Wie kann ich Umzüge besser verwalten und durchführen, um die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken? Wie kann ich die mit Umzügen verbundenen Risiken verringern? Wie kann ich besser und rascher reagieren, wenn etwas nicht wie geplant läuft? Wie kann ich die Umbelegungsrate senken?
Anwendung Ein effektives Umzugsmanagement kann sich spürbar auf die Geschäftsstrategie und das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens auswirken. Umzüge müssen rasch und exakt durchgeführt werden, um Verzögerungen, Ausfallzeiten und Ineffizienz zu vermeiden. Die ARCHIBUS-Anwendung "Umzugsmanagement" stellt einen automatisierten Kollaborationsprozess bereit, der die Verwaltung und Durchführung des gesamten Umzugsprojekts vereinfacht und auf diese Weise die umzugsbedingten Ausfallzeiten in Ihrem Unternehmen verkürzt.
Die Anwendung "Umzugsmanagement" erleichtert vor allem so genannte "Kistenumzüge", bei denen der gesamte Inhalt eines Büros in Kisten verpackt und in ein anderes Büro transportiert wird. Die Anwendung unterstützt die Umzugsmanager bei folgenden Aufgaben:
Typische Benutzer:
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Benutzer |
Aufgaben |
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Umzugsanforderer |
Die Verfahrensweisen sind je nach Standort unterschiedlich, jedoch werden Umzüge meist von folgenden Personen angefordert:
Diese Benutzer leiten den Umzug ein, indem sie eine Anforderung mit dem aktuellen und dem neuen Standort sowie besonderen Informationen zu dem Umzug in das Umzugsmanagement-System eingeben. Wenn sie Zugriff auf die Mobile App "Workplace-Services-Portal" haben, können sie dies direkt über ihr Smartphone oder Mobilegerät vornehmen. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, ob die Umzugsanforderung genehmigt oder abgelehnt wurde. |
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Abteilungsleiter |
Fordern Umzüge an Erhalten Benachrichtigungen über den jeweiligen Status der Umzüge im Umzugsmanagementsystem Fungieren als Genehmigungsmanager für Umzüge, die ihre Mitarbeiter betreffen Überwachen die Umbelegungsrate ihrer Abteilung anhand des Berichts "Umbelegungsrate nach Abteilung" |
| Umzugsszenarioplaner |
Entwickeln verschiedene Szenarien für Raumzuweisungen, sodass die Beteiligten diese Alternativen prüfen können Erstellen Berichte von diesen Szenarien, um die vorgeschlagenen Raumzuweisungen zu visualisieren und das Überprüfen zu vereinfachen Wenn ein Szenario ausgewählt wurde, werden die Raumzuweisungen für den Umzug automatisch mit den im gewählten Szenario verwendeten Zuweisungen aktualisiert. |
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Umzugskoordinatoren |
Fordern umfangreiche Umzüge aufgrund von Umstrukturierungen und Fusionen an Geben Details zu einem angeforderten Umzug ein Schätzen die Kosten des Umzugs ab Durchführung des Umzugs planen und Arbeitsanleitungen für Handwerker erstellen Umzugsanforderungen zur Genehmigung oder automatischen Genehmigung weiterleiten Umzüge ausstellen Umzugsaufträge während der Ausführung überwachen Umzugsauftragsdetails eingeben, z.B. Informationen zu bestimmten Tätigkeiten, die tatsächlich für den Umzug benötigte Stundenzahl, das Abschlussdatum und besondere Hinweise Umbelegungsraten analysieren |
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Daten- und Telefonkoordinatoren |
Die das Telefon- und Datennetzwerk betreffenden Aspekte eines Umzugs verwalten |
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Handwerker |
Zu dieser Gruppe gehören Umzugspersonal, Wartungspersonal und Telekommunikationstechniker Die im Rahmen des Umzugs anfallenden Aufgaben ausführen, z.B. Geräte und Möbel transportieren, Regale aufbauen, Büroräume reinigen und Kabel anschließen Informationen zu den ihnen zugeteilten Aufgaben über das Umzugsmanagement-System abrufen Informationen zu abgeschlossenen Arbeiten in das Umzugsmanagement-System eingeben |
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Geschäftsprozesseigentümer |
Alle für Umzüge benötigten Anlagendaten in das System eingeben Den Mitarbeitern entsprechend ihren Rollen Aufgaben zuweisen |
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Führungskräfte |
Überwachen die Umzugsstatistiken des Unternehmens: Kosten für Umzüge, Anzahl der Umzüge, Umbelegungsrate. |