ruta de aprendizaje
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ruta de aprendizaje |
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Propietario del proceso de negocio ARCHIBUS |
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entorno: |
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descripción de su rol |
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Los propietarios del proceso de negocio son los responsables de implementar ARCHIBUS como una aplicación empresarial funcional. Comprenden los resultados que se desean y usan dicho conocimiento para elegir las aplicaciones ARCHIBUS apropiadas para su organización. Una vez escogidas las aplicaciones para su organización, los propietarios del proceso de negocio determinan cómo implementar cada aplicación en su sede. Evalúan las responsabilidades y roles de los empleados en la organización y, a continuación, asignan cada empleado a las tareas e informes de Web Central que corresponda según lo necesiten para sus trabajos específicos. Para aquel personal que se centra en CAD o en desarrollo intensivo de datos, los propietarios del proceso de negocio asignan tareas de los entornos de datos y dibujos de Smart Client de ARCHIBUS. |
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la solución ARCHIBUS |
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ARCHIBUS ofrece herramientas para gestionar una instalación en todo su ciclo vital y cubre todos sus aspectos. |
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El cuadrante Entorno de trabajo e instalaciones |
| Planificación y gestión de espacios | ||
| Inventario y rendimiento |
Para los gestores de espacios y departamentos a los que les gustaría obtener un mayor control del uso de espacio y cómo apoyo sus actividades, esta aplicación ofrece acceso mediante autoservicio a los informes de uso del espacio y a las estadísticas de inventarios de espacios. Esta aplicación, al permitir un seguimiento preciso del uso del espacio a lo largo del tiempo, racionaliza el uso de espacio, mejora la rendición de cuentas y facilita la planificación del espacio. |
Resumen de la aplicación |
| Ocupación y personal |
Esta aplicación reduce las tasas de vacantes para los gestores de espacio y departamentos que buscan usar el espacio de forma más eficiente. Proporciona acceso al inventario del espacio, a listas de personal y a formularios de solicitudes de traslado, lo cual permite a los gestores determinar la disponibilidad y optimizar la colocación de los empleados según la afinidad. Los gestores de espacio y departamentos pueden usar el flujo de trabajo, las herramientas de planificación e indicadores que integra la aplicación para colocar empleados según los estándares, lo que se plasma en una colocación uniforme y equitativa que cumple con las políticas corporativas. |
Resumen de la aplicación |
| Repercusión | Los gestores de espacio encargados de mejorar la eficiencia de espacio pueden utilizar esta aplicación para cargar a los gestores de departamento por su uso del espacio. Cuando los gestores de departamento ven cómo se traduce su uso del espacio en costes, es más probable que mejoren la eficiencia y reduzcan los costes de ocupación. Con los análisis de la aplicación, los gestores de espacio pueden tomar mejores decisiones en iniciativas relacionadas con el espacio. | Resumen de la aplicación |
| Gestión de traslados | ||
| Traslados | Para el personal que coordine un gran volumen de traslados al mes, esta aplicación empresarial reduce el esfuerzo, los errores y el tiempo de inactividad de los empleados por medio de flujos de trabajo y de herramientas de colaboración basados en la web. | Resumen de la aplicación |
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el cuadrante de infraestructuras |
| Servicios de entorno de trabajo | ||
| Centro de soporte | Esta aplicación es útil para gestores de asistencia técnica y proveedores de servicios que necesiten gestionar un número creciente de solicitudes de servicio al tiempo que mantienen el rendimiento del servicio y la eficiencia organizativa, puesto que ofrece autoayuda 24x7 y aplica el rendimiento a sus proveedores de servicios por medio de acuerdos de nivel de servicio. Los gestores de atención técnica pueden configurar los flujos de trabajo para reducir los costes administrativos y hacer responsables a los proveedores de servicios por medio de resultados mensurables. | Resumen de la aplicación |
