Conseguimento di risultati con ARCHIBUS

Gestione spostamenti aziendali

Come posso gestire ed eseguire gli spostamenti migliorando l'efficienza e riducendo i costi? Come posso ridurre i rischi associati agli spostamenti? Come posso migliorare e velocizzare la gestione degli eventi imprevisti? Come posso ridurre i tassi di spostamento?

Un'efficiente gestione degli spostamenti può esercitare un notevole impatto sulla strategia aziendale e i profitti dell'organizzazione. Una corretta e rapida esecuzione degli spostamenti è fondamentale per evitare ritardi, tempi di inattività e inefficienze. L'applicazione ARCHIBUS Gestione traslochi e spostamenti fornisce un processo collaborativo automatico che consente di gestire ed eseguire facilmente l'intero progetto di spostamento, riducendo i tempi di inattività correlati agli spostamenti per l'organizzazione.

L'applicazione Gestione traslochi e spostamenti è finalizzata principalmente agli "spostamenti con scatole", in cui il contenuto di un ufficio viene imballato e spostato in un altro ufficio. L'applicazione consente ai responsabili di questa operazione di:

pianificare spostamenti con uso di scatole su larga scala utilizzando più fasi e prove;
eseguire spostamenti che coinvolgono persone e locali non ancora in inventario;
gestire l'intero processo di spostamento a livello sia macro sia micro;
organizzare grandi quantità di dati, le comunicazioni e il coordinamento tra le diverse parti coinvolte in uno spostamento.

Posizione

Dominio gestione spostamenti

Applicazione Gestione spostamenti aziendali

Risultato aziendale

Gestione più efficace dei progetti di spostamento e di esecuzione dello spostamento grazie al miglioramento delle comunicazioni e del coordinamento tra il personale generale, l'ambito IT, le strutture, le risorse addette agli spostamenti, il personale addetto alle telecomunicazioni e altro personale coinvolto.

Riduzione dei rischi.

Interruzione ridotta delle attività aziendali nel complesso.

Maggiore soddisfazione totale dei dipendenti grazie a un processo di spostamento più semplice.

Riduzione dei costi relativi agli spostamenti.

Utilizzato da

Richiedenti spostamenti

Responsabili centri di costo

Addetti (spostamenti, manutenzione, tecnici delle telecomunicazioni)

Coordinatori spostamento

Pianificatori scenari di spostamento

Coordinatori dati e fonia

Responsabili di livello superiore

Proprietari processi aziendali

Motivi per l'automazione

Archiviare i dati relativi agli spostamenti in un repository centrale e fornire un sistema di gestione degli spostamenti automatico e collaborativo a cui è possibile accedere mediante il Web o una intranet aziendale.

Ridurre la complessità, i rischi, i tempi, l'inattività e i costi associati agli spostamenti con scatole.

Ridurre o eliminare la carta.

Ottenere una programmazione rapida e ridurre il tempo di "recupero" necessario per controllare le contingenze.

Eseguire in modo efficiente gli spostamenti critici.

Generare tassi di spostamento e altre statistiche specifiche.

Applicazioni preliminari

Inventario spazio

Inventario e occupazione personale

Inventario apparecchiature

Inventario jack

Risultati/Report

Moduli di richiesta degli spostamenti basati sul Web

Moduli di modifica di spostamenti basati sul Web

Moduli di approvazione di spostamenti basati sul Web

Moduli di instradamento di spostamenti basati sul Web

Moduli di aggiornamento di spostamenti basati sul Web

Report spostamenti di gruppo

Report spostamenti individuali

Foglio di calcolo spostamento di gruppo

Calendario spostamenti

Scenario di spostamento

Statistiche spostamento per posizione

Grafico statistiche spostamento per posizione

Statistiche spostamento per organizzazione

Grafico statistiche spostamento per organizzazione

Cronologia spostamenti

Applicazioni che utilizzano i risultati di questa applicazione

Inventario e occupazione personale

Inventario apparecchiature

Inventario jack

Applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro

Gli utenti tipici sono i seguenti:

