Es posible que cuando estén sobre el terreno, en una reunión fuera de la sede o en otras situaciones en las que no dispongan de un ordenador portátil conectado a la base de datos de ARCHIBUS, los gestores de instalaciones/departamentos/traslados y otras personas que participen en las decisiones sobre espacio y ocupación quieran acceder a planos de planta y datos de espacio, así como a información sobre cómo están ocupadas estas zonas por empleados. Por ejemplo, puede darse el caso de que un gestor de departamento quiera comprobar, mientras viaja, los espacios asignados a su departamento, o que un gestor de instalaciones que esté hablando de un equipo de climatización con un proveedor necesite saber los metros cuadrados de la sala de calderas, o que un gestor de traslados en una reunión fuera de la sede necesite saber la ubicación de los espacios vacantes.
Para permitir a estos usuarios acceder a información sobre espacio y ocupación cuando no disponen de un ordenador portátil conectado a los datos de ARCHIBUS , ARCHIBUS ofrece de la aplicación móvil Espacio y ocupación, que cuenta con:
Nota: La aplicación móvil Espacio y ocupación puede funcionar con un inventario de transacción del espacio de trabajo o con un inventario sin transacciones. Si desea más información, consulte Inventario de espacio transaccional frente a no transaccional.
Nota: La aplicación móvil Espacio y ocupación funciona en conjunción con las aplicaciones Inventario y rendimiento de espacios y de Personal y ocupación de Web Central. Su sede deberá tener una licencia para estas aplicaciones de Web Central para que los usuarios móviles puedan acceder a inventarios de espacio y ocupación desarrollado en Web Central y actualizarlos usando la aplicación móvil Espacio y ocupación.
Los usuarios que trabajen con la aplicación Espacio y ocupación descubrirán que se trata de una interfaz intuitiva con mensajes que sirven de guía. Este tema explica la aplicación móvil Espacio y ocupación y presenta las siguientes secciones:
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A continuación, se incluyen algunos usos típicos de la aplicación móvil Espacio y ocupación:
Mientras está en una reunión o sobre el terreno, es posible que el personal quiera comprobar detalles de una sede, edificio, planta o espacio. Disponer al instante de datos sobre espacio en un dispositivo móvil permite a los usuarios consultar esta información sin la necesidad de tener un ordenador portátil conectado a la red. Para cualquier elemento, no tienen más que seleccionar el botón Detalles para acceder a datos clave. Para encontrar esta información, los usuarios móviles pueden buscar sedes, edificios, plantas y espacios. También pueden explorar para dar con información más detallada, p. ej., seleccionando un edificio y haciendo una exploración hasta sus plantas y espacios. Para volver a su lista de sedes, basta con pulsar el botón Inicio.
Además, puede que el personal quiera ver planos de planta para comprobar la ubicación de un espacio, asignación de espacios en un departamento, puntos de salida en la planta, etc. Dependiendo del rol del usuario en la empresa y de la información que necesite su sede, el personal puede acceder a los siguientes tipos de planos:
Para ver estos tipos de información en el dibujo, el usuario escoge el tipo de plano pertinente en la lista desplegable Tipo de plano. 
Por ejemplo, en la imagen anterior del plano de planta, el usuario móvil ha seleccionado el tipo de plano Vacante de modo que el dibujo resalta los espacios con ese estado. Tenga en cuenta que antes de elegir un tipo de plano, el dibujo muestra el primer tipo de la lista. Una vez seleccionado un tipo de plano, está en vigor al cargar distintos dibujos de planos de planta. Esto resulta práctico para comparar datos similares en distintas plantas.
El personal de gestión de instalaciones sobre el terreno puede comparar un espacio real con su descripción en el dispositivo móvil y constatar si la información de la categoría del espacio, el tipo, el estándar, la división o el departamento está mal. Pueden hacer cambios en los datos de atributos del espacio siguiendo el mismo método que emplean los auditores de campo al realizar una inspección física, esto es, inician una inspección física ad hoc allí mismo. Pueden cerrar dicha inspección ad hoc y actualizar el inventario de inmediato, sobre el terreno.
Se puede dar el caso de que un miembro del personal quiera enviarse a sí mismo notas sobre un plano de planta o mandar por correo electrónico una anomalía a un colega. Por ejemplo, sobre el terreno nota que hay dos espacios que se han fusionado y desea enviar un correo electrónico a un especialista en CAD para que refleje dicho cambio en un dibujo actualizado. O quiere mandar un correo al gestor de mantenimiento sobre una placa del techo con una mancha causada por la fuga de una tubería. Con la aplicación Espacio y ocupación, puede adjuntar una imagen del plano de planta en un mensaje electrónico para que el destinatario visualice los espacios a los que se refiere. Por ejemplo, supongamos que está utilizando un iPad y tiene en pantalla el plano de planta de ARCHIBUS que desea remitir. Pulse el botón del menú y el botón de encendido para hacer una foto de la pantalla, vaya al álbum de la cámara en su aplicación Fotos, seleccione la imagen y reenvíela como correo.
Muchas sedes desean inspeccionar periódicamente sus instalaciones para asegurarse de que el inventario electrónico de espacios coincida con el real. Por ejemplo, ¿tienen a personal en sus propios cubículos combinados en un espacio mayor, han convertido una sala de conferencias en un despacho, usado un despacho como zona de almacenamiento? En casos como estos, el inventario electrónico ya no coincidirá con las condiciones reales de la instalación. Para evaluar la situación real, los auditores de campo visitan cada espacio, toman nota de cualquier discrepancia con el inventario electrónico y, luego, actualizan el inventario en consecuencia.
Como parte de la inspección física, pueden utilizar:
Para obtener más información, véase Realizar inspecciones físicas de espacio usando la aplicación móvil Espacio y ocupación.
Para empezar a usar la aplicación Espacio y ocupación, el dueño del dispositivo debe descargarse los datos del inventario y los planos de planta al dispositivo móvil usando las siguientes acciones de la aplicación Espacio y ocupación:
Descargar datos. Esta acción, ejecutada con el icono, descarga del servidor la lista de sedes, edificios y plantas así como otros datos. La acción también descarga mapas de bits de Foto de sede y Foto de edificio que la aplicación presenta en sus listas.En el servidor, los dibujos de planos de planta así como la información de las sedes, edificios y plantas pueden cambiar a lo largo del tiempo a medida que los gestores de instalaciones, gestores de espacios y otras personas que trabajen con ARCHIBUS en la red actualicen los datos de la instalación. Una vez que los dueños de los dispositivos se descargan los datos inicialmente, deberán ejecutar de forma periódica las acciones anteriores para actualizar en el dispositivo las listas y dibujos con las últimas versiones del servidor. De forma similar, los usuarios de CAD deberán publicar periódicamente los dibujos como gráficos empresariales para que estén disponibles y puedan descargarse.
Encontrará más información en Aplicaciones móviles: transferir datos y dibujos de ARCHIBUS.
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