| Reservas | Esta aplicación basada en la web para gestores de operaciones o servicio que quieren ofrecer a todos los empleados la posibilidad de reservar salas de conferencias y recursos sin problemas, se despliega a nivel de toda la organización y permite a los empleados gestionar todos los detalles de las reservas de espacios y recursos. Desde el manejo de las reservas recurrentes al enlace fluido a la suite de operaciones ARCHIBUS para apoyar las tareas, esta aplicación permite a los usuarios centrarse en la preparación para las reuniones sin preocuparse sobre la logística. | Resumen de la aplicación |
| Hoteling | Esta aplicación basada en la web, para gestores de operaciones o espacio que estén interesados en reducir los costes de espacio por medio de estrategias de lugar de trabajo alternativas, permite a empleados y visitantes encontrar y reservar espacio disponible para asignaciones temporales. Los gestores de espacio pueden identificar y liberar espacio infrautilizado para reducir los costes de ocupación utilizando los informes de espacios de hoteling y el seguimiento de la utilización. Esta aplicación se despliega con rapidez aprovechando un inventario de espacio ya existente. | Resumen de la aplicación |
| Gestión de activos | ||
| Gestión de activos | Todo gestor de instalaciones sabe que la gestión eficaz de activos tales como muebles, equipos y programas informáticos resulta esencial para la misión de su organización. Sin embargo, la gestión del cambio de activos y personal al tiempo que se vigila los costes puede ser abrumadora. Esta aplicación aporta transparencia al valor, ubicación y disposición de los activos. Con ella, los gestores de instalaciones pueden aumentar la responsabilidad de la organización, cambiar el propósito de activos almacenados o infrautilizados para reducir los costes, calcular el tamaño de su base de activos para efectos de seguros y la continuidad de la empresa para reducir el riesgo y proporcionar con más facilidad información exacta sobre depreciación para cumplir con las normas contables. | |
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el cuadrante de operaciones e ingeniería |
| Mantenimiento del edificio | ||
| Mantenimiento preventivo | Esta aplicación ofrece una completa solución de planificación que ofrece a los gestores que buscan realizar el seguimiento del trabajo de mantenimiento con más eficacia, evitar reparaciones costosas y acabar con las pausas prolongadas, la capacidad de definir los procedimientos de mantenimiento, ajustar los programas para todos los activos de crítica importancia y equilibrar esos programas con los recursos disponibles. Con esta aplicación, los gestores de mantenimiento pueden prever con exactitud los requisitos de recursos y costes para todas las tareas de mantenimiento programadas. | Resumen de la aplicación |
| Trabajo en demanda | Esta aplicación ofrece una solución completa para gestores de edificio y mantenimiento, además de supervisores, que necesitan realizar el seguimiento de las solicitudes de mantenimiento entrantes, gestionar los proveedores de servicios, planificar el trabajo y los recursos e informar sobre las métricas clave, pues les permite definir flujos de trabajo específicos para los problemas y automatizar los procesos de mantenimiento para clientes, responsables de aprobación, supervisores y operarios. Los supervisores pueden programar las tareas de forma gráfica y los gestores pueden acumular los datos para señalar y corregir las tendencias negativas. | Resumen de la aplicación |
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Evaluación del estado físico |
Los gestores de mantenimiento siempre están alerta ante amenazas a la seguridad de la vida y la misión de la organización, puesto que saben que, si se dejan sin comprobar, incluso los defectos de poca importancia pueden resultar en fallos del equipo, interrupción de la actividad o accidentes. Pero mantenerse alerta ante todos y cada uno de los defectos que pueden ocurrir en unas instalaciones puede resultar difícil incluso para la organización de mantenimiento más capaz. La aplicación Evaluación del estado físico reduce el riesgo creando un programa completo de evaluación directamente desde los inventarios de espacio y equipo actualizados. Reduce los costes totales del ciclo de vida mediante la corrección temprana de los defectos corrosivos. Y claramente expresa al equipo directivo los costes totales y las posibles consecuencias utilizando una tarjeta de puntuación visual que resume el impacto del estado de las instalaciones sobre la seguridad para la vida, la misión de la empresa, la productividad y la imagen. | Resumen de la aplicación |
