chemin d’apprentissage
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chemin d’apprentissage |
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Propriétaire de processus d’entreprise ARCHIBUS |
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environnement : |
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présentation de votre rôle |
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Les propriétaires de processus d'entreprise sont responsables du déploiement d'ARCHIBUS en tant qu'application d'entreprise fonctionnelle. Ils analysent les résultats qu'ils souhaitent obtenir sur le plan professionnel et ils utilisent ces connaissances pour sélectionner les applications ARCHIBUS qui conviennent à leur entreprise. Une fois qu'ils ont sélectionné des applications, les propriétaires de processus d'entreprise déterminent la façon d'implémenter chacune de ces applications sur leur site. Ils évaluent les responsabilités et les rôles des employés au sein de l'entreprise puis ils affectent à chacun d'eux les tâches et les rapports de Web Central qui sont nécessaires à l'exécution de leur travail respectif. Pour les activités du personnel centrées sur la CAO ou sur le développement des données à grande échelle, les propriétaires de processus d'entreprise affectent des tâches provenant des environnements de données et de dessin d'ARCHIBUS Smart Client. |
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La solution ARCHIBUS |
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ARCHIBUS propose des outils permettant de gérer un site tout au long de son cycle de vie et couvre tous les aspects d'un site. |
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le quadrant Espace de travail et patrimoine
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| Gestion & planification de l'espace | ||
| Inventaire & rendement |
Particulièrement pratique pour les gestionnaires d'espace et les responsables de départements souhaitant maîtriser davantage l'utilisation de l'espace dont ils ont la charge et la manière dont cet espace affecte leur activité, cette application fournit un accès en libre-service aux rapports d'utilisation d'espace et aux statistiques d'inventaire des surfaces. En suivant précisément l'utilisation de l'espace dans le temps, elle rationalise l'utilisation de l'espace, accroît la responsabilisation de chacun et facilite la planification de l'espace. |
Résumé de l'application |
| Personnel & occupation de l'espace |
Particulièrement pratique pour les responsables de départements cherchant à rentabiliser les espaces, cette application permet de réduire le taux d'inoccupation. Elle offre un accès en libre-service aux inventaires de surfaces, aux listes d'employés et aux formulaires de demande de déménagement, ce qui permet aux responsables d'optimiser l'affectation du personnel en fonction des affinités et des disponibilités. Les responsables de départements et les gestionnaires d'espace peuvent utiliser les outils de workflow et de planification intégrés ainsi que les indicateurs de performance pour affecter les employés en fonction des standards établis, favorisant ainsi l'homogénéité et l'équité en matière d'affectation du personnel, conformément aux stratégies d'entreprise. |
Résumé de l'application |
| Imputation | Les gestionnaires d'espace chargés d'accroître la rentabilité des espaces peuvent utiliser cette application afin de facturer les responsables de départements pour les espaces qu'ils occupent. L'utilisation des espaces se traduisant directement en coûts, les responsables sont davantage susceptibles d'exploiter plus rationnellement les surfaces et de réduire les frais d'occupation. Les analyses réalisées par l'application permettent aux gestionnaires d'espace de prendre des décisions plus avisées quant aux utilisations d'espace. | Résumé de l'application |
| Gestion des déménagements | ||
| Déménagements | Conçue pour simplifier le travail des équipes amenées à coordonner un grand nombre de déménagements par mois, cette application d'entreprise réduit les risques d'erreurs et les temps d'inactivité du personnel, le tout grâce à des workflows et à des outils de collaboration basés sur le Web. | Résumé de l'application |
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le quadrant Infrastructure
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| Services aux occupants | ||
| Centre de services | Pour les responsables de centres de services et les prestataires devant gérer un nombre croissant de demandes d'intervention tout en restant performants et efficaces sur le plan organisationnel, cette application est un outil précieux : elle permet de proposer une assistance en libre-service ininterrompue (24 heures sur 24, sept jours sur sept), et de souligner les obligations de performance des intervenants par le biais de contrats de niveau de service. Les responsables de centres de services peuvent configurer des workflows spécialisés pour réduire leurs frais généraux d'administration et pour responsabiliser les prestataires en appliquant des mesures de résultats. | Résumé de l'application |
