Conseguimento di risultati con ARCHIBUS

Inventario ed efficienza spazio

Un elenco di aree e delle relative posizioni nella mappa dei piani è la base di ogni sistema di gestione degli spazi. Un elenco di uffici dei dipendenti, sale per conferenza, locali per formazione, cucine, laboratori, aree reception e così via, insieme alle aree di servizio e a quelle di collegamento verticale, che consente una facile localizzazione del personale, rappresenta una raccolta di informazioni molto valida per i responsabile degli spazi, delle telecomunicazioni, della manutenzione, delle risorse umane e per la pianificazione del personale. Inoltre, conoscendo le aree comuni e quelle non utilizzate (aree residue), si garantisce l'efficienza degli spazi.

Grazie all'applicazione Inventario ed efficienza spazio, i responsabili delle strutture possono elaborare informazioni sulle strutture di base nell'ambiente Web e fare quindi in modo che gli specialisti CAD utilizzino l'ambiente ARCHIBUS CAD per elaborare disegni delle mappe dei piani e delineare le aree lorde di ogni piano, i collegamenti verticali, le aree di servizio e quelle dei reparti con diversi livelli di dettaglio. Con queste informazioni, elaborate nei disegni delle mappe dei piani e scritte nel database, gli utenti Web possono quindi aggiornare i dati non polilineari come necessario, e aggiungere ulteriori dettagli. Possono inoltre accedere a una serie di report e analisi, alcuni dei quali includono i disegni delle mappe dei piani, per valutare l'utilizzo dello spazio presso i propri siti.

Una volta sviluppato un inventario di base dei locali, è necessario gestirlo quando i dipendenti si spostano da un reparto all'altro, nuovi dipendenti vengono assunti e l'azienda si espande occupando altro spazio. I responsabili dello spazio possono sfruttare le funzioni di Ri-allocazione degli spazi di lavoro per documentare il modo in cui l'utilizzo dello spazio cambia nel tempo e per richiedere spazio.

Inoltre, se il sito ha implementato l'applicazione mobile Book Spazi ARCHIBUS o l'applicazione mobile Occupazione spazi ARCHIBUS, il personale delle strutture può accedere ai dati importanti degli edifici e ai disegni delle mappe dei piani mediante i propri dispositivi portatili e smartphone. Si tratta di una funzione particolarmente utile durante le riunioni, quando ci si trova fuori sede e quando si è lontani dalla rete aziendale. Analogamente, il sito può scegliere di eseguire controlli periodici dello spazio in cui i geometri addetti agli spazi sul campo utilizzano gli smartphone per confrontare l'inventario all'utilizzo effettivo degli spazi e per registrare le differenze.

Inventario ed efficienza spazio
Posizione	Dominio pianificazione & gestione spazi Alcuni compiti per la gestione dell'inventario degli spazi sono inoltre disponibili dalla pagina di navigazione Menu rapido ARCHIBUS.
Risultato aziendale	Un resoconto accurato dell'utilizzo di tutto lo spazio. Trasparenza dei reparti per il possesso e l'utilizzo dello spazio. Un inventario dello spazio che segue uno standard aziendale comune. Una cronologia dell'utilizzo dello spazio. Un minore consumo di spazio.
Utilizzato da	Proprietari processi aziendali Responsabili Service Desk Specialisti CAD Responsabili spazio Pianificatori spazi Responsabili reparto
Motivi per l'automazione	Generare e gestire informazioni accurate sugli spazi in formato alfanumerico e CAD da archiviare in un repository centrale al quale possono accedere i soggetti interessati mediante una rete aziendale o Intranet. Generare valori accettati nel settore per il rapporto spazio utilizzabile/affittabile e spazio affittabile/utilizzabile definito da IFMA. Analizzare le prestazioni e l'efficienza degli edifici. Identificare le più importanti opportunità di risparmio sui costi e recuperare lo spazio inutilizzato. Fornire agli utenti l'accesso ai moduli di richiesta self-service per l'invio di richieste e rilasci di spazio di reparto, spostamenti individuali e spostamenti di gruppo. Garantire che lo spazio venga allocato in base a un criterio prefissato e alla strategia aziendale, che viene applicata da un flusso di lavoro basato sul Web. Controllare e gestire le richieste di allocazione dello spazio. Tenere traccia dell'utilizzo dello spazio nel tempo. Pianificare in funzione delle future esigenze dell'organizzazione e supportare richieste di spazio in costante cambiamento.
Applicazioni preliminari	Nessuna
Risultati/Report	Report collegamenti verticali Report area servizi Piani CAD aree di servizio e collegamenti verticali collegati al database ARCHIBUS Report analisi efficienza fabbricato (contiene i dati su aree affittabili, aree utilizzabili, rapporto utilizzabile/affittabile, rapporto affittabile/utilizzabile) Elenchi dei locali Piani locali e gruppi CAD collegati al database ARCHIBUS Piani locali e gruppi evidenziati per reparto e standard Report su locali per categoria, tipo, standard e reparto Piano stack reparti Report e grafici analisi reparti Report area residua Report allocazione, tendenze e benchmark Report analisi spazio e occupazione Indicatori di prestazione per sito Portale spazio Console pianificatore spazi Console responsabile spazio
Applicazioni che utilizzano i risultati di questa applicazione	Riaddebito spazio Inventario e occupazione personale Applicazione mobile Book Spazi Applicazione mobile Occupazione spazi Un inventario spazio accurato, sviluppato in particolare al livello di locale, è il fondamento di un sistema di gestione della struttura automatizzato ed è un prerequisito di molte applicazioni ARCHIBUS. Ad esempio, le applicazioni Lavoro su richiesta, Prenotazioni, Service Desk e Valutazione condizioni richiedono tutte un preciso inventario dei locali.

In genere, gli utenti tipici che utilizzano un inventario spazio sono i seguenti:

Utente	Compiti
Proprietario processi aziendali	Definire dati di background sulla struttura (i dati sulle posizioni e sull'organizzazione). Definire i parametri di applicazione che determinano come lo spazio viene assegnato quando i dipendenti si spostano nella struttura.
Responsabile Service Desk	Configurare i processi (noti anche come contratti sui livelli di servizio) che gestiscono il flusso di lavoro per le richieste correlate allo spazio e le regole che determinano in quale modo lo spazio di lavoro viene allocato quando i dipendenti occupano e lasciano i locali
Specialista CAD	Elaborare i disegni delle mappe dei piani con le aree lorde, le aree dei collegamenti verticali, i servizi, i gruppi, i piani aperti, i locali e/o le workstation. Si tratta della prima fase per iniziare a utilizzare un inventario spazio.
Responsabile spazio	Gestire un inventario spazio sviluppato da uno specialista CAD. Gestire ed evadere le richieste di spazio degli utenti di tutta l'organizzazione. Tenere traccia e modificare tutto l'archivio ri-allocazioni degli spazi di lavoro in sospeso. Tenere traccia delle modifiche nell'assegnazione dello spazio nel tempo.
Pianificatore spazi	Pianificare in funzione delle future esigenze di spazio e supportare richieste di spazio in costante cambiamento. Utilizzare i report di analisi e tendenze per supportare le decisioni fondamentali in fatto di spazio e portafoglio, come l'identificazione di opportunità di consolidamento, riorganizzazione e riconfigurazione. Implementare strategie alternative per i luoghi di lavoro, ad esempio hotel, locali condivisi e telelavoro.
Responsabile centro di costo	Conoscere gli spazi assegnati a propri reparti e sapere come cambiano nel tempo. Utilizzare moduli di richiesta self-service per richiedere spostamenti singoli e di gruppo. Utilizzare moduli di richiesta self-service per richiedere e liberare spazio.