L'aggiunta di dipendenti a un'inventario spazio consente di produrre piani di occupazione, conteggi dell'organico e inventari dei dipendenti in base al sito e al fabbricato. Le informazioni sono essenziali per individuare uffici vacanti che potrebbero essere utilizzati per lavoratori a contratto o nuovi dipendenti e per comprendere anche visivamente la collocazione di dipendenti e reparti nel piano.
Un inventario del personale accurato consente inoltre ai responsabili degli spazi di ottimizzare la propria efficienza e di pianificare la crescita o la riduzione futura, rispondendo a domande come le seguenti: Gli uffici sono utilizzati in funzione della loro massima capacità? Quanti sono gli uffici liberi? Dovremmo considerare il consolidamento di questi spazi? Qual è l'area media per occupazione? È in linea con gli standard aziendali? Il dipendente ha una posizione temporanea?
I responsabili di reparto e dello spazio hanno accesso ai report che mostrano le modifiche dell'occupazione dei dipendenti, come i cambiamenti di locali e le percentuali di posti vacanti nel tempo.
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Inventario e occupazione personale |
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Posizione |
Dominio pianificazione & gestione spazi Applicazione Inventario e occupazione personale Alcuni compiti per la gestione di personale e occupazione sono inoltre disponibili dalla pagina di navigazione Menu rapido ARCHIBUS. |
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Risultato aziendale |
Spazio utilizzato dai reparti in base all'occupazione dei dipendenti. Spazio occupabile e spazio libero disponibile. Tendenze nel tempo nell'occupazione e nei posti vacanti. Visualizzazione dello spazio sovrautilizzato e sottoutilizzato |
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Utilizzato da |
Responsabili centri di costo Responsabili spazio Responsabili strutture Responsabili Service Desk Utenti occasionali (clienti) che richiedono singoli spostamenti. |
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Motivi per l'automazione |
Fornire un repository centrale con i dati dei dipendenti al quale possono accedere i soggetti interessati mediante una rete aziendale o Intranet per una pianificazione ad alto livello. Connettere i dati sulle risorse umane a quelli della gestione finanziaria. Fornire metodi riconosciuti dal settore per l'utilizzo dello spazio dei dipendenti, incluso il report Area media per occupante. Tenere traccia della posizione principale e temporanea di un dipendente. Coordinare automaticamente gli spostamenti, i locali e la programmazione del calendario. Tenere traccia dei cambiamenti di locale dei dipendenti e delle percentuali di posti vacanti nel tempo. |
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Applicazioni preliminari |
Un inventario locali sviluppato con l'applicazione Inventario ed efficienza spazio |
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Risultati/Report
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Elenchi dipendenti Dipendenti per divisione, reparto e standard Report posizione dipendenti Report area media per dipendente Report analisi reparti dipendenti Report disponibilità locali e locali vacanti Piani di occupazione Evidenzia locali liberi occupabili Indicatori posizione Console di pianificazione dello spazio Report allocazione, tendenze e benchmark |
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Applicazioni che utilizzano i risultati di questa applicazione |
Gestione spostamenti aziendali Numerose altre applicazioni ARCHIBUS utilizzano gli elenchi dei dipendenti e i piani di occupazione, inclusi Service Desk, Lavoro su richiesta e Prenotazioni. |
In genere, gli utenti tipici che utilizzano un inventario personale sono i seguenti:
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Utente |
Compiti |
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Responsabile spazio |
Individuare gli uffici liberi per le future esigenze di spazio. |
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Responsabile reparto |
Individuare gli uffici dei dipendenti nei disegni dei piani. Gestire i dati dei dipendenti. Valutare come le posizioni dei dipendenti variano nel tempo. |
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Responsabile strutture |
Immettere i dati di base dei dipendenti o importare i dati da un database delle risorse umane. |
| Responsabile Service Desk | Configurare i processi (noti anche come contratti sui livelli di servizio) che gestiscono il flusso di lavoro per le richieste correlate allo spazio. |
| Utente generico (client) | Usare i compiti self-service per richiedere uno spostamento. |