| Gestión de riesgo y medioambiental | ||
| Gestión de emergencias | El personal de instalaciones y operaciones se prepara cuidadosamente para emergencias en el lugar de trabajo, como tormentas de nieve, inundaciones, vertidos de productos químicos, fugas de gases y otras amenazas. Sin embargo, para implantar estos planes necesitan herramientas que les permitan coordinar las personas en responder primero a las emergencias, el personal, el equipo de evaluación y la gestión, incluso en condiciones de crisis en las que no pueden acceder a las instalaciones ni al teléfono, correo electrónico o Intranet de la empresa. La aplicación Gestión de emergencias ofrece coordinación además de información rápida y procedimientos que pueden contribuir a salvar vidas, minimizar los daños, acelerar las reclamaciones a seguros y recuperar con rapidez las funciones críticas de la empresa. | Resumen de la aplicación |
| Gestión energética | Los gestores de energía con frecuencia se enfrentan a directivas que exigen la reducción de la producción de carbono y el uso de energía en cantidades importantes, habitualmente entre un 3 y un 5 % al año. Sin embargo, con frecuencia no disponen de una visión completa del consumo actual, de la línea de negocios que apoya los gastos energéticos o cómo medir de forma objetiva los efectos de las acciones para remediarlo. Esta aplicación correlaciona las facturas de energía con la información sobre el edificio y el modelado de las condiciones atmosféricas para señalar errores en la facturación, identificar los edificios problemáticos y eliminar el uso excesivo. Como resultado, los gestores de energía pueden cumplir con los objetivos de reducción de energía y alinear su gasto energético con las prioridades organizativas. | Resumen de la aplicación |
| Evaluación del impacto medioambiental | Los gestores inmobiliarios y de instalaciones están decididos a cumplir con las directivas sobre gestión para hacer cumplir normas elevadas en sostenibilidad y reducción de carbono. Sin embargo, la aplicación de estas normas a la multiplicidad de edificios y estados bajo su mando constituye un problema complejo. Esta aplicación reduce el riesgo mediante la calificación de la instalación completa en todo detalle en comparación con las directivas corporativas y los reglamentos medioambientales del gobierno. Reduce los costes identificando las oportunidades para ahorrar energía y reducir los residuos. Y mejora el gobierno mediante alternativas de remedio con tarjetas de puntuación e identificando el uso de máxima prioridad e impacto para presupuestos de remedio limitados. | Resumen de la aplicación |
| Edificio verde |
Los responsables de sostenibilidad y los gestores de edificios verdes se esfuerzan por aumentar el rendimiento de los edificios ecológicos y los niveles de certificación, así como por reducir la huella de carbono (HC). Sin embargo, evaluar el progreso y cuantificar los resultados requiere unos cálculos complejos y una envergadura de datos que abarcaría muchos años. Esta aplicación calcula el impacto equivalente neto de los gases de efecto invernadero, muestra el cambio en la huella de carbono (HC) a lo largo del tiempo en cada edificio o una cartera completa, realiza un seguimiento del progreso mediante proyectos de certificación de sostenibilidad y gestiona datos y documentos necesarios para la recalificación. También muestra amortizaciones anticipadas de las inversiones en sostenibilidad y correlaciona los datos medioambientales con el uso del inmueble y las operaciones, proporcionando así los datos oportunos y fiables necesarios para realizar y defender decisiones estratégicas de sostenibilidad. |
Resumen de la aplicación |
