile della sicurezza avvia l'applicazione mobile Report incidente e scarica sul proprio dispositivo i dati di background, ossia i valori tra i quali sceglierà per compilare i moduli dell'applicazione. Ad esempio, il responsabile scarica l'elenco di dipendenti, edifici, piani, locali, classificazioni degli infortuni, classificazioni degli incidenti e così via. Una volta compilati i moduli dell'applicazione potrà scegliere i valori dagli elenchi scaricati durante questa fase.
Il responsabile della sicurezza tocca il pulsante "+" per accedere a un modulo per l'immissione delle informazioni di base sull'incidente.
Dopo aver immesso le informazioni di base, il responsabile della sicurezza utilizza il pulsante Aggiungi dettagli incidente, situato nella parte inferiore del modulo, per accedere a un menu per l'immissione di altre informazioni.
Ognuna di queste opzioni di menu presenta un modulo per l'immissione di altri dettagli sull'evento. Ad esempio, il responsabile della sicurezza può immettere dettagli sulle condizioni mediche dei soggetti coinvolti nell'incidente.
È inoltre possibile fornire ulteriori informazioni sul luogo dell'incidente e indicare uno o più testimoni e i relativi commenti.
Per documentare l'incidente nel modo più completo possibile e descrivere l'intera dinamica, il responsabile della sicurezza può includere delle foto. Per scattare le foto dell'incidente è sufficiente toccare il pulsante Fotocamera dell'applicazione (situato nell'angolo superiore sinistro) che utilizza le funzioni fotocamera del telefono del responsabile per acquisire un'immagine. Una volta acquisita l'immagine è possibile allegarla alla documentazione dell'incidente senza uscire dall'interfaccia dell'applicazione.
Nota: se i responsabili della sicurezza cercano di aggiungere due incidenti con gli stessi lavori per tutti questi campi:em_id_affectedcontact_idnon_em_namedate_incidenttime_incidentincident_type
il sistema genera un messaggio di conferma. Se l'utente conferma di voler procedere e se i due record hanno valori diversi per almeno uno di questi campi: injury_category_idinjury_area_idemergency_rm_treatmentis_hospitalizeddate_death
il sistema salva i due incidenti come due record separati nel database di Web Central al momento della sincronizzazione. Questa struttura consente al responsabile della sicurezza di tener traccia in modo distinto dei diversi modi in cui il dipendente potrebbe essere interessato da un singolo incidente e di segnalare due diversi incidenti per lo stesso dipendente alla stessa ora nello stesso giorno, ad esempio il fatto di cadere due volte entro un minuto e di subire ogni volta infortuni diversi.
Dopo aver immesso il maggior numero possibile di informazioni, il responsabile può toccare il pulsante Sincronizza nella schermata Incidenti. Mediante questa operazione vengono caricati nel database tutti gli incidenti creati dall'utente dopo l'ultima sincronizzazione. Il responsabile della sicurezza può quindi usare l'applicazione Ambiente, Salute e Sicurezza Web Central (in particolare il compito Traccia incidenti) per registrare altri dati sull'incidente e monitorarlo durante la relativa risoluzione.
Se un incidente sul luogo di lavoro coinvolge più persone, il responsabile della sicurezza può creare un incidente separato per ogni persona coinvolta. Quando il responsabile riesamina tali incidenti in Web Central, li raggruppa ai fini della segnalazione e dell'analisi.
Si noti che l'applicazione copia le seguenti informazioni nel nuovo record: data e ora, tipo di incidente, autore della registrazione, descrizione, sito, proprietà, edificio, piano e locale.
Per abilitare l'applicazione mobile Report incidente per gli utenti, la struttura deve effettuare le seguenti operazioni per ciascun utente:
L'applicazione mobile Report incidente richiede l'elaborazione dei dati di background (convalida) affinché i responsabili della sicurezza possano scegliere tra questi valori mentre si trovano in loco. Il responsabile delle strutture deve accertarsi che i dati di background siano convalidati prima di introdurre il componente mobile nel flusso di lavoro.
Dopo aver immesso i dati sull'incidente, il responsabile della sicurezza può sincronizzare i propri dispositivi mobili con il server di database. La sincronizzazione esegue le seguenti operazioni importanti: