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Applicazione mobile Book Spazi

Quando si trovano sul campo, in una riunione fuori sede o in altre situazioni in cui non è possibile connettere il laptop al database ARCHIBUS, i responsabili delle strutture, di reparto, di spostamento e altri soggetti coinvolti nell'uso degli spazi di un edificio potrebbero aver necessità di accedere a planimetrie e dati sull'edificio. Ad esempio, un responsabile delle strutture che discute di nuove apparecchiature HVAC con un fornitore potrebbe aver bisogno di conoscere l'area in metri quadrati del locale del boiler, un responsabile spostamenti in una riunione fuori sede potrebbe aver bisogno di conoscere la posizione dei locali liberi, un responsabile di reparto in viaggio potrebbe aver bisogno di verificare gli occupanti di locali assegnati al suo reparto.

Per consentire a tali utenti di accedere alle informazioni della struttura quando non possono connettersi ai dati ARCHIBUS con un laptop, ARCHIBUS offre l'applicazione mobile Book Spazi, che fornisce un accesso rapido e facilitato ai dati chiave e ai disegni degli edifici da un tablet o iPad. Inoltre, l'applicazione presenta dei compiti per l'esecuzione di rilievi di spazi non cartacei mediante i dispositivi portatili.

Nota: poiché gli utenti mobili lavorano con disegni delle planimetrie che occupano uno spazio rilevante sullo schermo, l'applicazione Book Spazi è progettata per essere utilizzata su un tablet e non uno smartphone.

Nota: l'applicazione mobile Book Spazi viene utilizzata con l'applicazione Inventario ed efficienza spazio di Web Central. Il sito deve disporre di una licenza per questa applicazione Web Central affinché gli utenti mobili possano accedere agli inventari spazio elaborati in Web Central e aggiornarli mediante l'applicazione mobile Book Spazi.

Gli utenti che scelgono l'applicazione Book Spazi ne apprezzeranno l'intuitività dell'interfaccia e dei messaggi di guida all'uso. Questo argomento offre una descrizione di Book Spazi ed è articolato nelle seguenti sezioni:

• Tipici scenari di utilizzo
• Amministratore: prepara l'inventario degli spazi per il download
• Amministratore: abilita il personale per l'uso dell'applicazione Book Spazi
• Utente di dispositivi portatili: scarica l'inventario spazio nel dispositivo portatile

Per informazioni sulle funzioni di rilievo dell'applicazione, vedere Esecuzione dei rilievi spazio.

Tipici scenari di utilizzo per l'applicazione mobile Book Spazi

Di seguito sono riportati alcuni utilizzi tipici dell'applicazione mobile Book Spazi:

• Accesso alle informazioni di base -- Mentre si trova in riunione o sul campo, il personale potrebbe aver necessità di controllare i dettagli per un sito, un edificio, un piano o un locale. Poter disporre immediatamente dei dati sugli spazi su un dispositivo portatile consente agli utenti di accedere a tali informazioni senza consultare un laptop connesso alla rete.   È sufficiente selezionare il pulsante Dettagli per qualsiasi voce e accedere ai dati chiave. Per trovare tali informazioni, gli utenti mobili possono eseguire la ricerca per siti, edifici e locali. Possono inoltre eseguire il drill-down per informazioni più dettagliate, ad esempio selezionando un edificio ed approfondendo di livello ai relativi piani e locali. Il pulsante Home riporta indietro all'elenco dei siti.
•  Accesso ai disegni delle planimetrie su un tablet -- Inoltre, il personale potrebbe aver necessità di accedere alle planimetrie in modo da poter verificare la posizione di un locale, l'assegnazione di un locale a un reparto, le vie di evacuazione sul piano e così via. A seconda del ruolo nell'azienda e delle informazioni di cui tiene traccia il sito, il personale potrebbe avere accesso ai seguenti tipi di piani:

  • Assegnazione

  • Categoria

  • Tipo

  • Occupazione

  • Posto vacante

  • Locazione

  • Emergenza

  • Rilievo

  • Materiali potenzialmente pericolosi

    Per vedere questo tipo di informazioni sul disegno, l'utente scegli il tipo di piano appropriato dall'elenco a discesa Tipo di piano.
    
    Ad esempio, nella figura sopra riportata della planimetria, l'utente mobile ha selezionato il tipo di piano Posti vacanti affinché il disegno evidenzi i locali in base allo stato di tali posti. Si noti che prima di scegliere un tipo di piano, il disegno visualizza il primo tipo di piano dell'elenco. Una volta selezionato un tipo di piano, questo resta attivo mentre si caricano diversi disegni delle planimetrie. Tale funzione risulta utile per il confronto di dati su diversi piani.
    

• Aggiornamento dei dati sui locali ad hoc -- Il personale FM sul campo potrebbe confrontare il locale effettivo alla relativa descrizione nel dispositivo portatile e notare che le informazioni corrispondenti a Categoria locale, Tipo, Standard, Divisione o Reparto sono errate. È possibile apportare modifiche ai dati degli attributi dei locali seguendo lo stesso metodo adottato dagli ispettori sul campo che eseguono un rilievo, ovvero iniziando un rilievo ad-hoc in loco. Se si dispone dell'autorizzazione, è possibile chiudere il rilievo ad-hoc e aggiornare immediatamente l'inventario, direttamente dal campo.

• Esecuzione dei rilievi spazio -- Molti siti eseguono periodicamente dei rilievi della propria struttura per verificare che l'inventario locali elettronico corrisponda alla situazione effettiva. Ad esempio, il personale potrebbe aver unito di propria iniziativa delle postazioni ufficio per creare uno spazio più ampio, convertito una sala conferenze in un ufficio, utilizzato un ufficio come ripostiglio. In questi casi, l'inventario elettronico non corrisponde più alle condizioni effettive della struttura. Per valutare la situazione reale, gli ispettori sul campo visitano ogni locale e prendono nota delle discrepanze con l'inventario elettronico. Successivamente caricano tali informazioni in una tabella di rilievi sul server ARCHIBUS affinché il responsabile delle strutture possa visualizzarle e analizzarle. Dopo la revisione, il responsabile delle strutture può aggiornare l'inventario elettronico ufficiale con le modifiche necessarie. Per ulteriori informazioni, vedere Esecuzione dei rilievi spazio mediante l'applicazione mobile Book Spazi.

• Invio tramite e-mail di una planimetria -- Un membro del personale FM potrebbe aver necessità di inviare a se stesso altre note su una planimetria o inviare per e-mail una condizione a un collega. Ad esempio, sul campo potrebbe notare che due locali sono stati uniti e desidera inviare un'e-mail a un esperto CAD per aggiornare il disegno e rispecchiare tale modifica. Oppure, potrebbe essere necessario inviare un'e-mail al responsabile della manutenzione riguardo una piastrella macchiata del soffitto che indica la perdita di un tubo. Grazie all'applicazione Book Spazi, è possibile inviare un'immagine della planimetria in un messaggio e-mail affinché il destinatario possa visualizzare i locali a cui si fa riferimento. Ad esempio, si supponga di usare un iPad e di disporre di una planimetria ARCHIBUS che si desidera visualizzare sullo schermo. Premere il pulsante Menu e quello di accensione per acquisire la foto sullo schermo, spostarsi su Camera Roll nell'applicazione Photo, selezionare la foto e inviarla come e-mail.

Nota: inventario spazio basato sulle ri-allocazioni degli spazi di lavoro.  L'applicazione Book Spazi funziona con entrambi i tipi di inventario spazio, ovvero basati o meno sulle ri-allocazioni degli spazi di lavoro. Se si utilizza Book Spazi con un inventario spazio basato sulle ri-allocazioni degli spazi di lavoro, i dati visualizzati sul dispositivo portatile sono quelli a partire dalla data corrente (mentre i dati basati sulle ri-allocazioni degli spazi di lavoro dal lato server comprendono anche i dati per date passate e future). Se si utilizza l'inventario spazio basato sulle ri-allocazioni degli spazi di lavoro e se il proprio team impiega l'applicazione Book Spazi per apportare correzioni dal campo, può essere utile eseguire il report Inventario ed efficienza spazio/Responsabile spazio/Eccezioni ri-allocazione degli spazi di lavoro. Questo report mostra eventuali operazioni future programmate, quali spostamenti o ri-allocazioni degli spazi, che occorre esaminare alla luce di tali informazioni aggiornate dal campo. È inoltre possibile utilizzare l'applicazione mobile Occupazione spazi, progettata per l'uso con gli inventari basati sulle ri-allocazioni degli spazi di lavoro.

Responsabile delle strutture: prepara l'inventario spazio per il download

Al fine di offrire al proprietario del dispositivo un set di dati completo, il responsabile delle strutture o l'amministratore di ARCHIBUS deve preparare i dati sullo spazio da scaricare.

1. Mediante l'applicazione Inventario ed efficienza spazio ARCHIBUS e i programmi ARCHIBUS Web Central e Smart Client Extension per AutoCAD, è possibile elaborare un inventario locali completo (non basato sulle ri-allocazioni degli spazi di lavoro) che comprende i disegni delle planimetrie con i locali definiti.
2. Se si desidera utilizzare la funzione mappa del campus di Book Spazi, verificare di elaborare un piano del sito con il comando Pianificazione e gestione spazio/Inventario ed efficienza spazio/Efficienza edificio/Imposta edifici nello strumento CAD.
3. Utilizzare Web Central o Smart Client per completare il campo Sito Foto nella tabella Siti e il campo Fotografia edificio nella tabella Edifici. Tali campi consentono di archiviare i bitmap che compaiono accanto al sito e agli elenchi di edifici se visualizzati sul dispositivo portatile.
4. Decidere quali tipi di piani rendere disponibili nell'elenco Tipi di piani eseguendo il compito Amministrazione sistema/Amministrazione sistema ARCHIBUS/Gestione app mobili/Seleziona tipi di piani di Web Central.
5. Utilizzare Smart Client per AutoCAD o DWG Editor per pubblicare grafici aziendali per le planimetrie e per archiviarli sul server di Web Central. Accertarsi di abilitare la regola di pubblicazione di tipo SVG che visualizza i layer contenenti tutti i tipi di cespite per i tipi di planimetrie (locali, suite, materiali potenzialmente pericolosi, architettonico, vie di evacuazione e così via) da rendere disponibile sul dispositivo portatile.