Utente	Compiti
Richiedenti spostamenti	Le procedure variano tra i diversi siti, ma i richiedenti tipici sono i seguenti: responsabili di reparti che richiedono spostamenti per neoassunzioni nei propri reparti e trasferimenti dai propri reparti; personale delle risorse umane che richiede locali per neoassunzioni o trasferimenti (se non gestiti dal responsabile centro di costo); responsabili centri di costo che richiedono spostamenti a seguito di promozioni o riorganizzazione nell'ambito del proprio reparto; personale IT che richiede lo spostamento di apparecchiature obsolete in magazzino; responsabili divisione o unità operativa che gestiscono l'implementazione di riorganizzazioni aziendali su larga scala; responsabili strutture e coordinatori spostamenti che supervisionano lo spostamento in una nuova struttura o la funzione di personale dopo un'acquisizione; Questi utenti avviano lo spostamento immettendo una richiesta nel sistema Gestione move, specificando le posizioni correnti e future ed eventuali note speciali sullo spostamento. Se dispongono dell'accesso all'applicazione mobile Portale servizi spazio di lavoro possono eseguire l'operazione direttamente dal proprio smartphone o dispositivo portatile. Ricevono messaggi e-mail in cui viene indicato se la richiesta di spostamento è stata approvata o negata.
Responsabili centri di costo	Richiedono gli spostamenti. Ricevono notifica dello stato degli spostamenti mano a mano che vengono elaborati nel sistema Gestione move. Fungono da responsabile approvazioni per spostamenti che coinvolgono il proprio personale. Tengono traccia del tasso di spostamento del proprio reparto esaminando il report "Tasso di spostamento per centro di costo".
Pianificatori scenari di spostamento	Sviluppano scenari differenti per l'assegnazione di locali in modo che i soggetti interessati possano esaminare queste alternative. Generano report di questi scenari per visualizzare le assegnazioni di locali proposte e facilitare l'esame. Quando viene selezionato uno scenario, le assegnazioni di locali per lo spostamento vengono aggiornate automaticamente con le assegnazioni utilizzate nello scenario selezionato.
Coordinatori spostamenti	Richiedono spostamenti su larga scala a causa di riorganizzazioni e fusioni aziendali. Immettono i dettagli su uno spostamento richiesto. Stimano il costo dello spostamento. Definiscono in dettaglio l'esecuzione dello spostamento con azioni specifiche a cui gli addetti devono attenersi. Instradano una richiesta di spostamento per l'approvazione o approvarla automaticamente. Emettono spostamenti. Monitorano gli ordini di spostamento in corso di svolgimento. Completano i dettagli relativi agli ordini di spostamento, ad esempio le informazioni su specifiche voci di azioni, ore trascorse occupandosi dello spostamento, data di completamento e note speciali. Analizzano i tassi di spostamento.
Coordinatori dati e fonia	Gestiscono gli aspetti relativi alla rete fonia e di dati di uno spostamento. Verificano che l'accesso alla rete sia stato stabilito.
Addetti	Questo gruppo include risorse addette agli spostamenti, personale della manutenzione e tecnici delle telecomunicazioni. Eseguono compiti specifici richiesti per lo spostamento, ad esempio lo spostamento di apparecchiature e arredi, l'installazione di scaffali, la pulizia di un ufficio e il cablaggio. Consultano il sistema di gestione degli spostamenti per i dettagli sui processi assegnati. Aggiornano il sistema di gestione degli spostamenti con i dettagli sul processo completato.
Proprietario processo aziendale	Immettono nel sistema tutti i dati sulle strutture di background richiesti per gli spostamenti. Assegnano processi al personale in base ai relativi ruoli.
Responsabili di livello superiore	Monitorano le statistiche sugli spostamenti aziendali: costi associati, numero e tassi di spostamento.