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Inventario de personal y ocupación

Agregar empleados a un inventario de espacio le permite elaborar planes de ocupación, recuentos del número de empleados e inventarios de empleados por sede y edificio. Esta información resulta vital para encontrar oficinas vacantes que pueden utilizar los trabajadores contratados o los nuevos empleados y para comprender de forma visual cómo están situados en la planta los empleados y los departamentos.

Un inventario de personal exacto también ayuda a los gestores de espacio a maximizar la eficiencia del espacio y prever el crecimiento o la reducción futuros mediante la respuesta a preguntas tales como: ¿Se utilizan nuestras oficinas a plena capacidad? ¿Cuántas oficinas vacantes tenemos? ¿Deberíamos pensar en consolidar este espacio? ¿Cuál es el área media por ocupación? ¿Está esto de acuerdo con nuestros estándares? ¿Tiene este empleado una ubicación de área temporal?

Los gestores de espacio y departamento tienen acceso a informes que muestran cambios en la ocupación de los empleados, como tasas de vacantes y cambios en espacios a lo largo del tiempo.

Además, si su sede ha implementado la aplicación móvil Espacio y ocupación de ARCHIBUS, el personal de instalaciones puede acceder a planos y datos clave de ocupación desde sus dispositivos móviles y teléfonos inteligentes, lo cual resulta muy práctico en reuniones, cuando se está fuera o cuando no se puede usar la red corporativa. Asimismo, su sede puede optar por realizar auditorias periódicas mediante inspectores de espacio sobre el terreno que utilicen sus teléfonos inteligentes para comparar la ocupación electrónica con el uso real y registrar las discrepancias.

Inventario de personal y ocupación
Ubicación	Dominio Planificación y gestión de espacios Aplicación Inventario de personal y ocupación Algunas tareas para gestionar el personal y la ocupación también están disponibles en la página de Inicio rápido de ARCHIBUS.
Resultado empresarial	Uso de espacio por departamentos según la ocupación de empleado. Espacio ocupable y espacio vacío disponible. Tendencias basadas en el tiempo en la ocupación y vacantes. Visualización de espacio sobreutilizado e infrautilizado Gestión de los numerosos tipos de modelos de ocupación que existen en un entorno corporativo (asignaciones permanentes de asientos, uso compartido de escritorios y estrategias alternativas para el entorno de trabajo).
Usado por	Gestores de departamento Gestores de espacio Gestores de instalaciones Gestores de centro de soporte Usuarios ocasionales (clientes) que soliciten traslados individuales.
Motivos de la automatización	Proporcionar un repositorio central de datos de empleados a los que puedan acceder las partes implicadas clave en una Intranet corporativa o red para la planificación de nivel superior. Relacionar los datos de Recursos humanos con datos de FM. Proporcionar métodos aceptados por el sector para el uso de espacio de empleados, incluido el Informe Área promedio por ocupante. Hacer un seguimiento de la ubicación de área temporal y principal del empleado. Coordinar automáticamente traslados, espacios y programaciones de tiempo. Hacer un seguimiento de las tasas de vacantes y cambios en espacios de los empleados a lo largo del tiempo. Gestionar escenarios con espacios de trabajo alternativos (espacio de equipo)
Aplicaciones con requisitos previos	Un inventario de espacios elaborado con la aplicación Inventario y rendimiento de espacios
Resultados/Informes	Listas de empleados Empleados por división, departamento y estándar Informes de Ubicación de empleados Informes de Área media de empleados Informes de Análisis de departamento Informes de Espacios vacantes y disponibilidad Planos de ocupación Resaltar espacios ocupables vacantes Métricas de ubicación Consola de planificación del espacio Informes de Asignación, tendencias y puntos de referencia Estadísticas de espacio de equipo y relación de empleados y asientos
Aplicaciones que usan los resultados de esta aplicación	Centro de soporte Gestión de traslados de empresa Aplicación móvil Espacio y ocupación Otras aplicaciones de ARCHIBUS usan listas de empleados y planos de ocupación, incluyendo Centro de soporte, Trabajo en demanda y Reservas.

Los siguientes usuarios suelen trabajar con un inventario de personal.

Usuario	Tareas
Gestor de espacio	Localizar oficinas vacías cuando planifica para futuras necesidades de espacio. Gestionar espacios de equipo dentro de un entorno de trabajo alternativo.
Gestor de departamento	Localizar oficinas de empleados en dibujos de planos de planta. Mantener los datos de los empleados. Evaluar cómo cambian las ubicaciones de los empleados a lo largo del tiempo. Formar equipos para proyectos concretos.
Gestor de instalaciones	Introducir datos de empleados básicos o importarlos desde una base de datos de Recursos Humanos.
Gestor de centro de soporte	Configurar procesos (también conocidos como acuerdos de nivel de servicio o SLA) que gestionan el flujo de trabajo para solicitudes relacionadas con el espacio.
Usuario general (Cliente)	Usar tareas de autoservicio para solicitar un traslado.

Véase también

Generalidades de la aplicación Inventario de personal y ocupación