| Réservations | Cette application Web est idéale pour les responsables d'opérations ou de services souhaitant fournir à tous les employés un moyen simple de réserver des salles de conférence et des ressources. Elle se déploie à l'échelle de l'entreprise et permet aux employés de gérer tous les aspects de la réservation de salles et de ressources. Depuis la gestion des réservations récurrentes jusqu'à l'établissement de liens avec la suite d'opérations ARCHIBUS pour les services d'assistance, cette application permet aux utilisateurs de se concentrer sur la préparation des réunions proprement dites, et non sur la logistique. | Résumé de l'application |
| Bureaux de passage | Cette application Web est particulièrement pratique pour les responsables d'opérations et les gestionnaires d'espace qui souhaitent réduire les frais afférents à l'espace en appliquant de nouvelles stratégies au lieu de travail. Elle fournit aux employés et aux visiteurs un service de localisation et de réservation d'espace pour les activités à court terme. En transformant des pièces en bureaux temporaires et en surveillant les rapports d'utilisation d'espace, les gestionnaires d'espace peuvent repérer et mettre à disposition des employés ou visiteurs des espaces sous-utilisés afin de réduire les frais d'occupation. Cette application se déploie rapidement et exploite un inventaire de surfaces existantes. | Résumé de l'application |
| Gestion des actifs | ||
| Gestion des actifs | Les gestionnaires de patrimoine savent à quel point la bonne gestion des actifs tels que meubles, équipements et logiciels contribue à la bonne marche de l'entreprise. Cependant, gérer les évolutions des biens et du personnel tout en gardant la maîtrise des coûts peut représenter une difficulté majeure. Cette application permet de suivre en toute transparence la valeur, la localisation et la disposition des actifs. Elle permet aux gestionnaires de patrimoine d'étayer leurs prises de décision, de réorienter les actifs stockés ou sous-utilisés pour réduire les coûts, de dimensionner les bases d'actifs en fonction des conditions d'assurance et des besoins de continuité d'activité afin de réduire les risques, et d'obtenir plus facilement des données d'amortissement précises de manière à répondre aux normes comptables en vigueur. | |
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le quadrant Ingénierie & opérationnel
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| Gestion de maintenance | ||
| Maintenance préventive | Cette application est idéale pour les responsables de bâtiment et de maintenance qui souhaitent identifier plus efficacement les travaux d'entretien récurrents et éviter les réparations coûteuses et les indisponibilités prolongées. Cette solution de planification complète leur permet de définir des procédures de maintenance, d'établir des plannings pour les actifs critiques et d'équilibrer ces plannings en fonction des ressources disponibles. Les responsables de maintenance peuvent en outre prévoir les ressources et budgets nécessaires pour les tâches de maintenance planifiées avec une grande précision. | Résumé de l'application |
| Travaux sur demande | Pour les responsables et superviseurs des bâtiments et de la maintenance qui doivent suivre les nouvelles demandes de maintenance, gérer les prestataires de services, planifier les interventions et les ressources et rendre des comptes sur la base d'indicateurs-clés, cette application constitue une solution complète. Elle leur permet d'organiser les activités pour répondre le mieux possible aux problèmes et d'automatiser les processus de maintenance à l'intention des clients, des approbateurs, des superviseurs et des techniciens. Les superviseurs peuvent planifier visuellement les tâches, tandis que les responsables peuvent consolider les données afin de repérer et de corriger les tendances négatives. | Résumé de l'application |
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Évaluation de l’état du patrimoine |
Les responsables de maintenance doivent rester vigilants : chargés de déceler tout danger susceptible de menacer la vie des personnes ou d'entraver la bonne marche de l'entreprise, ils sont bien placés pour savoir qu'une anomalie, même mineure, peut entraîner une panne, une interruption d'activité ou un accident si elle n'est pas corrigée à temps. Cependant, même le service de maintenance le plus efficace peut trouver éprouvant de suivre et résoudre chaque anomalie sans exception dans l'ensemble d'une infrastructure. L'application Évaluation de l'état du patrimoine réduit les risques en créant un programme d'évaluation complet directement depuis des inventaires d'espaces et d'équipements réactualisés. Elle réduit les coûts du cycle de vie total en corrigeant les anomalies dommageables à un stade précoce. De plus, elle présente clairement, à l'attention des décisionnaires, les coûts totaux et les conséquences possibles au moyen d'un tableau d'évaluation récapitulant l'impact de l'état des installations sur la sécurité des personnes, sur la bonne marche de l'entreprise, sur la productivité et sur l'image. | Résumé de l'application |
| Gestion des risques liés à l'environnement | ||
| Gestion des situations d’urgence | Le personnel d'infrastructure et d'exploitation se prépare soigneusement aux urgences pouvant survenir sur le lieu de travail, telles que tempêtes de neige, inondations, déversement de produits chimiques, fuites de gaz, etc. Cependant, pour mettre en œuvre ces différents plans, il lui faut coordonner les premiers secours, les employés, l'équipe d'évaluation et la direction, et ce même dans des conditions de crise empêchant d'accéder au réseau téléphonique, à l'e-mail ou à l'intranet du site ou de l'entreprise. L'activité Gestion des situations d'urgence fournit cette coordination et procure des informations rapides et des procédures qui peuvent contribuer à sauver des vies, à minimiser les dommages, à traiter plus rapidement les demandes d'indemnisation auprès des compagnies d'assurance et à restaurer rapidement les fonctions vitales de l'entreprise. | Résumé de l'application |
| Gestion de la consommation d'énergie | Les responsables de l'énergie sont souvent soumis à des directives exigeantes en ce qui concerne les émissions de carbone et la consommation d'énergie, qu'il leur faut réduire de manière significative (de 3 à 5 % par an). Leur tâche est d'autant plus difficile que, bien souvent, ils ne disposent pas d'une vision globale de la consommation d'électricité, ne connaissent pas la répartition de cette consommation par secteur d'activité et ne disposent d'aucun moyen pour mesurer objectivement les effets des actions correctives. Cette application établit des corrélations entre les données des factures d'électricité, les informations du bâtiment et une modélisation météo, afin de déceler les erreurs de facturation, d'identifier les bâtiments sources de problèmes et d'éliminer les gaspillages. Les responsables de l'énergie réussissent ainsi à atteindre les objectifs demandés en termes de réduction de la consommation d'énergie et à aligner les dépenses énergétiques sur les priorités de l'entreprise. | Résumé de l'application |
| Évaluation environnementale | Les responsables immobiliers et les gestionnaires de patrimoine sont déterminés à satisfaire les objectifs que leur fixe leur hiérarchie en matière de durabilité et de réduction de l'empreinte carbone. Cependant, compte tenu de la multiplicité des bâtiments qu'ils doivent gérer et des conditions à prendre en compte, le passage de la théorie à la pratique génère des problèmes complexes. Cette application réduit les risques en évaluant tous les aspects d'une infrastructure par rapport aux directives de l'entreprise et aux réglementations en vigueur en matière d'environnement. Elle réduit les coûts en identifiant les possibilités d'économie d'énergie et de réduction des gaspillages. De plus, elle simplifie la prise de décision en affectant des notations aux solutions correctives possibles et en identifiant les utilisations les plus pertinentes par leur priorité et leur impact, ce qui est particulièrement appréciable lorsque les budgets correctifs sont limités. | Résumé de l'application |
| Bâtiment écologique |
Les personnes en charge des questions de durabilité et les gestionnaires de bâtiments « verts » s'efforcent d'accroître les performances et les niveaux de certification des bâtiments écologiques ainsi que de réduire l'empreinte carbone. Cependant, pour évaluer les progrès réalisés et quantifier les résultats, il est nécessaire d'effectuer des calculs complexes et de disposer de données couvrant plusieurs années. Cette application calcule l'impact net des équivalents des gaz à effet de serre, présente l'évolution de l'empreinte carbone dans le temps d'un certain bâtiment ou d'un portefeuille complet, suit les progrès réalisés au moyen de projets de certification de durabilité, et gère les données et documents requis pour une requalification. De plus, elle présente le retour pouvant être escomptés des investissements écologiques et établit des corrélations entre les données environnementales et l'utilisation des infrastructures et les opérations. Elle procure ainsi des données fiables et opportunes permettant de prendre et de défendre des décisions stratégiques en matière de durabilité. |
