Dokument

Eine Datei, die mit einem Datensatz verknüpft ist, auf den Benutzer über das ARCHIBUS-Dokumentenmanagementsystem zugreifen können. Benutzer können ein Dokument anzeigen. Wenn sie über Bearbeitungsrechte verfügen, können Benutzer auch ein Dokument auswählen, um es zu bearbeiten, zu sperren und zu entsperren und die überarbeitete Version wieder einzufügen.

Zur Eingabe eines Dokuments in das System wird ein Dokumentfeld verwendet. Beispiele:

Ein Datensatz "Standardgeräte" kann ein Dokumentfeld zum Speichern einer gescannten Version des Handbuchs für die Gerätewartung enthalten.
Ein Mietvertragsdatensatz kann ein Dokumentfeld zum Speichern einer Word-Datei mit dem Mietvertrag enthalten.
Die Mitarbeitertabelle kann ein Dokumentfeld mit einem Bild des Mitarbeiters enthalten.
Die Tabelle für Aktivitätsprotokolleinträge im Service Desk enthält ein Dokumentfeld zum Speichern von Redline-Grundrisszeichnungen. Beispielsweise können Sie in einer Grundrisszeichnung eine bestimmte Stelle markieren, für die Maßnahmen ergriffen werden müssen, und diese Zeichnung als Dokument für die Serviceanforderung speichern.

Darüber hinaus können Mobile App-Benutzer die Kamerafunktionen einiger ARCHIBUS Mobile Apps nutzen, um Bereiche zu fotografieren. Wenn der Benutzer das Mobilgerät synchronisiert, speichert das System diese Bilder in den entsprechenden Dokumentfeldern der relevanten Tabelle, wie z. B. im Dokumentfeld der Tabelle "Arbeitsanforderungen".

Der Systemverwalter an Ihrem Standort legt Folgendes fest:

Dateiformate (pdf, doc, xls, txt usw.), die mit Datensätzen verknüpft sind
Unterstützung für das Verfolgen von mehreren Dokumentversionen