| Edificio limpio | Los gestores de propiedades y directores de instalaciones debe asegurarse de que sus edificios sean "limpios", que no contengan materiales peligrosos que puedan poner en peligro la instalación o, lo que es más importante, comprometer la salud y seguridad de los empleados. Cuando hay presentes materiales peligrosos, los gestores de instalaciones deben identificarlos, documentarlos y eliminarlos, asegurándose de reducir al mínimo los riesgos y periodos de inactividad y de cumplir todas las normativas gubernamentales pertinentes. La aplicación Edificio limpio ofrece una solución completa, integral y flexible para la gestión de materiales peligrosos que puede emplearse en cualquier escenario que involucre materiales peligrosos, como amianto, moho y radón. Asimismo, puede compartir e integrar datos sobre materiales peligrosos con otros sistemas y procesos como dibujos de planos de planta, procedimientos de respuesta ante emergencias, sistema de información geográfica (GIS), EHS, proyectos de traslado y proyectos de renovación. | Resumen de la aplicación |
| Gestión de residuos |
Los gestores de instalaciones y sostenibilidad necesitan procesar de manera segura y eficaz residuos peligrosos y no peligrosos, seguir normativas al informar sobre la manipulación de residuos, además de tratar de reducir la huella de carbono empleando buenas prácticas a la hora de gestionar los residuos. La aplicación Gestión de residuos permite gestionar el ciclo completo de todos los tipos de residuos (desde el almacenamiento hasta su transporte y eliminación). Al hacerlo, se recopilan los datos necesarios para cumplir con los requisitos de la certificación LEED, informes de cumplimiento normativo y esfuerzos para mejorar el reciclaje. |
Resumen de la aplicación |
| FDS |
Ya sea un cartucho de impresora, un producto de limpieza o una sustancia química que su empresa emplea en su proceso de fabricación, los materiales en el lugar de trabajo suponen peligros potenciales y requieren técnicas de manipulación y procedimientos de respuesta ante emergencias adecuados. Para que las empresas estén informadas de esto, los fabricantes documentan estos detalles en Fichas de datos de seguridad (FDS). Para los gestores de seguridad que deban mantener un catálogo con las fichas de datos de seguridad (FDS) de los fabricantes, tanto recientes como antiguas, y compartir esos datos con los empleados de la empresa, la aplicación FDS de ARCHIBUS ofrece herramientas para almacenar listas de los productos químicos usados en los distintos lugares de trabajo, catalogar las fichas de datos de seguridad y asociarlas a ubicaciones concretas. Una vez introducidos estos datos, pueden resultar de gran utilidad para conocer mejor la ubicación y gravedad de peligros potenciales así como para satisfacer regulaciones de cumplimiento normativo. |
Resumen de la aplicación |
| Seguridad y salud laboral | Para los gestores de seguridad que deban asegurarse de que el personal disponga de equipos de protección individual (EPI) y de la formación apropiada para trabajar con todos los materiales, o de que la sede cuente con un sistema de exámenes médicos que cumpla las regulaciones de la OSHA u otros organismos oficiales, la aplicación Seguridad y salud laboral de ARCHIBUS ofrece un marco de trabajo flexible y estructurado para supervisar de manera continua procedimientos y cuestiones relacionadas con la seguridad. Además, si se produce algún incidente relacionado con la seguridad, los gestores pueden utilizar la aplicación para hacer un seguimiento del incidente identificando la causa raíz, tomar las medidas correctivas necesarias, informarse sobre la lesión y el lugar donde se produjo, así como establecer restricciones laborales futuras para un empleado. Con la capacidad para gestionar exámenes médicos, EPI y formación de los empleados, junto con el seguimiento de incidentes que ocurran, los gestores cuentan con una eficaz herramienta para garantizar y hacer cumplir programas y procedimientos de seguridad. | Resumen de la aplicación |
| Cumplimiento normativo | Para los gestores de propiedades y directores de instalaciones abrumados por la carga de trabajo, costes, requisitos, riesgos y complejidades asociadas al cumplimiento de normativas en sus propiedades, la aplicación Gestión de cumplimiento normativo de ARCHIBUS les permite llevar un seguimiento de todas las normativas y programas pertinentes, documentar requisitos y programar/asignar acciones asociadas, cumplir plazos y fechas de vencimiento, garantizar la renovación de permisos y licencias a su debido tiempo, prepararse para auditorías, hacer un seguimiento y predicción de los costes de cumplimiento así como organizar documentos importantes en una biblioteca electrónica para agilizar la recuperación y mejorar la comunicación. | Resumen de la aplicación |