Résumé de l'application |
| Bâtiment propre | Les gestionnaires immobiliers et les directeurs des installations doivent veiller à ce que leurs bâtiments soient « propres », sans matières dangereuses qui puissent mettre en danger les installations et, plus important encore, compromettre la santé et la sécurité des employés. Lorsque des matières dangereuses sont présentes, les directeurs des installations doivent identifier, documenter et éliminer ces matières, en veillant à minimiser les risques et les temps d'inactivité et à respecter toutes les réglementations gouvernementales applicables. L'application Bâtiment propre fournit une solution complète et souple de bout en bout pour la gestion des matières dangereuses qui peut être utilisée dans n'importe quel scénario faisant intervenir des risques, comme la présence d'amiante, de moisissures et de radon. Elle permet aussi de partager et d'intégrer des données associées à des matières dangereuses avec d'autres systèmes et processus tels que des plans d'étages, des systèmes GIS, EHS, des procédures d'intervention d'urgence, des projets de déménagement et des projets de rénovation. | Résumé de l'application |
| Gestion des déchets |
Les gestionnaires de patrimoine et les personnes en charge des questions de durabilité doivent assurer le traitement efficace et en toute sécurité des déchets dangereux et non dangereux, se conformer aux réglementations relatives à l'établissement de rapports sur la manipulation des déchets et s'efforcer de réduire leur empreinte carbone par la mise en place de pratiques de gestion des déchets adaptées. L'application de gestion des déchets permet de gérer le cycle complet (du stockage au transport et à l'évacuation) de tous types de déchets. Ce faisant, l'application recueille les données nécessaires pour une certification LEED, pour la génération de rapports de conformité et pour l'amélioration du recyclage. |
Résumé de l'application |
| FDS |
Qu'il s'agisse d'une cartouche d'impression, d'un produit de nettoyage ou d'un produit chimique utilisé dans un processus de fabrication de votre entreprise, les matériaux utilisés sur le lieu de travail représentent des dangers potentiels et exigent des techniques de gestion et des procédures d'intervention d'urgence appropriées. Pour qu'une entreprise soit au courant de ces informations, les fabricants les fournissent dans des fiches de données de sécurité (FDS). Aux responsables de la sécurité qui doivent tenir à jour un catalogue des dernières FDS du fabricant et un historique des FDS et partager ces données avec les employés de la société, l’application Fiche de données de sécurité (FDS) offre des outils permettant de stocker les listes de produits chimiques utilisées dans les espaces de travail, de cataloguer leurs FDS et d’associer des FDS à des emplacements spécifiques. Une fois saisies, ces données fournissent des informations utiles sur l'emplacement et la gravité des dangers potentiels, tout en respectant la réglementation de conformité. |
Résumé de l'application |
| Environnement, hygiène et sécurité | Les responsables de la sécurité sont chargés de s'assurer que le personnel est correctement formé à l'utilisation de tous les matériaux, qu'il dispose d'équipements de protection individuelle (EPI) adéquats, et que le site a mis en œuvre un système de suivi médical conforme à la réglementation OSHA ou autres réglementations gouvernementales. L'application Environnement, hygiène et sécurité& d'ARCHIBUS offre un cadre structuré et souple qui leur permet d'effectuer un suivi continu des procédures de sécurité et des problèmes liés à celle-ci. En outre, en cas d'accident lié à la sécurité, l'application permet aux responsables de rechercher et de suivre l'accident en identifiant les causes qui en sont à l'origine, les mesures correctives nécessaires, les informations relatives aux blessures, et toute restriction de travail future imposée à l'employé. Ainsi en mesure de pouvoir gérer le suivi médical des employés, les EPI et la formation, ainsi que le suivi des accidents qui se produisent, les responsables disposent d'un outil puissant qui leur permet de veiller à l'application et au respect des programmes et des procédures de sécurité. | Résumé de l'application |
