Mobile App "Objekt- & Geräteerfassung"

Damit Benutzer vor Ort problemlos Objektdaten erfassen können, bietet ARCHIBUS die ARCHIBUS Mobile App "Objekt- & Geräteerfassung". Diese arbeitet mit der Anwendung "ARCHIBUS Asset Portal" zusammen, die unter Web Central und Smart Client ausgeführt wird. Mit dieser Mobile App können Feldbeobachter die Anlage prüfen und die Geräteobjekte und Objekte mit ihren Smartphones und Mobilgeräten so erfassen, wie sie tatsächlich vorhanden sind. Sie können diese Daten anschließend auf den ARCHIBUS-Server hochladen, sodass ein Anlagenmanager die Erfassungsergebnisse mit der elektronischen Bestandsliste vergleichen, Probleme untersuchen und die offizielle elektronische Bestandsliste mit den Prüfungsergebnissen aktualisieren kann.

Hinweis: Wenn sich Ihr Standort entschließt, Auditoren Grundrisszeichnungen bereitzustellen, damit sie die zu besuchenden Bereiche mühelos finden, sollten Sie diese die App "Objekt- & Geräteerfassung" unbedingt auf einem Tablet-PC und nicht auf einem Smartphone ausführen. Der Grund hierfür sind Einschränkungen in der Größe von Smartphone-Displays.

Hinweis: Die Mobile App "Objekt- & Geräteerfassung" arbeitet mit der Web Central-Anwendung "Asset Portal" zusammen. Ihr Standort sollte über eine Lizenz für die Anwendung "Asset Portal" verfügen, sodass mobile Benutzer auf die in Web Central erstellte Gerätebestandsliste zugreifen und diese mit der Mobile App "Objekt- & Geräteerfassung" aktualisieren können.

Benutzer, die mit der Mobile App "Objekt- & Geräteerfassung" arbeiten, werden feststellen, dass sie über eine intuitive Oberfläche sowie über Informationen verfügt, die sie durch ihre Verwendung führen. Für Anlagenmanager und andere Benutzer, die an der Verwaltung von Objekten beteiligt sind, bietet dieses Thema einen Überblick über die Mobile App "Objekt- & Geräteerfassung" sowie über deren Verwendung zum Aktualisieren der elektronischen Bestandsliste. Weitere Informationen finden Sie auch in folgenden Themen:

Weshalb sollten Ihre Geräte und Objekte erfasst werden?

Im alltäglichen Betrieb einer Anlage können sich der Zustand von Objekten und Geräten sowie deren Standort in einer Weise ändern, die dazu führt, dass die elektronische Bestandsliste zunehmend an Aktualität verliert. Ein Faktor, der zu einer veralteten Bestandsliste beiträgt, sind Mitarbeiter, die Objekte und Geräte eigenständig transportieren oder untereinander tauschen, ohne den Facility Manager zu informieren. Beispiele:

Eine Lampe geht kaputt und der Besitzer holt sich eine Lampe von einem freien Schreibtisch, anstatt um eine Reparatur zu bitten.
Ein Abteilungsdrucker wird an einen neuen Standort gebracht, um Platz für einen temporären Mitarbeiter zu schaffen.
Ein Projektor wird wochenlang in einem Konferenzraum gelassen und nicht an seinen eigentlichen Standort zurückgebracht.
Ein Mitarbeiter nutzt seinen Laptop als Hauptsystem und verstaut den PC im Schreibtisch.

Um Diskrepanzen zwischen der elektronischen Bestandsliste und der tatsächlichen Situation zu vermeiden, wird die Anlage an vielen Standorten regelmäßig geprüft, um den Standort von Objekten und Geräten zu erfassen.

Erfassungen können auch hilfreich sein, wenn eine elektronische Bestandsliste mit Geräteobjekten zum ersten Mal angelegt wird. Sie können Ihre bestehenden Objekte erfassen und dann eine offizielle elektronische Bestandsliste aus den Erfassungsergebnissen erstellen.

Außenprüfer, die eine Objekt- und Geräteerfassung durchführen, werden die Schnittstelle zwar als intuitiv empfinden und keine Dokumentation zur Nutzung der Mobile App benötigen, es ist für Anlagenmanager jedoch hilfreich, den gesamten, unten beschriebenen Prozess zu verstehen.

Bestands- und Prüfungstabellen¦

Bei der Arbeit mit der Erfassungsfunktion ist zu beachten, dass die eigentliche Gerätebestandsliste in Bestandstabellen auf dem Server gespeichert ist. Wenn Sie eine Erfassung anlegen, erstellt das System Prüfungsdaten auf Basis der offiziellen Bestandsliste; diese befinden sich auf dem Server. Wenn der mobile Benutzer eine Synchronisierung durchführt, lädt er in Wirklichkeit die Prüfungsdaten auf sein Mobilgerät herunter und nimmt dann seine Änderungen an diesen Daten vor. Wenn der Prüfer die Erfassung beendet, lädt er die Erfassungsdaten vom Gerät in die Prüfungstabellen auf dem Server hoch. Der Anlagenmanager kann die Prüfungstabellen anschließend ansehen und die offiziellen Inventardaten explizit aktualisieren.

Für den Web Central-Benutzer, der die Erfassung verwaltet, sind die Prüfungsdaten mit "Objekt- & Geräteerfassungselemente" gekennzeichnet. Auf dem Mobilgerät sind die Prüfungsdaten mit "Geräteobjekte" gekennzeichnet. Der Tabellenname lautet "eq_audit".

Fehlende Objekte nachverfolgen

Als Prüfungsobjekte aufgeführte Elemente, die der Prüfer vor Ort nicht findet, lassen sich auf zwei Arten nachverfolgen.

Stellen Sie sicher, dass das Feld "Zum Löschen gekennzeichnet?" auf dem Mobilgerät des Prüfers angezeigt wird. Wenn der Prüfer feststellt, dass ein Prüfungsobjekt vor Ort nicht vorhanden ist, kann er das Feld "Zum Löschen gekennzeichnet?" aktivieren. Wenn die Daten hochgeladen sind, weiß der Manager, dass dieses Objekt fehlt. Wenn der Manager die Erfassung schließt, wird dieser Datensatz aus der Bestandstabelle gelöscht.
Manche Standorte verfügen über einen Prozess, in dem alte Gerätedatensätze niemals gelöscht werden, sodass sie eine vollständige Historie zum Finanz-Tracking und zur Instandhaltung unterhalten. In diesem Fall deaktiviert der Manager die Anzeige des Felds "Zum Löschen gekennzeichnet?" auf dem Gerät des Prüfers. Wenn der Prüfer Prüfungsdaten für ein Gerät findet, das vor Ort nicht vorhanden ist, setzt er stattdessen das Feld "Gerätestatus", abhängig von seiner Kenntnis über den Verbleib des Geräts, auf "Fehlend", "Wiederverwertet" oder "Verkauft". In diesem Fall bleibt der Bestandsdatensatz in der Datenbank enthalten, der Manager weiß jedoch, dass das Gerät vor Ort nicht mehr vorhanden ist.