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el cuadrante Inmuebles y propiedades |
| Gestión de la cartera de inmuebles | ||
| Gestión de cartera | Los gestores de cartera se esfuerzan por asegurar que las grandes inversiones que realiza la organización en la cartera inmobiliaria impulsan la misión de la organización. Sin embargo, la amplia variación de las participaciones, las necesidades especializadas de las diversas líneas de negocios y la multiplicidad de los períodos de arrendamientos y transacciones con frecuencia oscurecen esta alineación. Esta aplicación ofrece una vista consolidada de los datos inmobiliarios para visualizar la cartera y mejorar la administración de los activos. Ofrece múltiples hitos comparativos sobre el rendimiento de la cartera para permitir tomar decisiones rápidas basadas en datos factuales. Y ofrece los análisis esenciales para identificar tendencias, mejorar los gastos y centrarse en las anomalías. | Resumen de la aplicación |
| Administración de arrendamientos | Los gestores de arrendamientos saben que cualquier error en el procesamiento de las complejas condiciones de un arrendamiento pueden resultar en pérdida de oportunidades de opción, errores en facturación, sanciones monetarias e incluso traslados de último minuto debido a atrasos en las fechas de renovación. Sin embargo, el seguimiento de gran número de arrendamientos con condiciones variables de arrendamiento, fechas de ejercicio de opciones diversas e intricadas condiciones financieras puede ser abrumador. Esta aplicación reduce los errores y el riesgo al automatizar la administración de arrendamientos para reducir los errores, identificar las anomalías y ofrecer alertas automatizadas para acciones venideras. | Resumen de la aplicación |
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Administración de costes |
Los administradores de costes tienen como objetivo dar a sus organizaciones una ventaja competitiva por medio de una comprensión superior de los costes inmobiliarios. Sin embargo, hacerlo en una cartera de una cierta complejidad constituye un reto si se carece de las herramientas correctas. Esta aplicación aumenta la exactitud en el seguimiento de los costes mediante el aprovechamiento de los datos de arrendamiento y el uso de herramientas de costes basadas en asistentes. Contribuye a encontrar anomalías y derroches mediante la comparación evaluativa de cada edificio, propiedad, arrendamiento y cuenta. Y mejora la transparencia y el apoyo a la toma de decisiones con herramientas de análisis que identifican tendencias, resaltan valores atípicos y prevén los ingresos, los gastos y el flujo de efectivo. | Resumen de la aplicación |
| Repercusión y facturación de costes | Para administradores de arrendamientos que necesitan generar con exactitud facturas basadas en condiciones de repercusión complejas, esta aplicación reduce los errores mediante la automatización de los cálculos de repercusión, además de la monitorización de facturas y pagos. Para administradores de costes que necesitan ofrecer transparencia de costes para apoyo a las decisiones, esta aplicación correlaciona los costes con las ubicaciones para obtener los costes de operación totales exactos para cada línea de actividad o centro de costes. | Resumen de la aplicación |
| Previsión de cartera | Los planificadores de espacio estratégico necesitan predecir con exactitud las necesidades de espacio futuro y los costes de ocupación. Una previsión demasiado elevada cargará la empresa con edificios y arrendamientos innecesarios, mientras si es demasiado baja dificultará la línea de negocios. Esta aplicación usa datos de inventario, tendencias históricas y escenarios posibles para ofrecer datos en necesidades de espacio futuras. Los planificadores estratégicos pueden modelar rotación, crecimiento orgánico, posibles fusiones o adquisiciones y otros factores para reducir la incertidumbre e identificar oportunidades emergentes en su cartera. | Resumen de la aplicación |
