Conseguimento di risultati con ARCHIBUS

Prenotazioni

In numerose organizzazioni, una quantità di tempo significativo viene impegnata in riunioni con il personale interno, i clienti e i fornitori. L'ambiente in cui si svolgono le riunioni può influire sia sull'efficienza dell'azienda sia sull'impressione che i clienti hanno dell'azienda. È pertanto fondamentale essere in grado di fornire un ambiente confortevole e adeguato, dotato delle risorse necessarie, siano esse servizi di catering a pranzo o apparecchiature per videoconferenza.

Grazie all'applicazione Prenotazioni è possibile gestire in modo efficiente le prenotazioni di locali e risorse mediante una console che consente di prenotare locali e di aggiungere partecipanti e risorse da un'unica vista. Tramite la tempistica è possibile fare clic e trascinare per prenotare locali e risorse. Quando si cambia l'orario della prenotazione di un locale, il sistema aggiorna la disponibilità di risorse e partecipanti per rispecchiare le selezioni effettuate.

Se si includono nelle prenotazioni il tempo necessario per l'impostazione e le pulitura, è possibile organizzare un programma di riunioni efficiente e realistico. Inoltre, è possibile definire diversi accordi per un locale, ad esempio come sala conferenze e aula. In questo modo è possibile preparare adeguatamente i compiti di impostazione e di pulitura necessari per ogni sistemazione in camera e gestire una transizione graduale da una riunione alla successiva.

L'applicazione Prenotazioni include anche una funzione di richiesta di lavoro per settori e fornitori. È possibile impostare le richieste di lavoro per i compiti di impostazione e pulitura. È inoltre possibile impostare richieste di lavoro per varie risorse esterne, quali i servizi di catering. Inoltre, i report prenotazioni consentono di calcolare il tasso di utilizzo effettivo delle risorse condivise, ottimizzando lo spazio e l'assegnazione delle risorse a livello globale.

Come funzionalità aggiuntiva per la gestione delle prenotazioni dei locali di un sito, ARCHIBUS offre un programma separato, ovvero ARCHIBUS Reservations Plugin per Microsoft Outlook, che permette a tutti gli utenti aziendali di effettuare prenotazioni di locali self-service direttamente dalla schermata degli appuntamenti di Microsoft Outlook. Il plugin e l'applicazione completa ARCHIBUS Prenotazioni di locali interagiscono perfettamente. In questo modo, le nuove prenotazioni e quelle modificate in un ambiente possono essere visualizzate anche nell'altro. I siti possono implementare il plugin per Outlook per permettere agli utenti di accedere al sistema delle prenotazioni dall'ambiente Outlook già in uso.

Prenotazioni
Posizione	Dominio servizi flusso di lavoro
Risultato aziendale	Utilizzare in modo ottimale le risorse condivise. Indicare con maggiore chiarezza il tasso di utilizzo delle risorse. Aumentare la qualità del processo di organizzazione delle riunioni. Creare la tracciabilità per la prenotazione e la fornitura di risorse condivise. Ridurre i costi relativi al processo di prenotazione e assegnazione delle risorse condivise.
Utilizzato da	Qualsiasi occupante dell'edificio Personale del Service Desk Responsabili approvazioni prenotazioni Amministratori prenotazioni Receptionist Fornitori/Settori
Motivi per l'automazione	Le organizzazioni che non dispongono di un efficiente sistema di prenotazione incorrono nei seguenti costi e problemi: Necessità di personale del call center incaricato di gestire le richieste di prenotazione. Frequenti errori o conflitti a causa di una prenotazione doppia, un processo relativo alla prenotazione e all'autore poco chiaro. Risorse sottoutilizzate a causa della mancanza di visibilità sul tasso di occupazione reale.
Applicazioni correlate	Inventario spazio (questa applicazione non è richiesta, ma è consigliabile per la creazione di un inventario spazi dettagliato). Applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro
Report	Numero di prenotazioni locali/risorse al mese/al giorno Occupazione del locale al mese/giorno Utilizzo risorse al mese/giorno Utilizzo capacità del locale al mese Costi per divisione/reparto al mese Utilizzo assetti al mese Rifiuti per locale/risorsa al mese Annullamenti di locali/risorsa al mese Lista di controllo per approvazioni tardive Numero di prenotazioni di locali al giorno Costi per divisioni e reparti - Dettagli

Gli utenti tipici sono i seguenti:

Utente	Compiti
Qualsiasi occupante dell'edificio	Prenotare una camera o una risorsa. Se si dispone dell'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro è possibile effettuare prenotazioni dei locali direttamente dal proprio smartphone o dispositivo portatile.
Responsabili prenotazioni	Sviluppare i dati di background. Prenotare i locali e/o le risorse. Approvare le prenotazioni. Gestire il lavoro di settore per soddisfare le prenotazioni. Esaminare i report di gestione.
Proprietario processo aziendale	Configurare l'applicazione per soddisfare le esigenze del sito. Sviluppare i dati di background.
Service Desk prenotazioni	Prenotare i locali e/o le risorse. Approvare le prenotazioni. Gestire il lavoro di settore.
Responsabile approvazioni prenotazioni	Approvare le prenotazioni.
Assistente/addetto prenotazioni	Prenotare i locali e/o le risorse.
Responsabile settori	Gestire il lavoro di settore per soddisfare le prenotazioni.