• Per abilitare, disabilitare o modificare le regole di pubblicazione per i piani mobili, utilizzare il compito Amministrazione sistema/Amministrazione sistema ARCHIBUS/Gestione app mobili/Modifica regole pubblicazione disegni SVG di Web Central.
• Per informazioni sui compiti ARCHIBUS  che presentano tali piani e da quali compiti pubblicare i grafici aziendali, vedere il compito Amministrazione sistema/Amministrazione sistema ARCHIBUS/Gestione app mobili/Seleziona tipi di piani.

Nota: quando utilizza l'applicazione mobile Book Spazi, l'utente ha la possibilità di scaricare i disegni delle planimetrie. Il sistema informa l'utente di quante planimetrie verranno scaricate. Il numero è calcolato utilizzando il numero di piani moltiplicato per quello dei tipi di piani attivi.

Responsabile delle strutture: abilitare il personale per l'uso dell'applicazione mobile Book Spazi

Per abilitare l'applicazione mobile Book Spazi per gli utenti, la struttura deve effettuare le seguenti operazioni per ciascun utente:

• Abilitare l'utente per l'uso dell'applicazione mobile eseguendo il compito Amministrazione sistema/Amministratori ARCHIBUS - Utenti e sicurezza/Modifica utenti e impostando il campo Abilitato per app mobile? su "Sì."
• Verificare che gli utenti mobili siano presenti nelle tabelle Utenti e Dipendenti di ARCHIBUS e che entrambe le tabelle registrino lo stesso indirizzo e-mail per tale utente.

• È necessario assegnare i gruppi di protezione ai ruoli adeguati mediante il compito Amministrazione sistema/Amministratori ARCHIBUS - Utenti e sicurezza/Assegna gruppi sicurezza a ruoli e quindi assegnando gli utenti corretti a tali ruoli. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione delle applicazioni mobili ARCHIBUS - Amministratore ARCHIBUS. Sono disponibili i seguenti gruppi protezione:
  • SPAC-MOB -- Può accedere all'applicazione mobile Book Spazi ma questi utenti non vedono le sue funzioni di rilievo.
  • SPAC-SURVEY -- Può accedere all'applicazione mobile Book Spazi e gli utenti utilizzano le sue funzioni di rilievo. Questi utenti eseguono l'azione Rilievo completo che pubblica i risultati del rilievo per la revisione a cura di un responsabile. Il responsabile aggiorna quindi l'inventario con i risultati dei rilievi.
  • SPAC-SURVEY-POST -- Può accedere all'applicazione mobile Book Spazi e gli utenti utilizzano le sue funzioni di rilievo. Questi utenti sono autorizzati ad aggiornare automaticamente le tabelle di inventario con i risultati dei rilievi eseguendo l'azione Chiudi rilievo. Hanno inoltre accesso all'azione Rilievo completo (descritta sopra), se desiderano che i dati siano rivisti prima da un responsabile.

Utente di dispositivi: scarica l'inventario spazio nel dispositivo portatile

Per iniziare a usare l'applicazione Book Spazi, il proprietario del dispositivo deve scaricare i dati dell'inventario e le planimetrie sul dispositivo portatile tramite le seguenti operazioni dall'applicazione:

• Scarica dati. Questa azione consente di scaricare l'elenco di siti, edifici e piani dal server. Consente inoltre di scaricare i bitmap Sito Foto e Fotografia edificio che l'applicazione include negli elenchi.
• Scarica planimetrie. Questa azione consente di scaricare le planimetrie in formato bitmap ed SVG. I piani comprendono le rispettive evidenziazioni tematiche ed etichette affinché siano disponibili in modalità non in linea.

Sul server, i disegni delle planimetrie nonché le informazioni per siti, edifici e piani possono cambiare nel corso del tempo man mano che i responsabili delle strutture, i responsabili degli spazi e coloro che lavorano con ARCHIBUS in rete aggiornano i dati della struttura. Dopo aver inizialmente scaricato i dati, i proprietari dei dispositivi devono periodicamente eseguire le azioni sopra indicate per aggiornare gli elenchi e i disegni sul dispositivo per disporre delle versioni più recenti dal server. Analogamente, gli utenti CAD devono periodicamente pubblicare i disegni come grafici aziendali affinché siano disponibili per il download.