| Registro de la propiedad federal de EE. UU. | Para administradores de cartera en agencias federales estadounidenses que se esfuerzan por cumplir con la Orden ejecutiva 13327, esta aplicación informa de los datos sobre inmuebles al depósito federal centralizado en el formato exigido. La aplicación utiliza un flujo de trabajo para el seguimiento y la aprobación de las operaciones, y puede presentar informes por solicitante o por identificador único de activo en propiedad. | Resumen de la aplicación |
| Gestión de capital de proyecto | ||
| Presupuestación de capital | Las organizaciones inmobiliarias con frecuencia se ven abrumadas por diversas solicitudes de las personas interesadas en toda la organización para nuevos proyectos de capital que deben servir de apoyo para la planificación estratégica, expansión, modernización, consolidación, renovación y sostenibilidad. Esta aplicación colaborativa permite al equipo directivo priorizar los proyectos que mejor se alineen con la misión de la organización y proporcionarles los recursos necesarios para tener éxito. Las opciones que revisan asignaciones de presupuestos plurianuales, consideran escenarios hipotéticos alternativos y presupuestos de diversos fondos de capital y gastos permiten que el equipo de gestión tome decisiones con confianza en escenarios de capital complejos. | |
| Gestión de proyectos |
Los gestores de la cartera inmobiliaria constantemente supervisan una gran cartera de proyectos de forma simultánea. Las renovaciones, adquisiciones de edificios, mejoras de HVAC, programas de sostenibilidad, traslado de departamentos: todos ellos plantean interdependencias complejas que no pueden gestionarse de forma aislada. Esta aplicación coordina programas, proyectos, acciones y costes desde una perspectiva vertical que mantiene a todos los participantes alineados con las prioridades organizativas globales. Las gráficas de Gantt y los flujos de trabajo producen hitos, tareas y cambios de estado visibles para todos. Las tarjetas de puntuación de rendimiento ponderadas resaltan los valores atípicos que constituyen un riesgo para el presupuesto o para la misión. |
Resumen de la aplicación |
| Puesta en servicio del edificio | Los propietarios y gestores de edificios que supervisen proyectos de construcción necesitan dar acceso a información provechosa sobre puestas en servicio, incluso en la fase posterior a la construcción, para poder usarla luego durante todo el ciclo de vida útil de un inmueble. También necesitan un proceso eficaz de revisión de diseños para evitar costosos inconvenientes una vez en postconstrucción. Al facilitar una transferencia sin fisuras de la documentación en su sistema de gestión de inmuebles en el momento de reunir la información sobre la puesta en servicio —como es el caso con un Modelo de información de edificios (BIM)—, la aplicación Puesta en servicio del edificio garantiza que todos los sistemas funcionen como estaba previsto a lo largo de toda la vida útil del edificio. La aplicación automatiza el proceso de puesta en servicio y permite un rápido despliegue gracias a plantillas que facilitan el desarrollo de listas de verificación específicas para cada sede, planes de proyecto, estado de finalización y archivos de documentación. De esta forma, maximiza el valor del proceso de puesta en servicio al tiempo que minimiza el esfuerzo requerido para implementarlo. | Resumen de la aplicación |
| Evaluación del estado físico | Los gestores de mantenimiento siempre están alerta ante amenazas a la seguridad de la vida y la misión de la organización, puesto que saben que, si se dejan sin comprobar, incluso los defectos de poca importancia pueden resultar en fallos del equipo, interrupción de la actividad o accidentes. Pero mantenerse alerta ante todos y cada uno de los defectos que pueden ocurrir en unas instalaciones puede resultar difícil incluso para la organización de mantenimiento más capaz. La aplicación Evaluación del estado físico reduce el riesgo creando un programa completo de evaluación directamente desde los inventarios de espacio y equipo actualizados. Reduce los costes totales del ciclo de vida mediante la corrección temprana de los defectos corrosivos. Y claramente expresa al equipo directivo los costes totales y las posibles consecuencias utilizando una tarjeta de puntuación visual que resume el impacto del estado de las instalaciones sobre la seguridad para la vida, la misión de la empresa, la productividad y la imagen. | Resumen de la aplicación |