| Conformité | L'application Gestion de la conformité d'ARCHIBUS est destinée aux gestionnaires immobiliers et aux directeurs des installations qui rencontrent des difficultés pour gérer le risque, les exigences, les coûts, les charges de travail et la complexité associée à la conformité aux réglementations sur leurs propriétés. Elle leur permet de gérer l'ensemble des réglementations et des programmes de conformité, de documenter les exigences et de planifier/affecter des actions associées, de respecter les délais et les dates d'exigibilité, d'assurer le renouvellement dans les temps des permis et des licences, de se préparer en vue d'audits, de gérer et de prévoir les coûts de conformité, et d'organiser les documents importants dans une bibliothèque électronique pour récupération rapide des données et une communication améliorée. | Résumé de l'application |
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le quadrant Immobilier & propriété
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| Gestion de portefeuille immobilier | ||
| Gestion de portefeuille | Les gestionnaires de portefeuilles s'efforcent de stimuler la rentabilité des investissements immobiliers importants réalisés par leur entreprise. Leur détermination est néanmoins mise à rude épreuve, en raison d'une part de la diversité des besoins des différentes activités de l'entreprise, et d'autre part de la complexité des échéanciers des locations et des transactions. Cette application, qui offre une vue consolidée des données immobilières, permet de visualiser l'ensemble du portefeuille et d'en rationaliser sa gestion. Elle fournit différents moyens pour comparer les performances des portefeuilles afin de favoriser une prise de décision rapide et basée sur les faits. Elle procure en outre des analyses essentielles pour déceler les tendances, mieux gérer les dépenses et cibler les anomalies. | Résumé de l'application |
| Administration de la location | Les responsables de locations savent que toute erreur dans le traitement des modalités complexes d'une location peut entraîner des manques à gagner, des erreurs de facturation, des sanctions financières, voire des déménagements de dernière minute en raison de dates de reconduction manquées. Cependant, il peut être décourageant de suivre un grand nombre de locations présentant des modalités différentes, des dates d'exercice d'option variées et des conditions financières compliquées. Cette application automatise l'administration des locations pour réduire les erreurs et les risques, signaler toute anomalie et prévenir l'utilisateur en cas d'action à mener imminente. | Résumé de l'application |
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Administration des coûts |
Les administrateurs de coûts cherchent à donner un avantage concurrentiel à leur entreprise en analysant le plus précisément possible les coûts de l'immobilier. Cependant, s'ils ne disposent pas des outils adéquats et que leur portefeuille présente la moindre complexité, cette tâche représente un véritable défi. Cette application permet de suivre les coûts avec une grande précision, d'une part grâce à l'exploitation des données de location et d'autre part grâce à l'utilisation d'outils d'analyse des coûts de type Assistant. Elle permet de localiser les anomalies et les gaspillages en réalisant des évaluations de performances comparatives de chaque bâtiment, propriété, location et compte. En outre, elle accroît la transparence et facilite la prise de décision grâce à des outils d'analyse qui décèlent les tendances, mettent en évidence les aberrations et permettent de réaliser des prévisions des recettes, dépenses et flux de trésorerie. | Résumé de l'application |
| Imputation et facturation des coûts | Pour les administrateurs de locations devant créer des factures détaillées selon des conditions d'imputation complexes, cette application réduit les erreurs, puisqu'elle offre des fonctions automatiques de calcul des imputations et de suivi des factures et règlements. Pour les administrateurs de coûts devant rendre tous les coûts transparents afin de faciliter la prise de décision, cette application met en corrélation les coûts et les lieux afin d'indiquer dans le détail les frais d'exploitation totaux afférents à chaque secteur d'activité ou centre de coûts. | Résumé de l'application |
| Prévisions de portefeuille | Les gestionnaires d'espace doivent prévoir précisément les besoins en espace et les frais d'occupation futurs de leur entreprise. Si leurs prévisions sont trop élevées, ils entraînent celle-ci dans des dépenses superflues en bâtiments et en locations. Si elles sont trop faibles, les activités de l'entreprise ne peuvent plus fonctionner normalement. Cette application utilise les données d'inventaire, les tendances historiques et des simulations pour fournir un aperçu réaliste des besoins à venir en matière d'espace. Les gestionnaires d'espace peuvent alors modéliser les rotations, la croissance interne, les fusions ou acquisitions possibles et d'autres facteurs pour réduire les incertitudes et déceler les opportunités émergentes dans leur portefeuille. | Résumé de l'application |
| Registre des Propriétés Fédérales des États-Unis | Pour les administrateurs de portefeuille des agences fédérales américaines tenus de se conformer à l'ordonnance exécutive (Executive Order) 13327, cette application enregistre les données relatives aux biens immobiliers dans le référentiel fédéral centralisé en appliquant le format exigé. L'application utilise un workflow pour suivre et approuver les transactions et peut produire des rapports par demandeur ou par identifiant unique d’actif de propriété. | Résumé de l'application |
| Gestion des projets d’investissement | ||
| Budgets d’investissements | Les sociétés immobilières font généralement l'objet de nombreuses demandes internes portant sur la création de projets d'investissement aux motifs de planification générale, d'expansion, de modernisation, de consolidation, de rénovation ou de durabilité. Cette application collaborative permet aux responsables de classer ces projets par ordre de priorité en fonction des objectifs essentiels de la société et de les doter des ressources les plus adéquates pour assurer leur succès. Elle comprend des fonctions permettant d'étudier des possibilités d'affectations budgétaires sur plusieurs années, de comparer des scénarios possibles et des hypothèses de financements issus de diverses sources, et permet à l'équipe d'administration de prendre des décisions en toute confiance dans des environnements financiers complexes. | |
| Gestion de projets |
Les gestionnaires doivent superviser de nombreux projets simultanément. Rénovations, acquisitions de bâtiments, modernisation de système CVC, programmes environnementaux, déménagements de service... toutes ces opérations sont fortement interdépendantes et ne peuvent pas être gérées séparément. Cette application coordonne les programmes, projets, actions et coûts selon une perspective descendante qui assure le respect, par tous les participants, des priorités générales de l'entreprise. Des diagrammes de Gantt et des workflows permettent à tous de visualiser les étapes, tâches et changements d'état. Des évaluations de performances pondérées mettent en évidence les anomalies pouvant menacer le budget ou la mission. |
Résumé de l'application |
| Mise en service de bâtiments | Les propriétaires de bâtiments et les responsables chargés de projets de construction doivent créer un accès à des informations de mise en service pertinentes, même lors de la phase de post-construction, de façon à ce qu'elles puissent être utilisées tout au long du cycle de vie des bâtiments. Ils doivent également disposer d'un processus de révision des conceptions efficace afin d'éliminer les risques de rappels coûteux après la construction. En permettant un transfert transparent du système de gestion de la documentation relative aux constructions, comme les données BIM (modélisation des données du bâtiment), dans votre système de gestion de patrimoine au moment de la collecte des informations de mise en service, l'application Mise en service des bâtiments garantit que tous les systèmes fonctionnent comme prévu tout au long du cycle de vie de votre bâtiment. L'application permet l'automatisation du processus de mise en service et son déploiement rapide en fournissant des modèles permettant de développer des listes de contrôle, plans de projet, états d'avancement et archives documentaires propres à chaque site. De cette façon, elle maximise la valeur de votre processus de mise en service tout en minimisant les efforts nécessaires à sa mise en œuvre. | Résumé de l'application |
| Évaluation de l’état du patrimoine | Les responsables de maintenance doivent rester vigilants : chargés de déceler tout danger susceptible de menacer la vie des personnes ou d'entraver la bonne marche de l'entreprise, ils sont bien placés pour savoir qu'une anomalie, même mineure, peut entraîner une panne, une interruption d'activité ou un accident si elle n'est pas corrigée à temps. Cependant, même le service de maintenance le plus efficace peut trouver éprouvant de suivre et résoudre chaque anomalie sans exception dans l'ensemble d'une infrastructure. L'application Évaluation de l'état du patrimoine réduit les risques en créant un programme d'évaluation complet directement depuis des inventaires d'espaces et d'équipements réactualisés. Elle réduit les coûts du cycle de vie total en corrigeant les anomalies dommageables à un stade précoce. De plus, elle présente clairement, à l'attention des décisionnaires, les coûts totaux et les conséquences possibles au moyen d'un tableau d'évaluation récapitulant l'impact de l'état des installations sur la sécurité des personnes, sur la bonne marche de l'entreprise, sur la productivité et sur l'image. | Résumé de l'application |
